Bütün Gününüzü Almayan Haftalık Sıfırlama Rutini

Haftalık sıfırlama rutini, önümüzdeki hafta dikkatinizi neyin gerektireceğine dair kısa bir gözden geçirmedir. Takviminizi kontrol edin, açıkta kalan görevleri toplayın, başka birini bekleyen işleri gözden geçirin ve birkaç sonraki eylemi seçin. Bu seçimlerin net bir yeri olduğunda durun. Bulduğunuz bütün işi bitirmeniz gerekmez.

Bu son kısım önemlidir. “Pazar sıfırlaması” adlı bir liste; temizliği, alışverişi, yemek pişirmeyi, çamaşırı, yanıtlanmamış her mesajı ve hayatınız için yeni bir planı içerecek kadar büyüyebilir. O zaman bir izin günü başka bir son tarihe dönüşür.

Bu sürümün daha küçük bir amacı var: Sizi aksi hâlde şaşırtabilecek taahhütleri bulmak. Bunu kâğıt üzerinde, güncel takviminizle ve planlama sisteminizi yeniden kurmadan yapabilirsiniz. Asıl ihtiyacınız gözden geçirme değil de ev işiyse ayrı temizlik rutini kontrol listesini kullanın.

Haftalık sıfırlama rutini neleri içermeli?

Açıkta kalan işler için geriye bir bakış, tarihler için ileriye bir bakış, bekleyen yanıtların bir kontrolü ve sonraki eylemler hakkında bir karar içersin. Gözden geçirmeyi, yarattığı görevlerden ayrı tutun. “Salı günü randevuyu al” bir gözden geçirme sonucudur; randevuyu almak başka bir görevdir.

David Allen Company’nin Haftalık Gözden Geçirme kontrol listesi önceki ve gelecek takvimleri, sonraki eylemleri ve beklenen öğeleri içerir. Tam yöntemi bu kısa kişisel idari gözden geçirmeden daha geniştir. Burada yararlı olan fikir, taahhütlerin zaten bulunduğu yerleri kontrol etmektir.

Başlamadan önce şu sınırları kullanın:

• Gözden geçir: Bir öğeyi bul, güncel durumunu kontrol et ve sonra ne olacağına karar ver.
• Yap: Gerçek rezervasyonu, formu, onarımı ya da satın almayı tamamla.
• Hazırla: Gereken bir belgeyi ya da öğeyi sonra kullanabileceğiniz bir yere koy.
• Dinlen: Bitmiş bir görev üretmek zorunda olmayan zaman.

Sıfırlama sırasında küçük bir eylem yapmayı seçebilirsiniz. Bunu bir tercih yapın; her görevin oturuma girmesi için otomatik bir davet yapmayın.

1. Bir gözden geçirme penceresi ve görebileceğiniz bir bitiş seçin

İlgili kayıtları kontrol edebileceğiniz bir zaman seçin. Pazar yöntemin parçası değildir. Haftanın ortasındaki bir izin günü ya da çalışma döngünüzün sonu da aynı derecede uygun olabilir.

Önce bitiş koşulunu yazın: “Gelecek haftanın sabit tarihleri kontrol edildi, açıktaki taahhütler kaydedildi ve gerekli ilk eylem net.” Temiz bir gelen kutusu ya da boş bir görev listesi gerekmez.

Sonra bu denemeye ne kadar zaman vermek istediğinizi seçin. Aşağıdaki yirmi dakikalık örnek bir başlangıç planıdır; yenilecek bir hedef değildir. Kâğıtlarınız daha uzun sürüyorsa gözden geçirdiğiniz yerlerin sayısını azaltın ya da ek iş için başka bir zaman seçin.

Yalnızca gözden geçirmenin ihtiyaç duyduğunu toplayın:

• Gerçekten kullandığınız takvim.
• Kişisel görevlerin zaten bulunduğu yer.
• Gelen kâğıtlar için bir klasör ya da tepsi.
• Beklediğiniz yanıtların ya da öğelerin kısa bir listesi.
• Güncel görev listesinde yer yoksa kararlar için boş bir not.

Bir planlayıcı satın alarak, her dosyayı ayıklayarak ya da uygulama değiştirerek başlamayın. Bunlar ayrı projelere dönüşebilir. Bu deneme için tanıdık bir yerdeki net bir not yeterlidir.

Bir evi paylaşıyorsanız bu gözden geçirmenin hangi taahhütleri kapsadığına karar verin. Gözden geçirmeniz bir sorunun yanıt gerektirdiğini gösterebilir. Başka bir kişinin müsaitliğine karar veremez ya da anlaşma olmadan onu bir görevden sorumlu kılamaz.

2. Daha fazla görev eklemeden önce takvimi kontrol edin

Son gözden geçirmeden kalan bitmemiş takipleri yakalamak için yeterince geriye bakın. Bir form çıkaran bir ziyaret oldu mu? Bir randevu değişti mi? Bir görüşmeden sonra bir şey göndermeyi vaat ettiniz mi?

Sonra gelecek haftaya kadar ileriye bakın. Emin olmadığınız her şey için özgün ayrıntıları kontrol edin. Yalnızca tarihi değil, bir tarihten önce yapılması gereken hazırlığı da yazın.

Örneğin, çarşamba günkü bir randevu pazartesi istenen bir belgeye ihtiyaç duyabilir. Cuma günkü bir yolculuk perşembe akşamından önce bavul hazırlamayı gerektirebilir. Bu daha erken eylemler de plana aittir.

Cornell’in Öğrenme Stratejileri Merkezi sabit taahhütleri ve kişisel ihtiyaçları, esnek işten önce haftalık takvime koymayı önerir. Bu gözden geçirme için yararlı bir sıradır: Başka neyi yerleştireceğinizi seçmeden önce gerçekten var olan boşluğu bulun.

Her sabit taahhüdü birkaç basit soruyla kontrol edin:

• Tarih hâlâ doğru mu?
• Yolculuk ya da hazırlık için ayrı bir pay gerekiyor mu?
• Harekete geçmeden önce birinden bilgiye ihtiyacım var mı?
• Bu başka bir taahhütle ya da bir bakım ihtiyacıyla çakışıyor mu?
• Hazırlık görevini nerede yeniden göreceğim?

Randevular için kayıt olarak özgün takvimi tutun. Sırf bir sıfırlama yapıyorsunuz diye her etkinliği ikinci bir araca kopyalamayın. Birbiriyle yarışan iki takvim, hangisini güncelleyeceğiniz konusunda sizi belirsiz bırakabilir.

Onaylanmamış bir tarih için “onay bekleniyor” yazın. Boşluğu varsayılan bir saatle doldurmayın. Yanıtın bilindiğini varsaymadan bir sonraki kontrolü planlayabilirsiniz.

3. Her gelen kutusunu açmadan açıktaki görevleri toplayın

Açıktaki görev, kontrol edeceğiniz bir yere koymadığınız bir taahhüttür. Bir makbuzda, bir mesajda ya da aklınızda olabilir. Amaç ona yararlı bir yer vermektir; şimdiye kadar aldığınız her mesajı işlemek değil.

Bu hafta önem taşıyan küçük bir kaynak kümesi seçin. Örneğin: kâğıt tepsisi, işaretlenmiş kişisel mesajlar ve gün içinde düşüncelerinizi koyduğunuz not. Plan etkilenebilecekse neyi kontrol etmediğinizi adlandırın.

Her öğeye tek bir karar verin:

“Sigortayı hallet” henüz bir sonraki eylem değildir. “Yenileme mektubunu bul ve son tarihine bak”ın bir başlangıcı ve bir bitişi vardır. Aynı soruyu yeniden çözmek zorunda kalmadan devam edebilmek için yeterli ayrıntıyı tutun.

Her öğeyi tam bir proje planına dönüştürmekten kaçının. Birkaç seçeneği karşılaştırmanız gerekiyorsa ilk araştırma eylemini kaydedin ve karşılaştırmayı kendi zamanına bırakın. Bir görev etiketi hâlâ ilk adımı gizliyorsa göreve başlama rehberi yardımcı olur.

4. Bekleyen öğeleri ve tarihli yükümlülükleri kontrol edin

Bazı işler başka biri yanıt verene kadar ilerleyemez. Bunu henüz başlamadığınız işten ayrı tutun. Aksi hâlde aynı tıkanmış görev, yararlı bir değişiklik olmadan günden güne taşınabilir.

Her bekleyen öğe için şunları kaydedin:

• Neyi beklediğinizi.
• Bunu kimin ya da neyin sağlayabileceğini.
• Kararlaştırıldıysa ne zaman bir yanıt beklediğinizi.
• Bir kontrol yararlıysa ne zaman yeniden kontrol edeceğinizi.

Başka birinin adına bir yanıt son tarihi uydurmayın. “Salı günü bir tarihin kararlaştırılıp kararlaştırılmadığını kontrol et”, “Salı gününe kadar onaylayacaklar”dan farklıdır.

Faturalar ya da resmî formlar için gerçek belgeyi kontrol edin. Haftalık sıfırlama bir son tarihi fark etme fırsatıdır; gereken ödemenin, gönderimin ya da onayın yerini tutmaz. Başka bir hatırlatıcı eklemeden önce eylemin hâlâ gerekip gerekmediğini kaydedin.

ABD Tüketici Finansal Koruma Bürosu’nun Your Money, Your Goals araç seti, bir fatura takvimi ve nakit akışı için ayrı araçlar içerir. Gerekirse bu ayrıntılara uygun bir kayıt kullanın. “Tarihli evrakı kontrol et” gibi bir rutin başlığının hesap numaralarına ya da ödeme tutarlarına ihtiyacı yoktur.

Bir öğenin ciddi sonuçları ya da belirsiz bir gereksinimi varsa yanıtı ilgili hizmetten alın. Belirsizliği elverişli bir tarih seçerek ya da yalnızca baktığınız için öğeyi bitmiş işaretleyerek çözmeyin.

5. Gelecek haftaya uyan sonraki eylemleri seçin

Kararları takvimin yanında okuyun. Şimdi gerçek bir yere ihtiyaç duyanı seçin. Son tarihi olan bir eylem bir tarihe ihtiyaç duyabilir; isteğe bağlı bir fikir yalnızca daha sonraki bir listede yer isteyebilir.

Bitmemiş her görevi varsayılan olarak ileri taşımayın. Hâlâ önemli olup olmadığını, koşulların değişip değişmediğini ve sığıp sığamayacağını sorun. Eski bir isteğe bağlı görevi kaldırmak geçerli bir gözden geçirme kararıdır.

Bunları birbirinden ayrı tutun:

• Bir tarihe kadar yapılmalı: Son tarihi kontrol edin ve gerektirdiği daha erken eylemi planlayın.
• Bu hafta yararlı: Yapmak istiyorsanız uygun bir fırsat seçin.
• Hazır değil: Sahte çalışma zamanı atamak yerine neyin eksik olduğunu kaydedin.
• Şimdi seçmiyorum: Etkin haftadan çıkarın ya da kaldırın.

Masicampo ve Baumeister’ın planlama deneylerinde, belirli planlar yapmak, incelenen görevlerde bitmemiş hedeflerin yarattığı dikkat dağınıklığını azalttı. Bulgu, bir planı kendi başına bir eylem olarak ciddiye almayı destekler. Gözden geçirmeyi bırakabilmeniz için her bitmemiş öğenin tamamlanması gerektiği anlamına gelmez.

Yararlı bir sonraki eylem notu neyi yapacağınızı ve malzemelerinin nerede olduğunu söyler. “Salı, öğle yemeğinden sonra: kayıtlı mektubu aç ve istenen referans numarasını bul”, “idari işlerin başında ol”dan daha kullanışlıdır.

Hiçbir şey sığmıyorsa sonraki eylem yardım istemek ya da bir taahhüdü yeniden müzakere etmek olabilir. Daha sıkı bir rutin, zaten dolu olan zamanı yaratamaz. Temel ihtiyaçları ve boş zamanı görünür tutmak için günlük rutin kontrol listesini kullanın.

Bu haftalık sıfırlama kontrol listesini kopyalayın

Bir kopyayı takviminizin yanında tutun. Adı geçen kaynakları, taahhütlerinizin gerçekten geldiği yerlere göre değiştirin.

Gözden geçirme zamanı: ___
Durma noktası: ___
Geriye bak: Geçen haftanın tarihlerini bitmemiş takipler için kontrol et.
İleriye bak: Gelecek haftanın tarihlerini ve daha erken hazırlığı doğrula.
Topla: Şu gelen yerleri gözden geçir: ___.
Bekle: Yanıtları, eksik öğeleri ve yararlı takip tarihlerini kontrol et.
Seç: Gerekli eylemlere gerçek haftaya uyan bir yer ver.
Kapat: Sonraki eylemi ve malzemelerini kolay bulunur bırak.
Bu kez kontrol edilmeyen: ___

“Kontrol edilmeyen” satırı küçük bir gözden geçirmeyi dürüst tutar. Her şeyi kontrol etme yönünde başka bir talep değildir. Seçilen kapsam kâğıt tepsisiyse eski bir e-posta arşivinin geri kalanı sessizce oturumun parçası olmaz.

Kartı kullanacağınız bir yerde tutun; yalnızca zaten geride kaldığınızda açtığınız bir klasörde değil. Kart uzarsa hiçbir kararı değiştirmeyen ipuçlarını kaldırın.

Yirmi dakikalık haftalık sıfırlama örneği

Haftanızın bir çarşamba randevusu, olası bir teslimat ve son tarihi yaklaşan bir form içerdiğini varsayın. Pazartesi öğleden sonra bir gözden geçirme için yirmi dakikanız var.

Bu oturumu bölmenin bir yolu:

Paylar toplamda 5 + 5 + 4 + 4 + 2 = 20 dakikadır. Formu bulmak için kullanılan beş dakikada bitireceğinizi vaat etmediniz. Ayrıca kimsenin onaylamadığı bir günde teslimatın yapılacağını varsaymadınız.

Sonunda kararlar şunlar olabilir:

• İstenen randevu belgesini salı akşamı çantaya koy.
• Formun referans numarasını ayrı bir idari oturumda bul.
• Evde zaman ayırmadan önce teslimat tarihini sor.
• Eski isteğe bağlı dosyalama projesini bu haftanın etkin işinin dışında bırak.

Takvim kontrolü on dakika sürerse neyi azaltacağınızı seçin. Yalnızca tarihli kâğıtları kontrol edebilir, tepsinin geri kalanını kontrol edilmemiş olarak kaydedebilir ve yine de net bir sonraki eylem bırakabilirsiniz. Yirmi dakikalık bir gözden geçirmeyi sessizce sonu açık bir öğleden sonraya dönüştürmeyin.

Sıfırlamayı sahip olduğunuz haftaya uyarlayın

İzin günleriniz değiştiğinde

Gözden geçirmeyi bir sonraki çalışma programı bilindikten sonra seçin. Aynı gözden geçirme adımlarını kullanın, ama her seferinde güncel tarihleri kontrol edin. Değişen programlar rehberi, sabit bir günlük başlangıç zorlamadan kararlı bir sıranın nasıl tutulacağını ele alır.

Bir hatırlatıcı kullanıyorsanız gerçek fırsatınız değiştiğinde onu taşıyın. Bir vardiya sırasında gelen hatırlatıcı o vardiyada mola yaratmaz. Gözden geçirme her zaman pazar günü olmadan haftalık olabilir.

Kişisel idari işleri paylaştığınızda

Gözden geçirmeyi, bir anlaşma gerektiren soruları bulmak için kullanın. “Teslimatı kim alabilir?”, etkilenen kişilere sorulacak bir sorudur; sessizce başka birine atanmış bir görev değildir.

Bir eylem üzerinde anlaştıktan sonra sahibini ve tarihini zaten kullandığınız ortak kayıtta tutun. Gerçek ortak taahhütleri başka bir yerde tutarak kendi gözden geçirmenizi Skye’ta zamanlayabilirsiniz.

Çok az yeriniz olduğunda

Bir sonraki sabit taahhüdü, neye ihtiyaç duyduğunu ve çözülmemiş tarihli bir öğeyi kontrol edin. Sonra sonraki eylemi görünür bırakın ve durun. Bütün gözden geçirmeyi daha hızlı geri sayımlara sıkıştırmanız gerekmez.

Uzun sürüm sürekli fazla geliyorsa kaynakları kaldırın ya da isteğe bağlı öğeleri kontrol etme sıklığını azaltın. Düşük enerji rutini rehberi, aynı işi daha hızlı yapmanızı istemek yerine talepleri azaltarak başlar.

Skye’ı gözden geçirme adımları için kullanın; takvim için değil

Skye, elle girilen her görev için ayrı bir zamanlayıcıyla haftalık bir sıfırlamaya rehberlik edebilir. “Tarihleri kontrol et”, “Kâğıtları kontrol et”, “Bekleyen öğeleri gözden geçir” ve “Sonraki eylemleri seç” gibi adlar kullanın. Randevu ayrıntılarını ve ortaya çıkan eylemleri takviminizde ya da görev kaydınızda tutun.

Bu bölüşüm araçlara farklı işler verir. Takvim neyin planlandığını söyler. Görev kaydı neyin yapılması gerektiğini söyler. Skye, ikisini kontrol etmek için kullandığınız tekrarlanan adımlara rehberlik eder.

Bir rutin sırasında görev süresini duraklatabilir, atlayabilir ya da ayarlayabilirsiniz. Bir belgeyi gözden geçirmek bütün formu yapmaya dönüşürse duraklatın ve oturumun amacını değiştirip değiştirmediğinize karar verin. Biten bir zamanlayıcı planı gözden geçirmek için bir istemdir; gerçek bir yükümlülüğü görmezden gelme izni değildir.

Bir başlangıç uyarısı yararlı olacaksa rutin hatırlatıcı kurulumunu kullanın. Aynı kâğıt kartı uyarı olmadan da izleyebilirsiniz. Scott ve Gilbert’ın gerçek dünya planlama çalışmasında insanlar hatırlatıcıları, önem ve hatırlama konusundaki güvene göre seçici biçimde kullandı. Gözden geçirmenin ortaya çıkardığı her öğe için bir bildirime ihtiyacınız yok.

Sık sorulan sorular

Haftalık sıfırlama pazar günü mü olmalı?

Hayır. Gelecek taahhütleri görebildiğiniz ve ihtiyaç duyduğunuz kayıtları kontrol edebildiğiniz bir zaman seçin. Çalışma döngünüz değişirse gözden geçirme adımlarını koruyun, ama zamanı taşıyın. Değişen programlar rehberi, bir sırayı sabit bir başlangıç zamanından nasıl ayıracağınızı gösterir.

Haftalık sıfırlama sahip olduğum zamandan uzun sürerse ne olur?

Gözden geçirmenin kapsamını azaltın ve neyi kontrol etmediğinizi kaydedin. Sonraki sabit tarihe ve gerektirdiği hazırlığa öncelik verin. Daha büyük görevleri gözden geçirmenin içinde hepsini yapmak yerine kendi oturumlarına koyun.

Skye takvim etkinliklerimi ve açıktaki görevlerimi otomatik olarak toplayabilir mi?

Bu ayrıntılar için mevcut takviminizi ve görev kaydınızı kullanın. Gözden geçirme adımlarını Skye’a elle girin ve kayıtları kendiniz kontrol edin. Rutin zamanlayıcı ve planlayıcı karşılaştırması, bir sıraya rehberlik etmenin ve daha geniş planı tutmanın neden farklı işler olduğunu açıklar.

Bulduğum her küçük görevi hemen yapmalı mıyım?

Yalnızca gözden geçirme zamanını bu şekilde harcamayı seçerseniz. Küçük bir görev bulmak, onu yaklaşan bir son tarihi kontrol etmekten daha acil yapmaz. Önce eylemi kaydedin, sonra bu oturuma mı yoksa daha sonrakine mi ait olduğuna karar verin.

Haftayı dolu değil, daha net bırakın

Bir sıfırlamanın yararlı sonu birkaç sağlam karardır: onaylanmış bir tarih, net bir sonraki eylem ve hâlâ neyin beklediğine dair dürüst bir not. Bitmiş bir ev, boş bir gelen kutusu ya da kusursuz bir plan değildir.

Gözden geçirmeyi zamanlı adımlar olarak izlemek için haftalık sıfırlamanızı Skye’ta oluşturun. Günün bir kısmını kendinize bırakacak kadar küçük tutun.