任务切换：先保存好进度，再切换

你需要离开一份草稿，去打开下一项任务。草稿保存了，但备注只写着“以后完成”。等你回来，你得自己琢磨这个“以后”本来是什么意思。

一次有用的任务切换有两个部分：保护你正要离开的工作，以及写明下一项活动的第一个行动。你不需要先完成任务 A，才能开始任务 B。但你确实需要一份清楚的记录，说明任务 A 进行到了哪里。

在你经常要做的某一次切换上，试试一个简短的“保存并切换”的流程。目的不是更快地切换。而是留下一个你不必仅凭记忆就能回来的地方。

第一次开始、计划好的切换和打断，需要不同的帮助

任务开始之前，问题是“我可以先做什么？”工作一旦进行起来，需要保存的东西就更多了：已完成的部分、未完成的检查、未解决的问题，以及正确的文件或文稿。

对于一项还没有动过的任务，请使用第一步行动计划。当你要离开一项进行中的工作时，请使用下面的卡片。对于突如其来的打断，则保留一条更短的返回备注。

下一项活动可以是一顿饭、一次散步或休息。切换并不一定要通向更多的工作，才值得去计划。

使用这个“保存并切换”的流程

1. 给当前的工作一个真实的状态

选一个与实际情况相符的描述：

• 已完成：任务的实际要求都已满足。
• 暂放：你可以以后继续，但工作还没做完。
• 等待中：缺少一个必需的答复、物品或批准。

保存了一个文件，并不意味着它已经完成。“草稿已保存；来源未核对”，比“快完成了”更有用。它避免让没核对过的工作看起来像是可以发送了。

选一个安全的停止点。对于普通的写作，这可能是一段话的结尾。对于文书工作，它可能是你检查的最后一项。对于涉及安全或照护的关键任务，请遵循规定的停止和交接程序，而不是计时器。

2. 保存工作，并写下下一个未完成的行动

把一条简短的返回备注，和工作放在一起。它应当回答：什么是确定已经完成的，接下来是什么？

比较这些备注：

• “预算”→“第 1–8 行已对照收据核对；下一个是第 9 行；总额未获批准。”
• “继续读”→“第 2 节已完成；下一页未读的地方已做标记；关于那个例子的疑问仍然存在。”
• “等待”→“确认预订之前，需要知道房间的容量。”

你不需要一份关于这个时段的报告。一两行字，就可以保存这个界限。如果你否则得去搜索，就加上文件或文件夹的位置。

把涉及隐私的工作细节，留在正规的记录里。共用桌子上的卡片，可以指向一个文件，而不必抄录客户信息、账户详情或密码。

3. 把材料放在一起

把相关的页面集中起来，标出下一个未完成的事项，并把工作放回它平常的位置。对于数字工作，请使用你平常的保存流程，并确认你在正确的项目里。

只清理那些妨碍下一项活动的东西。你不必在每次切换任务时都把整个房间收拾一遍。有用的结果是，暂放的材料能被找到，而下一项任务也有了空间。

4. 写明下一项任务的切入行动

“客户评审”可能仍然太宽泛。“打开评审说明，找到第一条未解决的评论”则给了你一个切入点。

检查下一项任务是否可以开始。如果你在等它的说明，就选另一个有效的行动，或者进行计划好的休息。重新打开受阻的工作，并不会让缺失的信息到来。

当两项请求相互竞争时，要明确做出优先级的决定。在工作中，需要时去问负责排定优先级的人。更顺畅的切换，无法把两项完整的任务塞进只够做一项的时间里。

5. 为切换本身留出时间

保存、写备注、换房间，以及打开新的材料，都需要时间。不要把两项活动安排得好像它们可以占用同一分钟。

根据实际的转换来选择用时。在两份文档之间切换，与收拾一个绘画项目、走去会议室，是不同的。如果你需要休息，就把它单独写明，而不要用准备工作来填满它。

1. 01写明状态已完成、暂放，或在等待答复。
2. 02保存并标记记录最后一个完成的行动和下一个未完成的行动。
3. 03存放材料把工作和返回备注放在一起。
4. 04进入下一项任务打开正确的材料，并做它的第一个行动。

在活动之间留出时间。保存了草稿，并不等于完成了任务。

复制这张任务之间的卡片

当细节容易丢失时，使用完整的卡片。对于普通的切换，状态、返回点、存放位置和下一项活动，也许就够了。

离开：我要停下哪项任务？
状态：已完成、暂放，还是等待中？
最后一个完成的行动：我知道哪些已经完成？
下一个未完成的行动：我该从哪里回来？
未解决的问题：缺少什么答复或物品？
存放在：工作和材料在哪里？
下一项活动：接下来是什么？
在那里的第一个行动：我会打开、阅读或做什么？
切换用时：关闭、移动和准备需要多少时间？

不要把这张卡片变成你另一个想回避的任务。保留有助于你找到进度的细节。去掉那些没有告诉你任何新东西的栏目。

完整示例：从绘画草稿到客户评审

假设你正在画项目 A，需要在中午之前评审项目 B 的反馈。在 11:35，你选择把这幅画暂放，而不是先把它画完。

你为项目 A 写的备注是：

背景形状已放好。草稿已保存在项目 A 的文件夹里。下一步：把前景人物与说明中的尺寸参考做对比。说明文字的位置，要等客户的答复。未获批准，也未发送。

下一项任务是项目 B 的评审。它的第一个行动，是打开校样，并找到第一条未解决的评论。

这个示例给切换留八分钟，给评审工作留十五分钟，给收尾留两分钟。如果反馈需要更长的评审时间，就多留一些。

如果某条评论需要客户的答复，它就保持未解决。有用的结果是一个准确的评审状态，而不是一排完成的标记。

当打断改变了计划

突如其来的打断，可能在一个方便的界限之前到来。如果可以安全地短暂停一下，在你回应之前，留下三行字：

最后完成的：___
目前未完成的：___
回来后首先检查的：___

对于评审，这可能是：“评论 1–3 已核对。评论 4 需要原始说明。回来后，确认评论 4 仍然未解决，然后阅读与之对应的要求。”

不要为了写备注，而耽误紧急的照护或安全行动。你回来时，请使用这项任务所要求的检查。如果你无法判断某笔付款或某次提交是否已经发生，请在重复之前，先检查正规的记录。

然后再看一次时间。打断占用了原来工作时段的一部分。它并不是把所有剩下的检查，压缩到更少分钟里的理由。如果可用的时间已经不够，就停下来、减少工作，或改变承诺。

研究支持什么

Sophie Leroy 和 Theresa Glomb 2018 年的论文研究了注意力残留：当你试着去做别的事情时，注意力仍然停留在你离开的工作上。在四项研究中，他们的发现支持，当预期的时间压力使打断难以应对时，一份简短的返回计划是有帮助的。

正如华盛顿大学的报道所解释的，这些研究关注的是打断任务上的注意力和表现。它们没有显示人们恢复原来的任务做得有多好。

试试一条简短的返回备注，写明你停在哪里，以及接下来要检查什么。为实际的任务切换留出时间，而不是在每次切换之后都加上同样的恢复时间。

让备注适应工作

从阅读到习题集

标出下一页未读的地方和一个未解决的问题。然后把阅读放到一边，打开第一道题。如果习题需要你还没读过的材料，就改变顺序，而不要硬着头皮切换。

从文书工作到休息

把文件集中起来，并标出下一份文档。“附函已核对；条款未审阅”保存了这个区别。然后去休息。不要用剩下的文书工作来填满它。

从一项行政请求到另一项

记录已核对事项的界限，以及任何缺失的答复。“第 1–5 项已核对；第 6 项在等价格；请求未获批准”，足以保护这个区别。准备新的请求，而不要把旧的那个当作已经完成。

为反复的切换提供的可选计时

纸质备注本身就能起作用。基础计时器可以标出一个切换用时。如果你更喜欢有序的任务计时器，可以在 Skye 里手动输入一个“保存并切换”的流程。

添加你自己的步骤和时间：保存工作、写下返回点、集中材料，并打开下一项任务。Skye 给每一步一个可以暂停、跳过或调整的计时器；控制方式请参阅计时器帮助。保存实际的工作，并保留它的返回备注，仍然是你自己的行动，而不是应用的自动功能。

如果你使用这个示例时间表，请另外为准备工作留出空间。不要为了让流程继续往下走，而跳过必要的保存或检查。

常见问题

离开一项未完成的任务之前，我应该写什么？

记录最后一个完成的行动、还有什么未完成，以及回来后首先要检查什么。如果你否则得去搜索，就加上保存的位置。把涉及隐私的细节留在工作里，而不是放在共用的卡片上，也不要把保存的草稿说成已经完成。

我能在日常计划进行中改变 Skye 里的任务顺序吗？

可以。你可以在日常计划进行中重新排列任务顺序，并选择只应用一次，或者把改变后的顺序保存下来供今后使用。当计划有变时，请使用日常计划控制，但仍然要自己保存实际的工作，并写下它的返回备注。

如果紧急的打断让我没有时间写返回备注，怎么办？

先应对紧急的照护或安全需要。回来之后，在重复一笔付款、一次提交或其他状态不明的操作之前，先检查真实的工作记录。重新查看时间，并缩减剩下的计划，而不要匆忙地做必需的检查。对于普通的收尾，下班流程指南给出了更完整的记录。

如果即使有清楚的返回备注，切换任务仍然很难，怎么办？

在增加更严格的计时器之前，先检查是否有相互竞争的请求、缺少的材料、不清楚的优先级，或时间太少。备注自己无法解决这些情况。如果困难持续存在、令人苦恼，或影响到基本的活动，请寻求有资质的支持，而不要只把它当作计划上的问题。

留一个你能回来的地方

在你下一次必要的切换时，写下最后一个完成的行动和下一个未完成的行动。然后写明下一项活动的第一个行动。这就可以是整个方法。

如果一个计时的流程有助于你跟着这些步骤走，请在 Skye 里建立你的“保存并切换”日常计划。