Geri Dönülecek Bir Yer Bırakan İş Sonrası Rutini

Bitirme zamanı geldi, ama rapor hâlâ bir rakam bekliyor ve bir iş arkadaşınızın güncelleme alması gerekiyor. Yanıt gelip gelmediğini kontrol etmeye devam edebilir ya da beklerken küçük bir ek göreve başlayabilirsiniz. İkisi de iş gününe net bir son vermez.

Bir iş sonrası rutini, bitmemiş işe beklemesi için bir yer verir. Geçerli durumunu kaydedin, sonraki eylemi ve sahibini adlandırın, gerekli devir işlemlerini tamamlayın ve iş dışındaki ilk şeyi seçin. Görev listesinin boş olması gerekmez.

Bu, bir çalışma süresi için kapanış yöntemidir; günün geri kalanını verimli kılma talebi değildir. Sonraki eyleminiz bir yemek, bakım görevleri, eve yolculuk ya da dinlenme olabilir. Bunu isteğe bağlı işi bitirerek hak etmeniz gerekmez.

Bir iş sonrası rutininde neler olmalı?

Bir iş sonrası rutini neyin bittiğini, neyin kaldığını, kimin sahip olduğunu ve bir dahaki sefere nereden başlanacağını kaydeder. Gerekli kapanış kontrollerini ve devirleri içerir. Kullanılabilir bir iş kaydıyla ve kişisel bir sonraki eylemle bitirin.

İşle ilgili kapanışı mümkün olduğunca üzerinde anlaşılan çalışma süreniz içinde yapın. HSE’nin evden çalışma rehberi, işverenlere iş yüklerini görüşmelerini ve gerçekçi olmayan çalışma saatlerinden ya da normal saatlerin dışında e-postaya yanıt verme baskısından kaçınmalarını söyler. Kişisel bir kontrol listesi bu beklentileri tek başına çözemez.

1. 01Durumu kaydetGeçerli sürümü onaylı yerde tut.
2. 02Sonraki hamleyi adlandırEylemi, sahibini ve eksik girdiyi yaz.
3. 03Devri tamamlaGerekli kontrolleri ve onayı kullan.
4. 04Çalışma alanını kapatRolünün gerektirdiğini güvene al ya da kaldır.
5. 05Kişisel zamanı seçTek bir sonraki ihtiyacı, görevi ya da dinlenme tercihini adlandır.

Net bir bekleme durumu yeterli olabilir. Bitmemiş olmak, kaydedilmemiş olmak zorunda değildir.

1. Kapanışa son dakikadan önce başlayın

Çalışma süresi sona yaklaşırken ayrılmadan önce nelerin halledilmesi gerektiğini kontrol edin. Halihazırda açık olanı kaydetmek ve aktarmak için gereken zamanı kullanacak isteğe bağlı yeni işler açmaktan kaçının.

İsteğe bağlı olanla gerekli olan arasındaki farkı net tutun. İş yerinizin kurallarına göre acil bir görev, bir kapanış zamanlayıcısı başladı diye görmezden gelinecek bir şey değildir.

Sorun:

• Ayrılmadan önce neye işlem yapılması gerekiyor?
• Hangisi yararlı bir notla bekleyebilir?
• Birinin güncelleme ya da kabul edilmiş bir devir alması gerekiyor mu?
• Gerekli kapanış bitiş saatinden önce sığabilir mi?

Sığmayacaksa çakışmayı dile getirin. Tekrarlayan taşmalar iş yükünde, kadroda ya da çizelgede bir değişiklik gerektirebilir. Bunlar, daha verimli bir kişisel kapanış ritüeline ihtiyacınız olduğunun kanıtı değildir.

2. İşi kaydedin ve gerçek durumunu not edin

Onaylı kaydetme sürecini ve kayıt konumunu kullanın. Sonra şu an doğru olanı yazın: taslak kaydedildi, kontrol tamamlanmadı, onay bekleniyor ya da inceleme için hazır.

“Raporu yarın bitir” birkaç soruyu yanıtsız bırakır. Hangi sürüm ve bölüm, ve onu ne durdurdu? Yararlı bir not, işe devam edilebilecek tam yeri gösterir.

Uygun olduğunda durum + sonraki eylem + eksik girdi biçimini kullanın:

“Taslak raporlama klasörüne kaydedildi. Karşılaştırma bölümü bekliyor. Sonraki: onaylı rakam geldiğinde ona göre kontrol et.”

Yaptığınız her şeyin günlüğüne ihtiyacınız yok. Birinin devam etmesi, karar vermesi ya da bir yükümlülüğü yerine getirmesi için gerekecek bilgiyi yazın.

Özel iş ayrıntılarını resmî sistemde tutun. Kişisel bir rutin listesi “geçerli işi kaydet” diyebilir; müşteri, çalışan ya da vaka bilgilerinin ikinci bir deposuna dönüşmemelidir.

3. Güncellemeyi devirden ayırın

Bir mesaj, görevin sahibini değiştirmeden başka bir kişiyi bilgilendirebilir. Bir devir ise alıcının sorumluluğu anlamasını ve kabul etmesini gerektirebilir. İki sonucu aynı şekilde işaretlemeyin.

HSE’nin vardiya devri rehberi, çıkan tarafın hazırlığını, iki yönlü bilgi alışverişini ve gelen tarafın çapraz kontrolünü anlatır. Ayrıca devre gerekli zamanın ve kaynakların verilmesi gerektiğini söyler.

Kişisel bir geri sayım, bir devrin tamamlandığına karar veremez. Gerekli alıcıya ulaşılamıyorsa iş yerinin sürecini izleyin. Sıradan bireysel işlerde devredilecek kimse olmayabilir; görevi kendinizde ve net bir kayıtla bırakın.

4. Bir sonraki iş girdisi bırakın

Bir sonraki çalışma süresi için küçük bir ilk eylem seçin. Başlamaya yetecek kadar belirli, ama yeni bilgi geldiğinde değişebilecek kadar esnek olmalıdır.

Sonraki girdi: Kaydedilmiş taslağı aç.
İlk eylem: Bekleyen bölümü onaylı rakamla karşılaştır.
Rakam hâlâ eksikse: Üzerinde anlaşılan yoldan takip et, sonra elinizde bulunan kaynak etiketlerini kontrol et.

Bu yeterli. Yarının her saati için ayrıntılı bir plana ihtiyacınız yok. İş başlangıç rutini, bu girdiyi kullanmadan önce değişen koşulları kontrol edebilir.

Bir sonraki dönem resmî bir devirle başlıyorsa önce onu not edin. Özel planınız, gelen görevi ya da gerekli kontrolleri geçersiz kılmaz.

5. Gerçek çalışma düzeninize göre kapatın

İşiniz gerektirdiği şekilde kayıtları güvene alın, malzemeleri iade edin, oturumu kapatın ya da ortak alanı boşaltın. Ayrı bir odası olmayan ev çalışanı, iş malzemelerini kaldırıp masayı bir sonraki kullanımına açabilir.

Nöbet kapsamını isteğe bağlı kontrolden ayrı tutun. Üzerinde anlaşılmış bir göreviniz varsa hangi iletişim yolunun açık kaldığını ve ne için olduğunu doğrulayın. Düzenlemeniz bu değilse planı tam bir bağlantı kesme olarak tanımlamayın.

Acas’ın evden çalışanları yönetme rehberi, nasıl ve ne zaman iletişim kurulacağı konusunda anlaşmayı önerir. İlgili kişilerle yapılan bir anlaşma, onların bilmediği özel bir kuraldan daha yararlıdır.

Örneğin şunu sorun:

“Bir sonraki planlı çalışma sürem gelene kadar neler bekleyebilir ve o zamandan önce gerçekten ilgi gerektiren bir şey olursa hangi yol kullanılmalı?”

Üzerinde anlaşılan iletişim yolunu ve saatleri, ilgili herkesin bulabileceği bir yere kaydedin.

6. İş dışında tek bir şey seçin

Uygun ilk kişisel eylemi adlandırın. İdeal bir akşamın içereceği şeyi değil, gerçek bir sonraki ihtiyaca uyanı seçin.

• “Çantayı kaldır, sonra otur.”
• “Hazır olan yemeği ye.”
• “Üzerinde anlaşılan bakım devrini doğrula.”
• “Eve yolculuğa hazırlan.”
• “Beni bekleyen kişiye katıl.”

Eylemin sizi geliştirmesi ya da yarına hazırlaması gerekmez. Daha küçük bir plana ihtiyacınız varsa düşük enerji rutini rehberi, her zamanlayıcıyı kısaltmak yerine talepleri kaldırarak başlar.

Yolculuğu güvenli tutun. Araba kullanırken bir rutini izlemeyin ya da ayarlamayın. Güvenle araç kullanamayacak kadar uykuluysanız yolculuk planını değiştirin; bir kapanış rutinini tamamlamak yolculuğu güvenli yapmaz.

Bu kapanış notunu kopyalayın

Bu bilgiyi tutabiliyorsa mevcut iş kaydını kullanın. İkinci bir görev sistemi gerekmez.

İş öğesi: ______
Geçerli durum ve kayıtlı konum: ______
Sonraki eylem: ______
Sahibi: ______
Beklenen: ______
Süre sınırı ya da sonraki inceleme: ______
İletişim: Sende kalsın / bilgilendir / devret / üst makama taşı
Gerekli devir doğrulandı: ______

Uygulanmayan alanları bırakın. Bireysel bir taslak yalnızca konumuna ve sonraki düzenlemesine ihtiyaç duyabilir. Resmî bir devir, bu kişisel şablonun ötesinde bilgiye ihtiyaç duyabilir; bunun yerine gerekli kaydı kullanın.

On beş dakikalık bir kapanış örneği

Bir analistin saat 17:00’de çıktığını düşünün. Rapor taslağı kaydedilmiş, ama onaylı bir rakam eksik. Analist sahip olmaya devam ediyor ve bir iş arkadaşının devre değil, durum güncellemesine ihtiyacı var.

Rolünüz resmî bir devir ya da ek kapanış kontrolleri gerektiriyorsa daha fazla zaman ayırın.

Toplam 2 + 4 + 3 + 2 + 2 + 2 = 15 dakikadır. Yemek, yolculuk ve resmî bir devir bu toplamın içine gizlenmemiştir.

Gerçekten acil bir sorun çıkarsa örnek artık uymaz. Sorunu kalan dakikalara sıkıştırmak yerine gerekli süreci izleyin ve bitiş saati çakışmasını dile getirin.

Çözülecek daha az şey olduğunda daha az kapanış kullanın

Sakin bir günde geçerli işi kaydedin, sonraki eylemi yazın ve gerekli kapanış kontrollerini tamamlayın. Şablonda bir iletişim adımı var diye bir durum mesajı uydurmayın.

İş düşünceleri sonra geri dönerse bu yöntemin başarısız olduğunu kanıtlamaz. Kayıt bir eylemi tutabilir, ama aklınıza gelenleri denetlemez. Gerçekten yeni bir öğenin kaydedilmesi gerekiyorsa uygun kısa bir not alın; bütün iş gününü yeniden açmanız gerekmez.

Bu rutini daha sonraki bir akşam rutini kontrol listesinden ayrı tutun. İşi kapatmak ile yatmaya hazırlanmak farklı sorunları çözer. Hiçbirinin arada kalan her kişisel saati doldurması gerekmez.

Kâğıt ya da bir rutin zamanlayıcısı

Yalnızca görünür bir sıraya ihtiyacınız varsa kâğıt kullanın. Sıralı zamanlayıcılar için tekrarlayan kapanış adımlarınızı ve sürelerini Skye’a elle girin. Her görevin kendi zamanlayıcısı vardır; duraklatma, atlama ya da süreyi değiştirme denetimleri bulunur. Kurulum için rutin ve zamanlayıcı yardımına bakın.

“İşi kaydet”, “açık öğeleri yaz” ve “sonraki girdiyi yaz” gibi etiketler kullanın. Resmî kayıtları ve sahiplik kararlarını onaylı iş sisteminde tutun. On beş dakikalık örnek yalnızca listelenen eylemleri sayar.

Sık sorulan sorular

İş bitmemişken kapanış notum ne söylemeli?

Kayıtlı konumu, geçerli durumu, sonraki eylemi ve sahibi yazın. Görevin neredeyse bittiğini söylemek yerine eksik girdiyi adlandırın. Bu not, bir sonraki iş başlangıcına, bitmemiş işi tamamlanmış saymadan başlayacağı bir yer verir.

İş ayrıntılarını kopyalamadan kapanış adımlarımı Skye’ta süreli tutabilir miyim?

Evet. “Geçerli işi kaydet” ve “sonraki eylemi yaz” gibi genel etiketleri, her biri için sürelerle birlikte girin. Müşteri bilgilerini, taslak içeriklerini ve devir kayıtlarını onaylı iş sisteminde tutun. Skye’ın zamanlayıcı denetimleri, kapanış daha uzun sürdüğünde payı duraklatmanıza ya da değiştirmenize izin verir.

Vardiyam bir bakım görevinin başlamasından hemen önce bitiyorsa ne olur?

Gerekli kapanışı mümkün olduğunca çalışma süresi içinde planlayın ve bakım devrini ilgili kişilerle kararlaştırın. Bakımı aceleye getirmek yerine isteğe bağlı akşam görevlerini kaldırın. İş taşarsa çakışmayı dile getirin ve değişen bir düzenlemeyi doğrulayın; bir zamanlayıcı sizin yerinize bakım verecek birini sağlayamaz.

Net bir sonraki girdi bırakın

Bir sonraki bitirişinizden önce açık bir öğenin durumunu, sahibini ve sonraki eylemini kaydedin. Rolünüzün gerektirdiği kapanış sürecini tamamlayın, sonra iş dışındaki ilk şeyi seçin. İşi bitmemiş bırakabilirsiniz, ama sonraki adımını bilinmez bırakmanız gerekmez.