把清单变成你能照着做的计时流程

要把清单变成计时流程，先选定一个结果，去掉这次时段里不可能完成的事项，再把其余的事项改写成清楚的行动。把必需的前置步骤放在最前面。然后，才给这些行动设定你可以调整的初步时长。

计时器是转换的最后一部分，而不是第一部分。“文书工作：五分钟”仍然让你得自己选择先打开哪份文件、拿它做什么。一个有用的流程，会在你开始之前就回答这些问题。

你可以在纸上配合一个基础计时器，照着做完成后的流程。如果逐项计时没有带来任何有用的帮助，就只保留清单。日常计划计时器与习惯追踪器对比可以帮你选择需要哪一种支持。

从你手上真实的杂乱清单开始

来看这份回复晚间课程报名请求的示例清单：

• 文书工作。
• 课程来信：周五前回复。
• 找到参考编号。
• 填写表格。
• 要不要扫描文件？
• 提交所有材料。
• 就一个不清楚的栏目询问课程办公室。
• 把文件收起来。
• 变得更有条理。

这不是九项同等的任务。它把一个项目、一个截止日期、一些可能的行动、一个问题和一个宽泛的愿望混在了一起。给每一行都分配两分钟，只会让这种混乱原样保留下来。

官方的“搞定”（Getting Things Done）方法把收集材料和判断它是否需要行动分开。它的“厘清”步骤要求，当一件事需要行动时，写出下一步行动。你不必采用一整套规划体系，也可以运用这种区分。

在这个示例中，结果将是一份已存放好的回复材料草稿，并写明了下一步行动。发送要等到必需的检查和问题都解决之后。倒计时无法批准一份表格。

1. 01选定一个结果确定这次时段要产出什么。
2. 02分类输入内容区分行动、备注、日期和问题。
3. 03排列行动顺序把每个必需的前置步骤放在最前面。
4. 04加上初步时间给真正的工作留出发生的空间。
5. 05尝试并修正改变引起麻烦的那个环节。

把截止日期和被卡住的工作放在另一个地方。把它们从这次时段中拿走，不能让它们消失。

1. 为一个结果划定边界

用一句话写下最后会产出什么。“准备这份回复材料”有边界。“处理完所有行政事务”则会在你每打开一封信时不断变大。

把原来的清单分成四组：

“放在别处”需要一个真实的去处。把周五的截止日期放进你的日期规划系统。把向办公室提问放进你单独的任务清单。一个更小的流程，并不意味着责任变少了。

在加入扫描之前，先核对真实的请求。如果它要求的是纸质回复，扫描可能只会增加工作，却无助于结果。如果它需要一个文件，就相应地改变产出和材料。

2. 给每个行动一个看得见的终点

以一个直接的动词开头，并写明对象。“阅读请求并标出必需的项目”比“课程来信”告诉你的更多。再加上一个停止点，这样你就知道继续往下走意味着什么。

例如：

• 阅读请求：已确认必需的项目和交回的格式。
• 收齐文件：指定的文件已放在一起，或者已记录缺少的一项。
• 填写已知栏目：已准确填入已知的答案；有疑问的留空。
• 检查材料：你知道它是可以送审，还是被卡住了。
• 存放草稿：它有了存放的地方，并有一条写明的下一步行动。

W3C 的“分开每一条说明”指南建议，在网页说明中把步骤清楚地分开，包括使用编号列表和“如果/那么”表格。在这里运用这个版式原则：不要把好几个决定藏在一个冗长的标签里。

你也不需要为每一个熟悉的动作都设一个计时器。如果“收齐必需的文件”这一项已经给了你足够的指引，它就可以保持为一个步骤。当你因为不知道下一份该拿哪份文件而一再停下来时，再把它拆开。

把准确性和时间分开。“填写已知栏目”要停在你无法回答的问题处，而不是停在一个为了让这一行看起来完整而作的猜测上。

3. 把必需的前置步骤放在最前面

有些任务顺序是一种偏好，有些则是一种要求。你也许更愿意先把桌子清理干净，但你得先读完请求，才能知道它要求哪些文件。

这种关系叫作依赖关系：一个行动需要另一个行动的结果。对这份示例材料来说，主要的顺序是：

阅读要求 → 收齐文件 → 填写已知栏目 → 检查材料 → 存放草稿并记下下一步行动 → 放回没用到的文件。

也要从后往前检查这个顺序。要存放一条有用的下一步行动，你需要知道还剩下什么。要知道还剩下什么，你需要在检查时把请求放在草稿旁边。

不要把“等待办公室回复”放在一个简短的计时流程中间。你无法靠倒计时让答复到来。要停在一个已记录的问题和一份妥善存放的草稿上，等答复到了再继续。

搜索也需要一条退出规则，原因相同。“找到参考编号”可能变成一项没完没了的任务。“在平时放课程文件的文件夹里找；如果没有，就记下来，并停止搜索”则给了你一条往前走的路。

4. 在工作清楚之后再加时间

选择起始的用时，而不是你必须达到的标准。如果有类似任务的记录，就参考它们。手动记录任务用时指南解释了如何把任务本身的工作和打断区分开。

开始之前，检查材料是否都在手边：

• 实际的请求和空白表格。
• 必需文件通常存放的文件夹。
• 一个能起草准确答案的方式。
• 一个存放材料的地方。
• 一份单独的清单，用来记录问题和下一步行动。

这个示例假设是纸质回复，不需要扫描。如果你的请求需要扫描，就加上一个扫描步骤。

总计是 3 + 4 + 4 + 3 + 2 + 2 = 18 分钟。在一段二十五分钟的空闲时间里，这样还剩七分钟用于准备或应对延误。

如果可用的时间太短，就准备少一些事项，或者另选一个时间。不要把每个倒计时都缩短，来掩盖这个冲突。

5. 说明哪些内容没有进入流程

把整理好的流程与原来的清单对照一下。每一个有意义的事项都应当有个去处，即使它没有成为一个计时的行动。

在这个示例中：

• 文书工作：缩小为一份草稿材料。
• 周五的截止日期：留在日期规划里。
• 参考编号和表格：包含在收集和起草中。
• 扫描：只有在实际请求需要时才加入。
• 提交：等待必需的答案和检查。
• 向办公室提问：留在单独的行动清单上。
• 把文件收起来：包含在接近结尾的位置。
• 变得更有条理：一个宽泛的目标，不是一个计时的步骤。

最后这一步对照很重要。一份整齐的新清单看起来可能很完整，却悄悄丢掉了真正的截止日期，或是阻碍发送的那个问题。

同样的方法适用于其他有范围的任务。一份费用报销单可以以“可以送审”收尾，而不是以“报销完成”收尾。一次学习准备可以以“材料已摊开，第一道练习已选好”收尾，而不是以“已学会这个主题”收尾。写下你现在真正能够产出的结果。

6. 试一遍流程，并修正出问题的地方

在合适的时段里，把这份清单照着做一遍。当某条说明不清楚、缺少某样材料，或者顺序让你不得不回头时，写一条简短的备注。

利用这个事件来选择修正的办法：

计时器响了，是让你检查自己进行到哪里的提示，并不能证明工作已经完成。跳过某项检查，也不会让材料变得可以发送。请遵循必需的照护、法律、财务和安全程序，而不是为了适应这个示例而压缩它们。

在 Skye 里手动输入完成后的流程

在 Skye 里，输入整理好的任务，设定它们的顺序和时长，并为每项任务跟随一个计时器。需要时，可以暂停、跳过或调整时间。这份指南里的分类和排序决定由你来做；日常计划和计时器帮助解释了如何输入结果。

这份清单不是自动导入的。Skye 不会把它变成任务步骤，也不会替你重新安排预约。请把截止日期和对外的问题，留在你平时用来记录它们的地方。如果你每天的情况不一样，请在选择采用哪个流程之前，先用针对多变日程的手动流程选择。

你自己的空白转换工作表

针对你自己的清单，为每一项写下这些栏目：

1. 原始事项：粗略的清单上写的是什么。
2. 为这个结果采取的行动：明确的动词和对象。
3. 需要先具备的：必需的信息或材料。
4. 停止点：什么算是这一步的结果。
5. 初步时间：一个你可以调整的用时。
6. 放在别处的去处：日期、问题或单独的行动该放在哪里。

在顶部，写明这次时段唯一的结果。在底部，写明如果缺少必不可少的东西，你会怎么做。对第一个版本来说，这样的结构就够了。

常见问题

怎样把一个宽泛的清单项目变成计时任务？

选择一个你能看得见的结果，然后写出能产生它的行动。把“文书工作”换成“阅读请求并标出必需的项目”。只有在行动和完成标志都清楚之后，才加上起始的用时。尝试一次之后，用任务用时指南来修订这个用时。

我能把这份清单导入 Skye 吗？

不能。请手动输入任务和时长，再设定你需要的顺序。这份工作表帮助你决定哪些内容属于这个流程；它不是一个导入文件。在输入你自己的清单之前，请参阅 Skye 设置帮助。

计时步骤被卡住了，我该怎么办？

记下缺少的东西或答案，并把工作放在一个安全的地方。在 Skye 里，可以在合适时暂停这项任务或跳过它，但不要把必需的检查标记为已完成。把下一步行动和任何截止日期放在倒计时之外，这样它们就不会丢失。

转换一份清单，而不是你的整个一天

拿一份你已经在用的清单，选择一个有用的结果。先分类、写出行动，并检查顺序，再加上时间。完成后的流程应该让你在做任务的过程中需要做的决定更少，而不是让你多出一份维护计划的工作。