Bir Kontrol Listesini Takip Edebileceğiniz Süreli Bir Rutine Dönüştürün

Bir kontrol listesini süreli bir rutine dönüştürmek için tek bir sonuç seçin, o oturumda gerçekleşemeyecek öğeleri çıkarın ve geri kalanı net eylemler olarak yeniden yazın. Gerekli önceki adımları başa koyun. Ancak bundan sonra eylemlere değiştirebileceğiniz taslak süreler verin.

Zamanlayıcı, dönüştürmenin ilk değil, son parçasıdır. “Evrak işleri: beş dakika” hâlâ hangi kâğıdı açacağınızı ve onunla ne yapacağınızı sizin seçmenize bırakır. İşe yarar bir rutin, başlamadan önce bu soruları yanıtlar.

Bitmiş diziyi kâğıt üzerinde temel bir zamanlayıcıyla izleyebilirsiniz. Görev görev süre tutmak işinize yararlı bir destek katmıyorsa yalnızca kontrol listesini tutun. Rutin zamanlayıcısı ile alışkanlık takipçisi karşılaştırması, hangi tür desteğe ihtiyaç duyduğunuzu seçmenize yardımcı olabilir.

Gerçekte elinizdeki dağınık listeyle başlayın

Akşam kursu kayıt talebine yanıt vermek için hazırlanmış şu örnek kontrol listesini düşünün:

• Evrak işleri.
• Kurs mektubu: Cuma’ya kadar yanıtla.
• Referans numarasını bul.
• Formu doldur.
• Kâğıtları tara?
• Her şeyi gönder.
• Net olmayan bir alan için kurs ofisine sor.
• Kâğıtları kaldır.
• Daha düzenli ol.

Bu, dokuz eşdeğer görev değildir. Bir projeyi, bir son tarihi, olası eylemleri, bir soruyu ve geniş bir dileği karıştırır. Her satıra iki dakika vermek karışıklığı korurdu.

Resmî Getting Things Done yöntemi, malzeme toplamayı bunun işlem gerektirip gerektirmediğine karar vermekten ayırır. “Netleştir” adımı, bir öğe işlem gerektiriyorsa sonraki eylemi sorar. Bütün bir planlama sistemini benimsemeden bu ayrımı kullanabilirsiniz.

Bu örnekte sonuç, net bir sonraki eylemi olan, saklanmış bir taslak yanıt dosyası olacaktır. Gönderme, gerekli kontroller ve sorular çözülünceye kadar bekler. Geri sayım bir formu onaylayamaz.

1. 01Tek bir sonuç seçBu oturumun neyi üreteceğini tanımla.
2. 02Girdiyi ayıklaEylemleri, notları, tarihleri ve soruları ayır.
3. 03Eylemleri sıralaGerekli her önceki adımı başa koy.
4. 04Taslak süreler ekleGerçek işin gerçekleşmesine yer bırak.
5. 05Dene ve onarSoruna yol açan noktayı değiştir.

Son tarihleri ve tıkanan işleri ayrı bir yerde tutun. Bunları bu oturumdan çıkarmak, ortadan kaybolmalarına yol açmamalıdır.

1. Tek bir sonucun etrafına sınır çizin

Sonunda neyin var olacağı hakkında tek bir cümle yazın. “Bu yanıt dosyasını hazırla”nın bir sınırı vardır. “Bütün idari işleri bitir” ise başka bir mektup açtığınız her seferde büyüyebilir.

Özgün listeyi dört gruba ayırın:

“Başka yerde tut”un gerçek bir yere ihtiyacı vardır. Cuma son tarihini tarih planlama sisteminize koyun. Ofis sorusunu ayrı görev listenize koyun. Daha küçük bir rutin, daha küçük bir sorumluluklar kümesi anlamına gelmez.

Taramayı eklemeden önce gerçek talebi kontrol edin. Kâğıt bir yanıt istiyorsa tarama, sonuca hizmet etmeden iş ekleyebilir. Bir dosya gerekiyorsa çıktıyı ve malzemeleri buna göre değiştirin.

2. Her eyleme görebileceğiniz bir bitiş verin

Doğrudan bir fiille başlayın ve nesneyi adlandırın. “Talebi oku ve gerekli öğeleri işaretle”, “Kurs mektubu”ndan daha fazlasını söyler. Devam etmenin ne anlama geldiğini bilmeniz için bir durma noktası ekleyin.

Örneğin:

• Talebi oku: gerekli öğeler ve iade biçimi belirlenmiştir.
• Kâğıtları topla: adı geçen kâğıtlar bir aradadır ya da eksik bir öğe kaydedilmiştir.
• Bilinen alanları doldur: doğru bilinen yanıtlar girilmiştir; sorular yanıtsız kalır.
• Dosyayı kontrol et: incelemeye hazır mı yoksa tıkanmış mı olduğunu bilirsiniz.
• Taslağı sakla: bir yeri ve yazılı bir sonraki eylemi vardır.

W3C’nin “Her Talimatı Ayır” rehberi, web talimatlarında numaralı listeler ve eğer/o zaman tabloları dahil, net biçimde ayrılmış adımları önerir. Bu düzen ilkesini burada uygulayın: birkaç kararı tek bir uzun etiketin içine gizlemeyin.

Ayrıca her tanıdık hareket için bir zamanlayıcıya ihtiyacınız yok. “Gerekli kâğıtları topla”, size yeterli yön veriyorsa tek bir adım olarak kalabilir. Sırada hangi kâğıdın geldiğini bilmediğiniz için tekrar tekrar duruyorsanız bölün.

Doğruluğu zamandan ayrı tutun. “Bilinen alanları doldur”, satırı tamamlanmış gösterecek bir tahminde değil, yanıtlayamadığınız bir soruda biter.

3. Gerekli önceki adımları başa koyun

Bazı görev sıraları bir tercihtir. Bazıları bir gerekliliktir. Önce masayı temizlemeyi tercih edebilirsiniz, ama hangi kâğıtları istediğini bilmek için önce talebi okumanız gerekir.

Bu ilişki bir bağımlılıktır: bir eylem, başka bir eylemin sonucuna ihtiyaç duyar. Örnek dosya için ana sıra şudur:

Gereksinimleri oku → kâğıtları topla → bilinen alanları doldur → dosyayı kontrol et → taslağı sakla ve sonraki eylemi yaz → kullanılmayan kâğıtları iade et.

Sırayı geriye doğru da kontrol edin. Yararlı bir sonraki eylemi saklamak için neyin kaldığını bilmeniz gerekir. Neyin kaldığını bilmek için kontrol sırasında talebin taslağın yanında olması gerekir.

“Ofis yanıtını bekle”yi kısa süreli bir dizinin ortasına koymayın. Geri sayım yaparak bir yanıtın gelmesini sağlayamazsınız. Kaydedilmiş bir soruda ve güvenle saklanmış bir taslakta bitirin, sonra yanıt geldiğinde devam edin.

Bir arama da aynı nedenle bir çıkış kuralına ihtiyaç duyar. “Referans numarasını bul” sonsuz bir göreve dönüşebilir. “Her zamanki kurs klasörüne bak; yoksa bunu kaydet ve aramayı bırak” size ileriye giden bir yol verir.

4. İş netleştikten sonra süreleri ekleyin

Karşılamanız gereken standartları değil, başlangıç paylarını seçin. Benzer görevlerden notlarınız varsa onları kullanın. Elle görev süresi rehberi, görev işini kesintilerden nasıl ayıracağınızı açıklar.

Başlamadan önce malzemelerin hazır olduğunu kontrol edin:

• Gerçek talep ve boş form.
• Gerekli kâğıtların genellikle bulunduğu klasör.
• Doğru yanıtların taslağını hazırlamanın bir yolu.
• Dosyayı saklamak için bir yer.
• Sorular ve sonraki eylem için ayrı bir liste.

Örnek, tarama gerektirmeyen kâğıt bir iade varsayar. Talebiniz gerektiriyorsa bir tarama adımı ekleyin.

Toplam 3 + 4 + 4 + 3 + 2 + 2 = 18 dakikadır. Yirmi beş dakikalık bir boş zamanda bu, kurulum ya da gecikmeler için yedi dakika bırakır.

Mevcut süre çok küçükse daha az öğe hazırlayın ya da başka bir zaman seçin. Çakışmayı gizlemek için her geri sayımı küçültmeyin.

5. Rutine girmeyenleri hesaba katın

Temiz diziyi özgün listeyle karşılaştırın. Anlamlı her öğenin, süreli bir eyleme dönüşmese bile bir yeri olmalıdır.

Bu örnekte:

• Evrak işleri: tek bir taslak dosyaya daraltıldı.
• Cuma son tarihi: tarih planlamada kalır.
• Referans numarası ve form: toplama ve taslak hazırlamaya dahil.
• Tarama: yalnızca gerçek talep gerektiriyorsa eklenir.
• Gönderme: gerekli yanıtları ve kontrolleri bekler.
• Ofis sorusu: ayrı eylem listesinde tutulur.
• Kâğıtları kaldırma: sona yakın dahil edilir.
• Daha düzenli olmak: geniş bir hedeftir, süreli bir adım değil.

Bu son karşılaştırma önemlidir. Derli toplu yeni bir liste, gerçek son tarihi ya da göndermeyi engelleyen soruyu sessizce düşürürken tam görünebilir.

Aynı yöntem, sınırlı diğer görevler için de işe yarar. Bir masraf talebi “geri ödeme tamamlandı” yerine “inceleme için hazır” diye bitebilir. Bir çalışma kurulumu “konu öğrenildi” yerine “malzemeler açık ve ilk alıştırma seçilmiş” diye bitebilir. Şu anda gerçekten üretebileceğiniz sonucu adlandırın.

6. Diziyi deneyin ve başarısız olan noktayı onarın

Listeyi uygun bir zaman diliminde bir kez izleyin. Bir talimat net olmadığında, bir malzeme eksik olduğunda ya da sıra sizi geriye götürdüğünde kısa bir not alın.

Olayı bir onarım seçmek için kullanın:

Zamanlayıcının bitmesi, yerinizi kontrol etmek için bir ipucudur; işin bittiğinin kanıtı değildir. Atlanmış bir kontrol de dosyayı göndermeye hazır hale getirmez. Bu örneğe sığdırmak için gerekli bakım, hukuki, mali ve güvenlik prosedürlerini sıkıştırmak yerine onları izleyin.

Bitmiş diziyi Skye’a elle girin

Skye’ta bitmiş görevleri girin, sıralarını ve sürelerini belirleyin ve her görev için bir zamanlayıcıyı izleyin. Gerektiğinde duraklatabilir, atlayabilir ya da süreyi değiştirebilirsiniz. Bu rehberdeki ayıklama ve sıralama kararlarını siz verirsiniz; rutin ve zamanlayıcı yardımı sonucu nasıl gireceğinizi açıklar.

Bu kontrol listesi otomatik bir içe aktarma değildir. Skye bunu görev adımlarına dönüştürmez ya da sizin için randevuları yeniden planlamaz. Son tarihleri ve dışarıdaki soruları, zaten bunlar için kullandığınız yerlerde tutun. Günleriniz farklılık gösteriyorsa hangi diziyi izleyeceğinizi seçmeden önce değişen çizelgeler için elle rutin seçimini kullanın.

Boş dönüştürme çalışma sayfanız

Kendi listeniz için her öğe adına şu alanları yazın:

1. Özgün öğe: kaba listenin söylediği.
2. Bu sonuç için eylem: net fiil ve nesne.
3. Önce ihtiyaç duyulan: gereken bilgi ya da malzemeler.
4. Durma noktası: bu adımın sonucu sayılan şey.
5. Taslak süre: değiştirebileceğiniz bir pay.
6. Dışarıdaki yeri: bir tarihin, sorunun ya da ayrı eylemin ait olduğu yer.

En üste tek oturum sonucunu yazın. En alta, temel bir şey eksikse ne yapacağınızı yazın. Bu, ilk sürüm için yeterli yapıdır.

Sık sorulan sorular

Geniş bir kontrol listesi öğesini süreli bir göreve nasıl dönüştürürüm?

Görebileceğiniz tek bir sonuç seçin, sonra onu üreten eylemi adlandırın. “Evrak işleri”ni “talebi oku ve gerekli öğeleri işaretle” ile değiştirin. Başlangıç payını yalnızca eylem ve bitiş netleştikten sonra ekleyin. Bir denemeden sonra bu payı gözden geçirmek için görev süresi rehberini kullanın.

Bu kontrol listesini Skye’a içe aktarabilir miyim?

Hayır. Görevleri ve süreleri elle girin, sonra ihtiyaç duyduğunuz sırayı belirleyin. Çalışma sayfası, dizide nelerin yer alacağına karar vermenize yardımcı olur; bir içe aktarma dosyası değildir. Kendi listenizi girmeden önce Skye kurulum yardımına bakın.

Süreli bir adım tıkandığında ne yapmalıyım?

Eksik öğeyi ya da yanıtı kaydedin ve işi güvenli bir yerde bırakın. Skye’ta görevi duraklatın ya da uygun olduğunda atlayın, ama gerekli bir kontrolü tamamlanmış olarak işaretlemeyin. Sonraki eylemi ve herhangi bir son tarihi geri sayımın dışında tutun; böylece kaybolmazlar.

Bütün gününüzü değil, tek bir listeyi dönüştürün

Zaten kullandığınız bir kontrol listesini alın ve yararlı tek bir sonuç seçin. Süre eklemeden önce onu ayıklayın, eylemleri adlandırın ve sırayı kontrol edin. Bitmiş rutin, görev sırasında sizi daha az kararla baş başa bırakmalı; planın bakımını yaparken daha fazla iş çıkarmamalıdır.