不占用你整整一天的每周整理流程

每周整理流程，是对下周需要你关注的事情所做的一次简短回顾。查看你的日历，收集零散的任务，回顾在等别人答复的事项，并选出几个下一步行动。等这些选择都有了清楚的归处，就停下来。你不需要把发现的所有工作都做完。

这最后一点很重要。一份叫“周日整理”的清单，可能会越长越大，包含打扫、购物、做饭、洗衣、每一条没回复的消息，以及一个关于你人生的新计划。休息日就此变成了又一个截止日期。

这个版本的目的更小：找出那些否则可能让你措手不及的承诺。你可以在纸上、用你现有的日历来做，而不必重建你的计划系统。如果你的主要需要是家务，而不是回顾，请使用另外的清洁流程清单。

每周整理流程应该包括什么？

包括：回头看看有没有遗留的事项，向前看看有哪些日期，检查待回复的事项，并就下一步行动做出决定。把回顾与它所产生的任务分开。“周二预约挂号”是一个回顾的结果；去预约则是另一项任务。

David Allen 公司的每周回顾清单包括之前和即将到来的日历、下一步行动，以及等待事项。它完整的方法，比这份简短的个人事务回顾更宽泛。这里有用的想法，是检查承诺本来就记录在哪些地方。

开始之前，使用这些界限：

• 回顾：找出一个事项，检查它当前的状态，并决定接下来会怎样。
• 执行：完成实际的预订、表格、维修或购买。
• 准备：把需要的文件或物品，放在你之后能用到的地方。
• 休息：不必产出一项完成的任务的时间。

你可以选择在整理期间做一个小行动。让它成为一个选择，而不是自动邀请每一项任务都进入这个时段。

1. 选一个回顾的时间窗口和一个看得见的终点

选一个你能查看相关记录的时间。周日并不是这个方法的一部分。一个周中的休息日，或者你工作周期的末尾，同样合适。

先写下结束的条件：“下周的固定日期已核对，零散的承诺已记录，第一个必要的行动也很清楚。”不需要一个干净的收件箱，也不需要一份清空的任务清单。

然后选择你想给这次尝试多少时间。下面这个二十分钟的示例，是一个起始的计划，并不是一个要去打破的目标。如果你的文件需要更长时间，就减少你要回顾的地方的数量，或者另选一个时间来做额外的工作。

只收集这次回顾需要的东西：

• 你实际在用的日历。
• 个人任务已经放在的地方。
• 一个放新收到的文件的文件夹或托盘。
• 一份简短的清单，列出你在等的回复或物品。
• 一张空白的便条，用来记录决定，如果目前的任务清单没有空间的话。

不要一开始就去买计划本、整理每一份文件，或更换应用。这些可能变成单独的项目。对于这次尝试，在一个熟悉的地方写一条清楚的备注，就够了。

如果你和别人共同生活，请决定这次回顾涵盖哪些承诺。你的回顾可以显示某个问题需要一个答案。它不能替别人决定他们是否有空，也不能在没有约定的情况下，让他们对某项任务负责。

2. 在增加更多任务之前，先查看日历

回看得足够远，以便发现上次回顾遗留的未完成的后续工作。有没有一次拜访产生了一份表格？有没有哪个预约变了？你有没有答应过在一次通话后发送什么东西？

然后向前看，看下一周。对任何不确定的事项，核对原始的细节。写下在某个日期之前必须做的准备，而不仅仅是日期本身。

例如，周三的预约，可能需要周一申请一份文件。周五的出行，可能需要在周四晚上之前打包。这些更早的行动，也属于计划。

康奈尔大学学习策略中心建议，在安排灵活的工作之前，先把固定的安排和个人的需要放到每周日历上。对这次回顾来说，这是一个有用的顺序：先找出实际存在的空间，再选择还往里面放什么。

用几个朴素的问题，检查每一项固定的安排：

• 日期还是对的吗？
• 路程或准备需要单独留出时间吗？
• 在我采取行动之前，我需要某个人的信息吗？
• 这与另一项安排或照护需要有冲突吗？
• 我会在哪里再次看到这项准备任务？

把原来的日历保留为预约的记录。不要仅仅因为你在做整理，就把每个事件都复制到第二个工具里。两份相互竞争的日历，可能让你不确定该更新哪一份。

对于没有得到确认的日期，写“等待确认”。不要用一个假设的时间来填补这个空缺。你可以规划下一次检查，而不必假装答案是已知的。

3. 收集零散的任务，而不必打开每一个收件箱

零散的任务，是一项你没有放在一个你会去查看的地方的承诺。它可能写在一张收据上、一条消息里，或者在你的记忆中。目的是给它一个有用的归处，而不是处理你曾收到过的每一条消息。

选择这一周重要的那一小部分来源。例如：文件托盘、做了标记的个人消息，以及你白天记下想法的那条备注。如果没有检查的内容可能影响计划，就写明你没有检查什么。

给每个事项一个决定：

“整理保险”还不是一个下一步行动。“找到续保通知，并查看它的到期日”则有开始，也有结束。保留足够的细节，让你能够继续，而不必再次解决同一个问题。

避免把每个事项都变成完整的项目计划。如果你需要比较好几个选项，就记录第一个调研行动，把比较留到它自己的时间。当一个任务标签仍然藏着第一步时，启动任务指南可以帮到你。

4. 检查等待中的事项和有日期的义务

有些工作在另一个人答复之前，无法推进。让它与你还没开始的工作区分开来。否则，同一项受阻的任务，可能一天天往后挪，却没有任何有用的改变。

对每个等待中的事项，记录：

• 你在等什么。
• 谁或什么能提供它。
• 如果约定了，你预期什么时候得到答复。
• 如果检查有用，你什么时候再次检查。

不要替别人编造一个答复的期限。“周二查看是否已定下日期”，与“他们周二之前会确认”是不同的。

对于账单或官方表格，请查看真实的文件。每周整理是一次注意到到期日的机会，并不能替代必需的付款、提交或确认。在增加另一个提醒之前，先记录这个行动是否仍然需要。

美国消费者金融保护局的“你的钱，你的目标”工具包包括一份账单日历，以及用于现金流的单独工具。如果你需要，请使用一份适合这些细节的记录。像“检查有日期的文件”这样的日常计划标题，不需要包含账户号码或付款金额。

如果某个事项有严重的后果，或要求不清楚，请从相关的服务机构得到答案。不要靠选一个方便的日期，或者因为看了一眼就把这个事项标为已完成，来化解这种不确定。

5. 选择适合接下来这一周的下一步行动

把这些决定放在日历旁边阅读。选出现在需要一个真实位置的事项。有期限的行动，可能需要一个日期；可选的想法，也许只需要在稍后的清单上有一个位置。

不要默认把每一项未完成的任务都往后挪。问问它是否仍然重要，情况是否有所改变，以及它是否放得下。去掉一项旧的可选任务，是一个有效的回顾决定。

把这些区分开：

• 必须在某个日期前完成：检查期限，并计划它所需要的更早的行动。
• 本周有用：如果你想做，就选一个可行的时机。
• 还没准备好：记下缺少什么，而不是假装分配工作时间。
• 现在不选择：把它挪出当前这一周，或者去掉它。

在 Masicampo 和 Baumeister 的计划实验中，在所研究的任务里，制定具体的计划减少了未完成目标带来的干扰。这个发现支持把计划本身当作一个行动来认真对待。它并不意味着每个未完成的事项，都需要在你停止回顾之前完成。

一条有用的下一步行动备注，写明你会做什么，以及它的材料在哪里。“周二午饭后：打开保存的信，找到要求的参考编号”，比“把行政事务管好”更有用。

如果什么都放不下，下一步行动可能是请求帮助，或重新协商一项承诺。更严格的日常计划，无法创造已经被占用的时间。请使用每日流程清单，让必要的需求和空闲的时间保持可见。

复制这份每周整理清单

把一份放在你的日历旁边。根据你的承诺实际到达的地方，调整所列的来源。

回顾的时机：___
停止点：___
回看：检查上周的日期，看有没有未完成的后续工作。
向前看：确认下周的日期和更早的准备。
收集：查看这些接收新事项的地方： ___
等待：检查回复、缺少的物品和有用的后续日期。
选择：给必要的行动一个适合真实的一周的位置。
收尾：让下一步行动和它的材料容易找到。
这次没有检查的：___

“没有检查的”这一行，让一次小小的回顾保持诚实。它不是又一个要求你检查一切的要求。如果选定的范围是文件托盘，那么旧邮件存档的其余部分，就不会悄悄地成为这个时段的一部分。

把卡片放在你会用到的地方，而不是放在一个只有在你已经落后时才会打开的文件夹里。如果卡片变长了，就去掉那些从不改变任何决定的提示。

一个二十分钟的每周整理示例

假设你的一周包括周三的一次预约、一个可能的送货，以及一份到期日临近的表格。你在周一下午有二十分钟用于回顾。

下面是划分这个时段的一种方式：

这些用时合计 5 + 5 + 4 + 4 + 2 = 20 分钟。你并没有承诺在找到表格的那五分钟里把它填完。你也没有假设送货会在一个没有人确认的日子发生。

最后，做出的决定可能是：

• 周二晚上，把预约所需的文件放进包里。
• 在另一个行政事务的时段里，找到表格的参考编号。
• 在安排在家的时间之前，先询问送货的日期。
• 把旧的、可选的归档项目，留在本周的当前工作之外。

如果检查日历用了十分钟，就选择减少什么。你可以只检查有日期的文件，把托盘里剩下的记录为未检查，并仍然留下一个清楚的下一步行动。不要悄悄地把一次二十分钟的回顾，变成一个没有尽头的下午。

让整理适应你拥有的这一周

当你的休息日有变化时

在知道下一个工作日程之后，再选择回顾的时间。使用同样的回顾步骤，但每次都要核对实时的日期。多变日程指南介绍了，如何在不强求一个固定的每日开始时间的情况下，保持一个稳定的流程。

如果你使用提醒，当你真正的时机变化时，就挪动它。一个在轮班期间到来的提醒，并不会在那个班次里创造出休息。回顾可以每周一次，而不必总是在周日。

当你和别人共同处理个人事务时

用这次回顾找出需要约定的问题。“谁可以收货？”是留给受影响的人的问题，而不是悄悄分配给别人的任务。

在你们约定好一个行动之后，把它的负责人和日期，保留在你们已在使用的共享记录里。你可以在 Skye 里给自己的回顾计时，同时把实际共同的承诺保留在别处。

当你几乎没有余地时

检查下一项固定的安排、它需要什么，以及一个未解决的有日期的事项。然后让下一步行动保持可见，并停下来。你不需要把整个回顾压缩到更快的倒计时里。

如果较长的版本总是变得太多，就去掉一些来源，或者降低检查可选事项的频率。低能量日常计划指南，是从减少要求入手，而不是要求你把同样的工作做得更快。

用 Skye 来做回顾的步骤，而不是日历

Skye 可以引导一次每周整理，每项手动输入的任务都有各自独立的计时器。使用诸如“检查日期”“检查文件”“回顾等待中的事项”和“选择下一步行动”这样的名称。把预约的详情和由此产生的行动，保留在你的日历或任务记录里。

这样的分工，让工具有了不同的职责。日历说明安排了什么。任务记录说明需要做什么。Skye 引导你用来检查这两者的重复步骤。

你可以在日常计划中暂停、跳过或调整任务时间。如果回顾一份文件，变成了做完整份表格，就暂停，并判断你是否在改变这个时段的目的。计时器结束，是回顾计划的提示，并不是无视真实义务的许可。

如果开始提醒会有帮助，请使用日常计划提醒设置。你也可以不带提醒，照着同一张纸质卡片做。在 Scott 和 Gilbert 对现实生活中的计划的研究中，人们根据重要性和对记住的信心，有选择地使用提醒。你不需要为回顾发现的每一个事项都设一个通知。

常见问题

每周整理一定要在周日吗？

不是。选一个你能看到即将到来的安排、并能查看所需记录的时机。如果你的工作周期有变化，就保持回顾的步骤，而挪动时机。多变日程指南展示了如何把流程与固定的开始时间分开。

如果每周整理花的时间比我拥有的时间长，怎么办？

缩小回顾的范围，并记录你没有检查什么。优先考虑下一个固定的日期，以及它所需要的准备。把较大的任务放进它们自己的时段，而不是全都在回顾里做完。

Skye 能自动收集我的日历事件和零散的任务吗？

这些细节请使用你现有的日历和任务记录。在 Skye 里手动输入回顾的步骤，并自己检查记录。流程计时器与计划工具对比解释了，为什么引导一个流程，与掌管更宽泛的计划，是不同的工作。

我应该一发现小任务，就马上做吗？

只有当你选择把回顾的时间这样用时才需要。发现了一项小任务，并不会让它比检查一个即将到来的截止日期更紧急。先记录这个行动，再决定它属于这个时段，还是之后的某个时段。

让这一周更清晰，而不是更满

整理的有用结局，是几个合理的决定：一个确认的日期、一个清楚的下一步行动，以及一条关于仍在等待什么的如实备注。它不是一个收拾完的家、一个清空的收件箱，或者一个完美的计划。

要把回顾当作计时的步骤来执行，请在 Skye 里建立你的每周整理流程。让它保持得足够小，好把这一天的一部分留给你自己。