Rutinitas Sepulang Kerja yang Menyisakan Tempat untuk Kembali

Sudah waktunya selesai, tetapi laporan masih menunggu satu angka dan seorang rekan membutuhkan kabar terbaru. Kamu bisa terus memeriksa balasan, atau memulai tugas tambahan kecil sambil menunggu. Keduanya tidak memberi hari kerja akhir yang jelas.

Rutinitas sepulang kerja memberi pekerjaan yang belum selesai sebuah tempat untuk menunggu. Simpan keadaannya saat ini, namai tindakan berikutnya beserta pemiliknya, selesaikan serah terima yang diwajibkan, dan pilih hal pertama di luar pekerjaan. Daftar tugas tidak harus kosong.

Ini adalah metode penutupan untuk satu periode kerja, bukan tuntutan untuk membuat sisa harimu produktif. Tindakan berikutnya bisa berupa makan, tugas merawat orang lain, perjalanan pulang, atau istirahat. Kamu tidak perlu mendapatkannya dengan menyelesaikan pekerjaan yang bersifat pilihan.

Apa saja yang sebaiknya ada dalam rutinitas sepulang kerja?

Rutinitas sepulang kerja mencatat apa yang sudah selesai, apa yang tersisa, siapa pemiliknya, dan di mana memulai lagi lain kali. Rutinitas ini mencakup pemeriksaan penutupan dan serah terima yang diwajibkan. Akhiri dengan catatan kerja yang bisa dipakai dan satu tindakan pribadi berikutnya.

Lakukan penutupan yang terkait pekerjaan dalam jam kerja yang disepakati jika memungkinkan. Panduan bekerja dari rumah dari HSE meminta pemberi kerja membahas beban kerja dan menghindari jam yang tidak realistis atau tekanan untuk membalas email di luar jam kerja normal. Daftar periksa pribadi tidak bisa menyelesaikan harapan-harapan itu sendirian.

1. 01Simpan keadaannyaSimpan versi saat ini di tempat yang disetujui.
2. 02Namai langkah berikutnyaTulis tindakan, pemilik, dan masukan apa pun yang belum ada.
3. 03Selesaikan serah terimaGunakan pemeriksaan dan konfirmasi yang diwajibkan.
4. 04Tutup area kerjaAmankan atau simpan apa yang diwajibkan perananmu.
5. 05Pilih waktu pribadiNamai satu kebutuhan, tugas, atau pilihan istirahat berikutnya.

Keadaan menunggu yang jelas bisa sudah cukup. Belum selesai tidak harus berarti tidak tercatat.

1. Mulai menutup sebelum menit terakhir

Ketika periode kerja hampir berakhir, periksa apa yang harus diselesaikan sebelum kamu pergi. Hindari membuka pekerjaan baru yang bersifat pilihan karena akan memakai waktu yang diperlukan untuk menyimpan dan memindahkan apa yang sudah terbuka.

Jaga perbedaan antara yang bersifat pilihan dan yang diwajibkan tetap jelas. Tugas mendesak menurut aturan tempat kerjamu bukanlah sesuatu yang diabaikan hanya karena pengatur waktu penutupan sudah mulai berjalan.

Tanyakan:

• Apa yang perlu ditindak sebelum aku pergi?
• Apa yang bisa menunggu dengan catatan yang berguna?
• Apakah ada yang memerlukan kabar terbaru atau pemindahan yang diterima?
• Bisakah penutupan yang diwajibkan selesai sebelum jam selesai?

Jika tidak muat, sampaikan konfliknya. Kelebihan jam yang berulang mungkin memerlukan perubahan pada beban kerja, jumlah staf, atau jadwal. Itu bukan bukti bahwa kamu memerlukan ritual penutupan pribadi yang lebih efisien.

2. Simpan pekerjaan dan catat keadaan sebenarnya

Gunakan proses penyimpanan dan lokasi pencatatan yang disetujui. Lalu tulis apa yang benar saat ini: draf tersimpan, pemeriksaan belum selesai, menunggu persetujuan, atau siap ditinjau.

“Selesaikan laporan besok” meninggalkan beberapa pertanyaan tanpa jawaban. Versi dan bagian mana, dan apa yang menghentikannya? Catatan yang berguna menunjuk ke tempat persis tempat pekerjaan bisa dilanjutkan.

Gunakan keadaan + tindakan berikutnya + masukan yang belum ada, bila relevan:

“Draf tersimpan di folder pelaporan. Bagian perbandingan masih tertunda. Berikutnya: periksa terhadap angka yang disetujui saat angka itu tiba.”

Kamu tidak perlu buku harian tentang semua yang kamu lakukan. Catat informasi yang akan dibutuhkan seseorang untuk melanjutkan, membuat keputusan, atau memenuhi kewajiban.

Simpan rincian pekerjaan yang bersifat pribadi di sistem resmi. Daftar rutinitas pribadi boleh berbunyi “simpan pekerjaan saat ini”; daftar itu tidak boleh menjadi penyimpanan kedua untuk informasi klien, karyawan, atau kasus.

3. Pisahkan kabar terbaru dari pemindahan

Sebuah pesan bisa memberi tahu orang lain tanpa mengubah siapa pemilik tugasnya. Serah terima mungkin mengharuskan penerima memahami dan menerima tanggung jawab. Jangan menandai kedua hasil itu dengan cara yang sama.

Panduan serah terima pergantian shift dari HSE menjelaskan persiapan oleh pihak yang pergi, pertukaran dua arah, dan pemeriksaan silang oleh pihak yang datang. Panduan itu juga mengatakan untuk memberikan serah terima waktu dan sumber daya yang diperlukan.

Hitung mundur pribadi tidak bisa memutuskan bahwa pemindahan sudah selesai. Jika penerima yang diwajibkan tidak tersedia, ikuti proses tempat kerja. Untuk pekerjaan mandiri biasa, mungkin tidak ada siapa pun untuk menerima serah terima; biarkan tugas itu bersama dirimu dengan catatan yang jelas.

4. Tinggalkan satu entri kerja berikutnya

Pilih tindakan pertama yang kecil untuk periode kerja berikutnya. Tindakan itu cukup spesifik untuk dimulai, tetapi cukup luwes untuk diubah ketika ada informasi baru.

Entri berikutnya: Buka draf yang tersimpan.
Tindakan pertama: Bandingkan bagian yang tertunda dengan angka yang disetujui.
Jika angkanya masih belum ada: Tindak lanjuti melalui jalur yang disepakati, lalu periksa label sumber yang sudah tersedia.

Itu sudah cukup. Kamu tidak perlu rencana terperinci untuk setiap jam besok. Rutinitas memulai kerja bisa memeriksa kondisi yang berubah sebelum memakai entri ini.

Jika periode berikutnya dimulai dengan serah terima formal, catat itu lebih dulu. Rencana pribadimu tidak mengesampingkan tugas yang masuk atau pemeriksaan yang diwajibkan.

5. Tutup sesuai pengaturan kerja yang sebenarnya

Amankan catatan, kembalikan bahan, keluar dari sistem, atau bersihkan area bersama sesuai yang dibutuhkan pekerjaanmu. Pekerja di rumah yang tidak punya ruangan terpisah mungkin menyimpan bahan kerja dan mengosongkan meja agar bisa dipakai untuk keperluan berikutnya.

Jaga agar tugas siaga tetap terpisah dari pengecekan yang bersifat pilihan. Jika kamu punya tugas yang disepakati, konfirmasikan jalur kontak mana yang tetap tersedia dan untuk apa. Jangan menggambarkan rencana itu sebagai pemutusan hubungan penuh jika itu bukan pengaturanmu.

Panduan Acas untuk mengelola pekerja dari rumah merekomendasikan menyepakati bagaimana dan kapan berkomunikasi. Kesepakatan dengan orang-orang yang bersangkutan lebih berguna daripada aturan pribadi yang tidak mereka ketahui.

Misalnya, tanyakan:

“Apa yang bisa menunggu sampai periode kerjaku yang terjadwal berikutnya, dan jalur mana yang sebaiknya dipakai jika ada sesuatu yang benar-benar perlu perhatian sebelum itu?”

Catat jalur kontak dan jam yang disepakati di tempat semua pihak yang terlibat bisa menemukannya.

6. Pilih satu hal di luar pekerjaan

Namai tindakan pribadi pertama yang cocok. Pilih apa yang sesuai dengan kebutuhan berikutnya yang nyata, bukan apa yang akan ada dalam malam yang ideal.

• “Simpan tas, lalu duduk.”
• “Makan hidangan yang sudah tersedia.”
• “Konfirmasi serah terima perawatan yang disepakati.”
• “Bersiap untuk perjalanan pulang.”
• “Bergabung dengan orang yang menungguku.”

Tindakan itu tidak harus memperbaiki dirimu atau menyiapkan hari esok. Jika kamu membutuhkan rencana yang lebih kecil, panduan rutinitas energi rendah dimulai dengan menghapus tuntutan, bukan memperpendek setiap pengatur waktu.

Jaga perjalanan tetap aman. Jangan mengikuti atau menyesuaikan rutinitas saat mengemudi. Jika kamu terlalu mengantuk untuk mengemudi dengan aman, ubah rencana perjalanan; menyelesaikan rutinitas penutupan tidak membuat perjalanan menjadi aman.

Salin catatan penutupan ini

Gunakan catatan kerja yang sudah ada jika bisa memuat informasi ini. Sistem tugas kedua tidak diperlukan.

Item pekerjaan: ______
Keadaan saat ini dan lokasi penyimpanan: ______
Tindakan berikutnya: ______
Pemilik: ______
Menunggu: ______
Batas waktu atau tinjauan berikutnya: ______
Komunikasi: Pegang / beri tahu / pindahkan / eskalasikan
Pemindahan yang diwajibkan sudah dikonfirmasi: ______

Lewati kolom yang tidak berlaku. Draf mandiri mungkin hanya memerlukan lokasinya dan suntingan berikutnya. Serah terima formal mungkin memerlukan informasi di luar templat pribadi ini; gunakan catatan yang diwajibkan.

Contoh penutupan lima belas menit

Bayangkan seorang analis selesai pukul 17:00. Draf laporan sudah tersimpan, tetapi satu angka yang disetujui belum ada. Analis itu tetap menjadi pemiliknya, dan seorang rekan membutuhkan pembaruan status, bukan pemindahan.

Sediakan waktu lebih banyak jika perananmu mengharuskan serah terima formal atau pemeriksaan penutupan tambahan.

Totalnya adalah 2 + 4 + 3 + 2 + 2 + 2 = 15 menit. Makan, perjalanan, dan serah terima formal tidak disembunyikan di dalam jumlah itu.

Jika muncul masalah mendesak yang nyata, contoh ini tidak lagi cocok. Ikuti proses yang diwajibkan dan sampaikan konflik jam selesai, jangan memaksa masalah itu masuk ke menit yang tersisa.

Pakai penutupan yang lebih sedikit ketika yang perlu diselesaikan lebih sedikit

Pada hari yang lancar, simpan pekerjaan saat ini, tulis tindakan berikutnya, dan selesaikan pemeriksaan penutupan yang diwajibkan. Jangan mengarang pesan status hanya karena templat memuat langkah komunikasi.

Jika pikiran tentang pekerjaan kembali nanti, itu tidak membuktikan metodenya gagal. Catatan bisa menampung sebuah tindakan tanpa mengendalikan apa yang terlintas di pikiran. Jika ada item yang benar-benar baru dan perlu dicatat, buat catatan singkat yang sesuai; kamu tidak harus membuka kembali seluruh hari kerja.

Pisahkan rutinitas ini dari daftar periksa rutinitas malam yang datang kemudian. Menutup pekerjaan dan bersiap tidur memecahkan masalah yang berbeda. Tidak satu pun perlu mengisi setiap jam pribadi di antara keduanya.

Kertas atau pengatur waktu rutinitas

Pakai kertas jika kamu hanya memerlukan urutan yang terlihat. Untuk pengatur waktu berurutan, masukkan langkah penutupan yang berulang beserta durasinya secara manual di Skye. Setiap tugas punya pengatur waktunya sendiri, dengan kontrol untuk menjeda, melewati, atau mengubah waktu. Lihat bantuan rutinitas dan pengatur waktu untuk pengaturannya.

Gunakan label seperti “simpan pekerjaan,” “catat item terbuka,” dan “tulis entri berikutnya.” Simpan catatan resmi dan keputusan kepemilikan di sistem kerja yang disetujui. Contoh lima belas menit hanya menghitung tindakan yang tercantum.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apa yang sebaiknya ditulis catatan penutupanku ketika pekerjaan belum selesai?

Catat lokasi penyimpanan, keadaan saat ini, tindakan berikutnya, dan pemiliknya. Namai masukan apa pun yang belum ada, jangan menyebut tugas itu hampir selesai. Catatan itu memberi awal kerja berikutnya tempat untuk memulai tanpa menganggap pekerjaan yang belum selesai sebagai sudah selesai.

Bisakah aku mengatur waktu langkah penutupanku di Skye tanpa menyalin rincian pekerjaan?

Bisa. Masukkan label umum seperti “simpan pekerjaan saat ini” dan “tulis tindakan berikutnya,” dengan durasi untuk masing-masing. Simpan informasi klien, isi draf, dan catatan serah terima di sistem kerja yang disetujui. Kontrol pengatur waktu Skye memungkinkan kamu menjeda atau mengubah alokasi ketika penutupan membutuhkan waktu lebih lama.

Bagaimana jika shift-ku berakhir tepat sebelum tugas merawat orang dimulai?

Rencanakan penutupan yang diwajibkan di dalam jam kerja jika memungkinkan, dan sepakati serah terima perawatan dengan orang-orang yang terlibat. Hapus tugas malam yang bersifat pilihan daripada terburu-buru dalam merawat. Jika pekerjaan melebihi waktu, sampaikan konfliknya dan konfirmasikan pengaturan yang berubah; pengatur waktu tidak bisa menjadi pengganti penjagaan.

Tinggalkan entri berikutnya yang jelas

Sebelum jam selesai kerja berikutnya, catat keadaan, pemilik, dan tindakan berikutnya dari satu item terbuka. Selesaikan proses penutupan yang dibutuhkan perananmu, lalu pilih hal pertama di luar pekerjaan. Kamu bisa meninggalkan pekerjaan yang belum selesai tanpa membiarkan langkah berikutnya tidak diketahui.