กิจวัตรหลังเลิกงานที่ทิ้งจุดให้กลับมาทำต่อ

ถึงเวลาเลิกงานแล้ว แต่รายงานยังรอตัวเลขอีกหนึ่งตัว และเพื่อนร่วมงานต้องการความคืบหน้า คุณอาจเปิดดูคำตอบซ้ำ ๆ หรือเริ่มงานเพิ่มเล็ก ๆ ระหว่างรอ ทั้งสองอย่างไม่ได้ทำให้วันทำงานจบลงอย่างชัดเจน

กิจวัตรหลังเลิกงานให้งานที่ยังไม่เสร็จมีที่รออยู่ บันทึกสถานะปัจจุบัน ระบุการกระทำถัดไปและผู้รับผิดชอบ ส่งมอบงานตามที่จำเป็นให้เรียบร้อย แล้วเลือกสิ่งแรกที่จะทำนอกเวลางาน รายการงานไม่จำเป็นต้องว่างเปล่า

นี่คือวิธีปิดงานสำหรับช่วงเวลาทำงานหนึ่ง ไม่ใช่การเรียกร้องให้ทำช่วงเวลาที่เหลือของวันให้เป็นประโยชน์ การกระทำถัดไปของคุณอาจเป็นมื้ออาหาร ภาระการดูแลผู้อื่น การเดินทางกลับบ้าน หรือการพักผ่อน คุณไม่ต้องทำงานที่ไม่จำเป็นให้เสร็จเพื่อให้ได้สิทธิ์นั้น

กิจวัตรหลังเลิกงานควรมีอะไรบ้าง

กิจวัตรหลังเลิกงานบันทึกว่าอะไรเสร็จแล้ว อะไรยังเหลือ ใครเป็นเจ้าของ และจะเริ่มต้นตรงไหนในครั้งหน้า กิจวัตรนี้รวมการตรวจสอบก่อนปิดงานที่จำเป็นและการส่งมอบงาน จบด้วยบันทึกงานที่ใช้ได้และการกระทำส่วนตัวถัดไปหนึ่งอย่าง

ทำการปิดงานที่เกี่ยวกับงานให้เสร็จภายในเวลาทำงานที่ตกลงกันไว้ หากเป็นไปได้ คำแนะนำการทำงานที่บ้านของ HSE บอกให้นายจ้างหารือเรื่องปริมาณงาน และหลีกเลี่ยงชั่วโมงทำงานที่ไม่สมเหตุสมผลหรือแรงกดดันให้ตอบอีเมลนอกเวลาทำงานปกติ รายการตรวจส่วนตัวไม่สามารถตัดสินความคาดหวังเหล่านั้นได้ด้วยตัวเอง

1. 01บันทึกสถานะเก็บเวอร์ชันปัจจุบันไว้ในที่ที่ได้รับอนุมัติ
2. 02ระบุก้าวถัดไปเขียนการกระทำ ผู้รับผิดชอบ และข้อมูลที่ยังขาด
3. 03จัดการการส่งมอบใช้การตรวจสอบและการยืนยันที่จำเป็น
4. 04ปิดพื้นที่ทำงานเก็บหรือจัดให้ปลอดภัยตามที่บทบาทของคุณกำหนด
5. 05เลือกเวลาส่วนตัวระบุความต้องการ หน้าที่ หรือทางเลือกในการพักถัดไปหนึ่งอย่าง

สถานะรองานที่ชัดเจนอาจเพียงพอ งานที่ยังไม่เสร็จไม่จำเป็นต้องหมายถึงงานที่ไม่ได้บันทึก

1. เริ่มปิดงานก่อนนาทีสุดท้าย

เมื่อช่วงเวลาทำงานใกล้สิ้นสุด ให้ตรวจดูว่าต้องจัดการอะไรให้เรียบร้อยก่อนออก หลีกเลี่ยงการเปิดงานใหม่ที่ไม่จำเป็น ซึ่งจะใช้เวลาที่ต้องใช้บันทึกและส่งต่องานที่เปิดอยู่แล้ว

แยกให้ชัดระหว่างงานที่ไม่จำเป็นกับงานที่จำเป็น หน้าที่เร่งด่วนตามกฎของที่ทำงานคุณไม่ใช่สิ่งที่ควรละเลยเพราะตัวจับเวลาปิดงานเริ่มทำงานแล้ว

ถามตัวเองว่า:

• อะไรต้องดำเนินการก่อนที่ฉันจะออก
• อะไรรอได้โดยมีโน้ตที่เป็นประโยชน์
• มีใครต้องการความคืบหน้าหรือต้องรับโอนงานไหม
• การปิดงานที่จำเป็นจะเสร็จทันก่อนเวลาเลิกงานไหม

หากไม่ทัน ให้หยิบความขัดแย้งนั้นขึ้นมาพูด การทำงานเกินเวลาซ้ำ ๆ อาจต้องเปลี่ยนปริมาณงาน กำลังคน หรือตารางเวลา ไม่ใช่หลักฐานว่าคุณต้องมีพิธีปิดงานส่วนตัวที่มีประสิทธิภาพกว่านี้

2. บันทึกงานและจดสถานะจริงของงาน

ใช้ขั้นตอนบันทึกและตำแหน่งจัดเก็บบันทึกที่ได้รับอนุมัติ จากนั้นเขียนสิ่งที่เป็นจริงตอนนี้: บันทึกฉบับร่างแล้ว การตรวจสอบยังไม่เสร็จ รอการอนุมัติ หรือพร้อมให้ตรวจทาน

“ทำรายงานให้เสร็จพรุ่งนี้” ยังทิ้งคำถามไว้หลายข้อ เวอร์ชันและส่วนไหน และอะไรที่ขัดขวางไว้ โน้ตที่มีประโยชน์ชี้ไปที่จุดที่แน่นอนซึ่งสามารถทำงานต่อได้

ใช้ สถานะ + การกระทำถัดไป + ข้อมูลที่ยังขาด เมื่อเกี่ยวข้อง:

“บันทึกฉบับร่างไว้ในโฟลเดอร์รายงานแล้ว ส่วนการเปรียบเทียบยังค้างอยู่ ถัดไป: ตรวจสอบกับตัวเลขที่ได้รับอนุมัติเมื่อตัวเลขนั้นมาถึง”

คุณไม่จำเป็นต้องเขียนไดอารีของทุกอย่างที่ทำ จดข้อมูลที่ใครบางคนจะต้องใช้เพื่อทำงานต่อ ตัดสินใจ หรือปฏิบัติตามข้อผูกพัน

เก็บรายละเอียดงานที่เป็นความลับไว้ในระบบทางการ รายการกิจวัตรส่วนตัวเขียนได้ว่า “บันทึกงานปัจจุบัน” ไม่ควรกลายเป็นที่เก็บข้อมูลลูกค้า พนักงาน หรือคดีแห่งที่สอง

3. แยกการแจ้งความคืบหน้าออกจากการโอนงาน

ข้อความหนึ่งอาจแจ้งให้อีกคนทราบโดยไม่เปลี่ยนว่าใครเป็นเจ้าของงาน การส่งมอบงานอาจต้องให้ผู้รับเข้าใจและยอมรับความรับผิดชอบ อย่าทำเครื่องหมายสองผลลัพธ์นี้เหมือนกัน

คำแนะนำการส่งมอบกะของ HSE อธิบายการเตรียมของฝ่ายที่ออก การสื่อสารสองทาง และการตรวจสอบไขว้ของฝ่ายที่เข้ามา คำแนะนำยังระบุให้เวลาและทรัพยากรที่จำเป็นสำหรับการส่งมอบด้วย

การนับถอยหลังส่วนตัวตัดสินไม่ได้ว่าการโอนงานเสร็จสมบูรณ์แล้ว หากผู้รับที่จำเป็นไม่อยู่ ให้ทำตามกระบวนการของที่ทำงาน สำหรับงานเดี่ยวทั่วไป อาจไม่มีใครให้ส่งมอบ ให้เก็บงานไว้กับตัวคุณเองพร้อมบันทึกที่ชัดเจน

4. ทิ้งรายการสำหรับงานครั้งถัดไปไว้หนึ่งรายการ

เลือกการกระทำแรกเล็ก ๆ สำหรับช่วงเวลาทำงานถัดไป ให้เฉพาะเจาะจงพอที่จะเริ่มได้ แต่ยืดหยุ่นพอที่จะเปลี่ยนเมื่อมีข้อมูลใหม่เข้ามา

รายการถัดไป: เปิดฉบับร่างที่บันทึกไว้
การกระทำแรก: เปรียบเทียบส่วนที่ค้างอยู่กับตัวเลขที่ได้รับอนุมัติ
หากตัวเลขยังขาดอยู่: ติดตามผ่านช่องทางที่ตกลงกันไว้ แล้วตรวจสอบป้ายชื่อแหล่งที่มาที่มีอยู่แล้ว

เท่านี้ก็เพียงพอ คุณไม่จำเป็นต้องมีแผนละเอียดสำหรับทุกชั่วโมงของพรุ่งนี้ กิจวัตรเริ่มงานช่วยตรวจสภาพที่เปลี่ยนไปก่อนใช้รายการนี้ได้

หากช่วงเวลาถัดไปเริ่มด้วยการส่งมอบอย่างเป็นทางการ ให้จดเรื่องนั้นก่อน แผนส่วนตัวของคุณไม่เหนือกว่างานที่ได้รับมอบหมายเข้ามาหรือการตรวจสอบที่จำเป็น

5. ปิดงานตามรูปแบบการทำงานจริงของคุณ

เก็บบันทึกให้ปลอดภัย คืนอุปกรณ์ ออกจากระบบ หรือเก็บกวาดพื้นที่ส่วนกลาง ตามที่งานของคุณต้องการ คนที่ทำงานที่บ้านโดยไม่มีห้องแยกต่างหากอาจเก็บอุปกรณ์ทำงานและทำให้โต๊ะว่างสำหรับใช้งานครั้งถัดไป

แยกการเฝ้าเวรออกจากการเช็กที่ไม่จำเป็น หากคุณมีหน้าที่ที่ตกลงกันไว้ ให้ยืนยันว่าช่องทางติดต่อใดยังเปิดอยู่และมีไว้เพื่ออะไร อย่าอธิบายแผนว่าตัดขาดการติดต่อโดยสมบูรณ์ เมื่อนั่นไม่ใช่การจัดการของคุณ

คำแนะนำของ Acas สำหรับการบริหารพนักงานที่ทำงานที่บ้าน แนะนำให้ตกลงกันว่าจะสื่อสารกันอย่างไรและเมื่อไร ข้อตกลงกับผู้ที่เกี่ยวข้องมีประโยชน์กว่ากฎส่วนตัวที่พวกเขาไม่รู้

ตัวอย่างเช่น ถามว่า:

“อะไรรอได้จนถึงช่วงเวลาทำงานตามกำหนดครั้งถัดไปของฉัน และควรใช้ช่องทางไหนหากมีเรื่องที่ต้องการความสนใจจริง ๆ ก่อนหน้านั้น”

บันทึกช่องทางติดต่อและเวลาที่ตกลงกันไว้ในที่ที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องหาเจอ

6. เลือกสิ่งหนึ่งที่อยู่นอกงาน

ระบุการกระทำส่วนตัวแรกที่เหมาะสม เลือกสิ่งที่เหมาะกับความต้องการถัดไปจริง ๆ ไม่ใช่สิ่งที่ช่วงเย็นในอุดมคติควรมี

• “เก็บกระเป๋า แล้วนั่งลง”
• “กินมื้ออาหารที่มีอยู่แล้ว”
• “ยืนยันการส่งต่อการดูแลที่ตกลงกันไว้”
• “เตรียมตัวสำหรับการเดินทางกลับบ้าน”
• “ไปอยู่กับคนที่รอฉันอยู่”

การกระทำนั้นไม่จำเป็นต้องพัฒนาตัวคุณหรือเตรียมพร้อมสำหรับพรุ่งนี้ หากคุณต้องการแผนที่เล็กลง คู่มือกิจวัตรสำหรับวันที่พลังงานต่ำ เริ่มจากการลดข้อเรียกร้อง ไม่ใช่การย่อตัวจับเวลาทุกตัวให้สั้นลง

รักษาความปลอดภัยในการเดินทาง อย่าทำตามหรือปรับกิจวัตรขณะขับรถ หากคุณง่วงเกินกว่าจะขับได้อย่างปลอดภัย ให้เปลี่ยนแผนการเดินทาง การทำกิจวัตรปิดงานให้เสร็จไม่ได้ทำให้การเดินทางปลอดภัย

คัดลอกโน้ตปิดงานนี้

ใช้บันทึกงานที่มีอยู่แล้วหากใส่ข้อมูลนี้ได้ ไม่จำเป็นต้องมีระบบงานแห่งที่สอง

รายการงาน: ______
สถานะปัจจุบันและตำแหน่งที่บันทึก: ______
การกระทำถัดไป: ______
ผู้รับผิดชอบ: ______
กำลังรอ: ______
เวลาจำกัดหรือการทบทวนครั้งถัดไป: ______
การสื่อสาร: เก็บไว้ / แจ้งให้ทราบ / โอนงาน / ยกระดับ
ยืนยันการโอนที่จำเป็นแล้ว: ______

เว้นช่องที่ไม่เกี่ยวข้องไว้ ฉบับร่างที่ทำคนเดียวอาจต้องการเพียงตำแหน่งที่เก็บและการแก้ไขถัดไป การส่งมอบอย่างเป็นทางการอาจต้องการข้อมูลมากกว่าแม่แบบส่วนตัวนี้ ให้ใช้บันทึกที่กำหนดแทน

ตัวอย่างการปิดงานสิบห้านาที

ลองนึกภาพนักวิเคราะห์คนหนึ่งเลิกงานเวลา 17:00 น. บันทึกรายงานฉบับร่างแล้ว แต่ขาดตัวเลขที่ได้รับอนุมัติอยู่หนึ่งตัว นักวิเคราะห์ยังเป็นเจ้าของงาน และเพื่อนร่วมงานต้องการความคืบหน้า ไม่ใช่การโอนงาน

เผื่อเวลาเพิ่มหากงานของคุณต้องมีการส่งมอบอย่างเป็นทางการหรือการตรวจสอบก่อนปิดงานเพิ่มเติม

ผลรวมคือ 2 + 4 + 3 + 2 + 2 + 2 = 15 นาที การรับประทานอาหาร การเดินทาง และการส่งมอบอย่างเป็นทางการไม่ได้ซ่อนอยู่ในผลรวมนั้น

หากมีเรื่องเร่งด่วนจริง ๆ เกิดขึ้น ตัวอย่างนี้ก็ใช้ไม่ได้อีกต่อไป ให้ทำตามกระบวนการที่กำหนดและยกความขัดแย้งเรื่องเวลาเลิกงานขึ้นมา แทนที่จะอัดเรื่องนั้นลงในไม่กี่นาทีที่เหลือ

ใช้การปิดงานน้อยลงเมื่อมีสิ่งต้องจัดการน้อยลง

ในวันที่โล่ง ให้บันทึกงานปัจจุบัน เขียนการกระทำถัดไป และทำการตรวจสอบก่อนปิดงานที่จำเป็นให้เสร็จ อย่าสร้างข้อความรายงานสถานะขึ้นมาเพียงเพราะแม่แบบมีขั้นตอนการสื่อสาร

หากความคิดเรื่องงานกลับมาภายหลัง นั่นไม่ได้พิสูจน์ว่าวิธีนี้ล้มเหลว บันทึกเก็บการกระทำไว้ได้โดยไม่ควบคุมสิ่งที่ผุดขึ้นมาในใจ หากต้องจดรายการใหม่จริง ๆ ให้จดโน้ตสั้น ๆ ที่เหมาะสม คุณไม่จำเป็นต้องเปิดวันทำงานทั้งวันขึ้นมาใหม่

แยกกิจวัตรนี้ออกจากเช็กลิสต์กิจวัตรตอนเย็นที่ตามมาภายหลัง การปิดงานกับการเตรียมตัวเข้านอนแก้ปัญหาต่างกัน ทั้งสองอย่างไม่จำเป็นต้องเติมเต็มทุกชั่วโมงส่วนตัวระหว่างกัน

กระดาษหรือตัวจับเวลากิจวัตร

ใช้กระดาษหากคุณต้องการเพียงลำดับที่มองเห็นได้ สำหรับตัวจับเวลาที่เรียงตามลำดับ ให้ป้อนขั้นตอนปิดงานที่ทำซ้ำและระยะเวลาด้วยตัวเองใน Skye แต่ละงานมีตัวจับเวลาของตัวเอง พร้อมตัวควบคุมสำหรับหยุดชั่วคราว ข้าม หรือเปลี่ยนเวลา ดูความช่วยเหลือเรื่องกิจวัตรและตัวจับเวลาสำหรับการตั้งค่า

ใช้ป้ายชื่อเช่น “บันทึกงาน” “จดรายการที่ค้างอยู่” และ “เขียนรายการถัดไป” เก็บบันทึกอย่างเป็นทางการและการตัดสินใจเรื่องความเป็นเจ้าของไว้ในระบบงานที่ได้รับอนุมัติ ตัวอย่างสิบห้านาทีนับเฉพาะการกระทำที่แสดงรายการไว้

คำถามที่พบบ่อย

โน้ตปิดงานของฉันควรเขียนอะไรเมื่องานยังไม่เสร็จ

บันทึกตำแหน่งที่บันทึก สถานะปัจจุบัน การกระทำถัดไป และผู้รับผิดชอบ ระบุข้อมูลที่ยังขาดแทนที่จะบอกว่างานเกือบเสร็จแล้ว โน้ตนั้นให้การเริ่มงานครั้งถัดไปมีจุดเริ่มต้น โดยไม่ถือว่างานที่ยังไม่เสร็จเป็นงานที่เสร็จแล้ว

ฉันจับเวลาขั้นตอนปิดงานใน Skye ได้ไหมโดยไม่ต้องคัดลอกรายละเอียดงาน

ได้ ป้อนป้ายชื่อทั่วไปเช่น “บันทึกงานปัจจุบัน” และ “เขียนการกระทำถัดไป” พร้อมระยะเวลาของแต่ละงาน เก็บข้อมูลลูกค้า เนื้อหาฉบับร่าง และบันทึกการส่งมอบไว้ในระบบงานที่ได้รับอนุมัติ ตัวควบคุมตัวจับเวลาของ Skye ให้คุณหยุดชั่วคราวหรือเปลี่ยนเวลาที่กันไว้ได้เมื่อการปิดงานต้องใช้เวลานานกว่า

จะเกิดอะไรขึ้นถ้ากะของฉันจบก่อนหน้าที่การดูแลผู้อื่นจะเริ่มไม่นาน

วางแผนการปิดงานที่จำเป็นให้อยู่ในเวลาทำงานเมื่อเป็นไปได้ และตกลงการส่งต่อการดูแลกับผู้ที่เกี่ยวข้อง ตัดงานช่วงเย็นที่ไม่จำเป็นออก แทนที่จะรีบดูแล หากงานเลยเวลา ให้ยกความขัดแย้งขึ้นมาและยืนยันการจัดการที่เปลี่ยนไป ตัวจับเวลาไม่สามารถทดแทนผู้ดูแลได้

ทิ้งรายการถัดไปไว้ให้ชัดเจน

ก่อนเลิกงานครั้งถัดไป ให้บันทึกสถานะ ผู้รับผิดชอบ และการกระทำถัดไปของงานค้างหนึ่งรายการ ทำกระบวนการปิดงานที่บทบาทของคุณต้องการให้เสร็จ แล้วเลือกสิ่งแรกที่อยู่นอกงาน คุณทิ้งงานที่ยังไม่เสร็จไว้ได้โดยไม่ต้องทิ้งก้าวถัดไปให้ไม่ทราบ