一日を丸ごと使わない、週間リセットのルーティン

週間リセットのルーティンは、来週に注意が必要なことの、短い見直しです。カレンダーを確認し、バラバラのタスクを集め、他の人からの返事待ちを見直し、いくつかの次の行動を選びます。それらの選択に、はっきりした置き場所ができたら、そこで終わりにしましょう。見つけた作業をすべて終わらせる必要はありません。

その最後の部分が重要です。「日曜日のリセット」というリストは、掃除、買い物、料理、洗濯、未返信のすべてのメッセージ、そして人生の新しい計画まで含むほど、膨らむことがあります。そうなると、休みの日が、もうひとつの締め切りになってしまいます。

このバージョンの目的は、もっと小さなものです。そうしなければ不意を突かれるかもしれない予定を見つけることです。紙と今のカレンダーを使い、計画の仕組みを作り直さずに行えます。おもな必要が見直しではなく家事なら、別の掃除ルーティンのチェックリストを使ってください。

週間リセットのルーティンには、何を含めるべきですか。

バラバラの未処理を見るための振り返り、日付を確認するための先の見通し、保留中の返事の確認、次の行動についての決定を含めましょう。見直しは、それが生み出すタスクとは分けておきます。「火曜日に予約を取る」は、見直しの結果です。予約を取ることは、別のタスクです。

David Allen Companyの週間レビューのチェックリストには、過去と今後のカレンダー、次の行動、返事待ちの項目が含まれています。その完全な手法は、この短い個人用の事務の見直しより広いものです。ここで役に立つ考え方は、約束がすでにある場所を確認することです。

始める前に、次の境界を決めておきましょう。

• 見直す： 項目を見つけ、その現在の状態を確認し、次に何をするかを決める。
• 行う： 実際の予約、書類、修理、購入を完了する。
• 準備する： 必要な書類や物を、あとで使える場所に置く。
• 休む： 完成したタスクを生み出さなくてもよい時間。

リセットの間に、小さな行動をひとつすることを選んでもかまいません。それは選択であるべきで、すべてのタスクをセッションに招き入れる、自動的な誘いにしないでください。

1. 見直す時間の枠と、目に見える終わりを選ぶ

関連する記録を確認できる時間を選びましょう。日曜日は、この方法の一部ではありません。週の半ばの休みの日や、勤務サイクルの終わりでも、同じように合います。

先に、終わりの条件を書きます。「来週の決まった日付を確認し、バラバラの約束を記録し、最初に必要な行動がはっきりしている。」空の受信トレイや、空のタスクリストは必要ありません。

そのうえで、この試みにかける時間を選びます。下の20分の例は、出発点であり、それより速く終えることを目指すものではありません。書類にもっと時間が必要なら、見直す場所の数を減らすか、追加の作業のために別の時間を選びましょう。

見直しに必要なものだけを集めます。

• 実際に使っているカレンダー。
• 個人のタスクがすでにある場所。
• 届いた書類を入れる、フォルダーかトレイをひとつ。
• 返信や待っている物の、短いリスト。
• 今のタスクリストに余裕がなければ、決定を書くための白紙のメモ。

手帳を買う、すべてのファイルを仕分ける、アプリを変える、といったことから始めないでください。それらは、別のプロジェクトになりえます。この試みでは、慣れた場所にあるはっきりしたメモで十分です。

家庭を共有しているなら、この見直しがどの約束をカバーするかを決めておきましょう。あなたの見直しで、ある問いに答えが必要だとわかることはあります。ほかの人の都合を決めたり、合意なしにその人にタスクの責任を負わせたりはできません。

2. タスクを増やす前に、カレンダーを確認する

前回の見直しからの、未完了のフォローアップを見つけられるくらい、さかのぼって見ましょう。書類が必要になった訪問はなかったか。予約が変わっていないか。通話の後で何かを送ると約束していないか。

次に、来週に向けて先を見ます。はっきりしないものは、元の詳細を確認します。日付そのものだけでなく、その日の前に必要な準備も書き出しましょう。

たとえば、水曜日の予約には、月曜日に依頼した書類が必要かもしれません。金曜日の移動には、木曜日の夜までに荷造りが必要かもしれません。そうした前もっての行動も、計画に含まれます。

コーネル大学のラーニング・ストラテジーズ・センターは、決まった予定と個人の必要を、柔軟な作業より先に、週のカレンダーに置くことを勧めています。この見直しでも、それは役に立つ順番です。ほかに何を置くかを選ぶ前に、実際にある余裕を見つけましょう。

決まった予定それぞれを、いくつかの簡単な問いで確認します。

• 日付は、今も正しいか。
• 移動や準備に、別の時間の目安が必要か。
• 行動する前に、誰かからの情報が必要か。
• ほかの予定やケアの必要と衝突していないか。
• 準備のタスクは、どこでもう一度目にするか。

予約については、元のカレンダーを記録として残しましょう。リセットをしているからといって、すべての予定を2つ目のツールにコピーしないでください。2つのカレンダーが競合すると、どちらを更新すべきか迷います。

確定していない日付には、「確認待ち」と書きます。想定した時刻で隙間を埋めないでください。答えがわかっているふりをせずに、次の確認を計画できます。

3. すべての受信トレイを開かずに、バラバラのタスクを集める

バラバラのタスクとは、確認する場所に置いていない約束のことです。領収書の上、メッセージの中、あるいは頭の中にあるかもしれません。目的は、役に立つ置き場所を与えることであり、これまで受け取ったすべてのメッセージを処理することではありません。

今週重要な情報源を、少しだけ選びましょう。たとえば、書類のトレイ、フラグをつけた個人宛てのメッセージ、日中に思いついたことを書き留めるメモです。計画に影響しうるなら、確認しなかったものに名前をつけておきます。

各項目に、決定をひとつ与えます。

「保険を整理する」は、まだ次の行動ではありません。「更新の通知を見つけ、期限を確認する」なら、始まりと終わりがあります。同じ問いを解き直さなくても再開できるだけの詳細を残しましょう。

それぞれの項目を、完全なプロジェクト計画にしないでください。いくつかの選択肢を比べる必要があるなら、最初の調べ物の行動を記録し、比較は、それ専用の時間に残しておきます。タスクのラベルが、まだ最初の一歩を隠しているときは、タスク開始のガイドが役立ちます。

4. 待っている項目と、期日のある義務を確認する

別の人が返事をするまで進められない作業もあります。それを、まだ始めていない作業とは区別しておきましょう。そうしないと、止まったままの同じタスクが、役に立つ変化がないまま、毎日繰り越されてしまいます。

待っている項目ごとに、次のことを記録します。

• 何を待っているか。
• 誰が、または何が、それを与えられるか。
• 合意があれば、いつ答えが来る見込みか。
• 確認が役立つなら、いつ再び確認するか。

ほかの人に代わって、返事の期限をでっち上げないでください。「火曜日に、日付が決まったかどうか確認する」は、「火曜日までに確認してくれる」とは違います。

請求書や公式の書類は、実際の書類を確認しましょう。週間リセットは、期日に気づく機会であり、必要な支払い、提出、確認の代わりではありません。別のリマインダーを加える前に、その行動がまだ必要かを記録します。

米国消費者金融保護局（CFPB）の「Your Money, Your Goals」ツールキットには、請求書のカレンダーと、キャッシュフローのための別のツールが含まれています。そうした詳細が必要なら、それに適した記録を使いましょう。「期日のある書類を確認する」のようなルーティンのタイトルに、口座番号や支払額は必要ありません。

ある項目の結果が深刻だったり、要件がはっきりしなかったりするなら、関連するサービスから答えを得てください。都合のよい日付を選んだり、見たというだけで完了と印をつけたりして、不確かさを解消しないでください。

5. 来週に合う、次の行動を選ぶ

決定を、カレンダーのそばで読みましょう。今、本当の置き場所が必要なものを選びます。期限のある行動には日付が必要かもしれませんし、任意のアイデアには、後のリストの置き場所で足りるかもしれません。

未完了のタスクを、すべてそのまま持ち越さないでください。それは今も重要か、状況は変わっていないか、収まるかを問いましょう。古い任意のタスクを外すことは、有効な見直しの決定です。

次のものを区別しておきます。

• 日付までに必要： 期限を確認し、それに必要な前もっての行動を計画する。
• 今週に役立つ： やりたいなら、実行できる場面を選ぶ。
• まだ準備ができていない： 作業時間を偽って割り当てず、足りないものを記録する。
• 今は選ばない： 今週の有効な予定から外すか、削除する。

MasicampoとBaumeisterの計画の実験では、調べたタスクにおいて、具体的な計画を立てることが、未完了の目標からの干渉を減らしました。この知見は、計画を、それ自体がひとつの行動として真剣に受け止めることを支持しています。見直しをやめられるようになる前に、すべての未完了の項目を完了しなければならない、という意味ではありません。

役に立つ次の行動のメモは、何をするか、その道具がどこにあるかを示します。「火曜日、昼食の後：保存した手紙を開き、求められている参照番号を見つける」は、「事務作業を把握しておく」より使いやすいものです。

何も収まらないなら、次の行動は、助けを求めることや、約束を再交渉することかもしれません。もっと厳しいルーティンでも、すでに埋まっている時間を作り出すことはできません。欠かせない必要とあいた時間を見える状態に保つには、毎日のルーティンのチェックリストを使いましょう。

この週間リセットのチェックリストをコピーする

1部を、カレンダーのそばに置いておきましょう。挙げた情報源は、約束が実際に届く場所に合わせて変えてください。

見直す機会： ___
やめるところ： ___
振り返る： 先週の日付に、未完了のフォローアップがないか確認する。
先を見る： 来週の日付と、前もっての準備を確認する。
集める： これらの届く場所を見直す：___。
待つ： 返信、足りない物、役に立つフォローアップの日付を確認する。
選ぶ： 必要な行動に、実際の一週間に合う置き場所を与える。
締めくくる： 次の行動とその道具を、見つけやすくしておく。
今回は確認しなかったもの： ___

「確認しなかったもの」の行は、小さな見直しを正直に保ちます。すべてを確認せよという、もうひとつの要求ではありません。書類のトレイを範囲に選んだなら、古いメールのアーカイブの残りが、こっそりセッションの一部になることはありません。

カードは、すでに遅れているときにだけ開くフォルダーではなく、使う場所に置いておきましょう。カードが長くなったら、決定を少しも変えない問いかけは外します。

20分の週間リセットの例

今週に、水曜日の予約、配達の可能性、期日が近づいている書類がひとつあるとします。月曜日の午後に、見直しのために20分あります。

このセッションを分ける方法のひとつは、次のとおりです。

時間の目安の合計は、5 + 5 + 4 + 4 + 2 = 20分です。書類を見つけるのに使った5分で、その書類を完成させると約束したわけではありません。誰も確認していない日に、配達があると決めつけたわけでもありません。

終わりには、決定は次のようになるかもしれません。

• 依頼された予約の書類を、火曜日の夜にバッグに入れる。
• 書類の参照番号は、別の事務のセッションで見つける。
• 家で過ごす時間を手配する前に、配達の日付を尋ねる。
• 古い任意のファイリングのプロジェクトは、今週の有効な作業の外に置いておく。

カレンダーの確認に10分かかったら、何を減らすかを選びましょう。期日のある書類だけを確認し、トレイの残りは未確認と記録しても、はっきりした次の行動は残せます。20分の見直しを、こっそり終わりのない午後に変えないでください。

自分の一週間に合わせて、リセットを調整する

休みの日が変わるとき

次の勤務スケジュールがわかってから、見直しの時間を選びましょう。同じ見直しの手順を使い、毎回、最新の日付を確認します。決まった毎日の開始時刻を強いることなく、安定した手順を保つ方法は、予定が変わる日のためのガイドで扱っています。

リマインダーを使うなら、実際の機会が変わったときに動かしましょう。シフトの最中に届くリマインダーは、そのシフトの中に休憩を作りません。見直しは、毎週行っても、いつも日曜日でなくてかまいません。

個人の事務を分担しているとき

見直しを使って、合意が必要な問いを見つけましょう。「誰が配達を受け取れるか」は、影響を受ける人々に向けた問いであり、誰かにこっそり割り当てるタスクではありません。

行動について合意したら、その担当者と日付を、すでに使っている共有の記録に残しましょう。自分の見直しはSkyeで時間を計り、実際の共有の約束は別の場所に残せます。

余裕がとても少ないとき

次の決まった予定、それに必要なもの、期日のある未解決の項目をひとつ確認します。そのあとで、次の行動を見える状態にして、やめましょう。見直し全体を、もっと速いカウントダウンに圧縮する必要はありません。

長いバージョンがいつも多すぎるなら、情報源を外すか、任意の項目を確認する頻度を減らします。低エネルギーのルーティンのガイドは、同じ作業を速くこなすことを求めるのではなく、求められることを減らすところから始めます。

カレンダーではなく、見直しの手順にSkyeを使う

Skyeは、手動で入力した各タスクに別々のタイマーをつけて、週間リセットを案内できます。「日付を確認する」「書類を確認する」「待っている項目を見直す」「次の行動を選ぶ」のような名前を使いましょう。予約の詳細と、それによって生じる行動は、カレンダーやタスクの記録に残しておきます。

そうすれば、ツールにはそれぞれ別の役割ができます。カレンダーは、何が予定されているかを示します。タスクの記録は、何をする必要があるかを示します。Skyeは、その両方を確認するために使う、繰り返しの手順を案内します。

ルーティンの最中に、一時停止、スキップ、タスクの時間の調整ができます。ひとつの書類の見直しが、書類全体を片づけることに変わってしまったら、手を止めて、セッションの目的を変えようとしていないかを判断しましょう。タイマーが終わることは、計画を見直す合図であり、本当の義務を無視してよいという許可ではありません。

開始の通知が役立つなら、ルーティンのリマインダーの設定を使ってください。通知なしで、同じ紙のカードに従うこともできます。ScottとGilbertの、現実世界での計画の研究では、人々は、重要度と、覚えていられる自信に応じて、リマインダーを選んで使っていました。見直しで明らかになったすべての項目に、通知は必要ありません。

よくある質問

週間リセットは、日曜日でなければなりませんか。

いいえ。来週の約束が見え、必要な記録を確認できる機会を選びましょう。勤務サイクルが変わるなら、見直しの手順は残し、機会を動かします。手順と決まった開始時刻を分ける方法は、予定が変わる日のためのガイドで説明しています。

週間リセットが、使える時間より長くかかるときはどうすればよいですか。

見直しの範囲を減らし、確認しなかったものを記録しましょう。次の決まった日付と、それに必要な準備を優先します。大きなタスクは、見直しの中ですべて行うのではなく、それ専用のセッションに入れてください。

Skyeは、カレンダーの予定やバラバラのタスクを、自動で集めてくれますか。

それらの詳細には、すでに使っているカレンダーとタスクの記録を使ってください。Skyeには、見直しの手順を手で入力し、記録は自分で確認します。手順を案内することと、より広い計画を保管することが、別の仕事である理由は、ルーティンタイマーとプランナーの比較で説明しています。

小さなタスクを見つけたら、すぐにすべて片づけるべきですか。

見直しの時間をそのように使うと選んだときだけです。小さなタスクを見つけたことで、それが、近づく期限を確認することより緊急になるわけではありません。先に行動を記録し、そのあとで、このセッションに入れるか、後のセッションに入れるかを決めましょう。

いっぱいにするのではなく、一週間をはっきりさせて終える

リセットの役に立つ終わりは、いくつかの確かな決定です。確認した日付、はっきりした次の行動、まだ待っていることについての正直なメモです。片づいた家も、空の受信トレイも、完璧な計画も、必要ありません。

見直しを時間つきの手順にしたいなら、Skyeで週間リセットを作ってみてください。一日の一部を自分のために残せるくらい、小さく保ちましょう。