เปลี่ยนเช็กลิสต์ให้เป็นกิจวัตรที่จับเวลาซึ่งคุณทำตามได้

หากต้องการเปลี่ยนเช็กลิสต์ให้เป็นกิจวัตรที่จับเวลา ให้เลือกผลลัพธ์หนึ่งอย่าง ตัดรายการที่ทำไม่ได้ในช่วงทำงานนั้นออก และเขียนส่วนที่เหลือใหม่เป็นการกระทำที่ชัดเจน วางขั้นตอนก่อนหน้าที่จำเป็นไว้ก่อน แล้วจึงกำหนดระยะเวลาร่างให้การกระทำเหล่านั้นในแบบที่คุณเปลี่ยนได้

ตัวจับเวลาเป็นส่วนสุดท้ายของการแปลง ไม่ใช่ส่วนแรก “เอกสาร: ห้านาที” ยังทิ้งให้คุณต้องเลือกว่าจะเปิดเอกสารฉบับไหนและจะทำอะไรกับมัน กิจวัตรที่มีประโยชน์ตอบคำถามเหล่านั้นก่อนที่คุณจะเริ่ม

คุณทำตามลำดับที่เสร็จแล้วบนกระดาษร่วมกับตัวจับเวลาธรรมดาได้ หากการจับเวลาทีละงานไม่ได้ช่วยอะไร ก็ใช้เช็กลิสต์อย่างเดียวต่อไป การเปรียบเทียบตัวจับเวลากิจวัตรกับตัวติดตามนิสัยช่วยให้คุณเลือกได้ว่าต้องการการสนับสนุนแบบไหน

เริ่มจากรายการที่ยุ่งเหยิงซึ่งคุณมีอยู่จริง

พิจารณาเช็กลิสต์ตัวอย่างนี้สำหรับการตอบคำขอลงทะเบียนเรียนคอร์สตอนเย็น:

• เอกสาร
• จดหมายคอร์ส: ตอบภายในวันศุกร์
• หาเลขอ้างอิง
• กรอกแบบฟอร์ม
• สแกนเอกสารไหม
• ส่งทุกอย่าง
• ถามสำนักงานคอร์สเรื่องช่องที่ไม่ชัดเจน
• เก็บเอกสารเข้าที่
• จัดระเบียบให้ดีขึ้น

นี่ไม่ใช่เก้างานที่เทียบเท่ากัน มันปะปนทั้งโครงการ กำหนดเวลา การกระทำที่อาจต้องทำ คำถาม และความปรารถนากว้าง ๆ ถ้าให้เวลาแต่ละบรรทัดสองนาทีก็จะคงความสับสนไว้

วิธี Getting Things Done อย่างเป็นทางการแยกการรวบรวมข้อมูลออกจากการตัดสินใจว่าต้องดำเนินการหรือไม่ ขั้นตอน “ทำให้ชัดเจน” ของวิธีนี้ถามหาการกระทำถัดไปเมื่อรายการนั้นต้องดำเนินการ คุณใช้การแยกแยะนี้ได้โดยไม่ต้องใช้ระบบวางแผนทั้งระบบ

สำหรับตัวอย่างนี้ ผลลัพธ์จะเป็น ชุดร่างคำตอบที่เก็บไว้หนึ่งชุดพร้อมการกระทำถัดไปที่ชัดเจน การส่งต้องรอจนกว่าการตรวจสอบและคำถามที่จำเป็นจะได้รับการแก้ไข การนับถอยหลังอนุมัติแบบฟอร์มไม่ได้

1. 01เลือกผลลัพธ์หนึ่งอย่างกำหนดว่าช่วงทำงานนี้จะสร้างอะไร
2. 02คัดแยกข้อมูลเข้าแยกการกระทำ โน้ต วันที่ และคำถาม
3. 03เรียงลำดับการกระทำวางขั้นตอนก่อนหน้าที่จำเป็นแต่ละขั้นไว้ก่อน
4. 04ใส่เวลาร่างให้พื้นที่กับงานจริงได้เกิดขึ้น
5. 05ลองและแก้ไขเปลี่ยนจุดที่ทำให้เกิดปัญหา

เก็บกำหนดเวลาและงานที่ติดขัดไว้ในที่แยกต่างหาก การนำออกจากช่วงทำงานนี้ต้องไม่ทำให้มันหายไป

1. ขีดขอบเขตรอบผลลัพธ์หนึ่งอย่าง

เขียนหนึ่งประโยคว่าเมื่อจบจะมีอะไรเกิดขึ้น “เตรียมชุดร่างคำตอบนี้” มีขอบเขต ส่วน “ทำงานเอกสารทั้งหมดให้เสร็จ” ขยายได้ทุกครั้งที่คุณเปิดจดหมายฉบับอื่น

คัดแยกรายการเดิมเป็นสี่กลุ่ม:

“เก็บไว้ที่อื่น” ต้องมีที่จริง ๆ ใส่กำหนดส่งวันศุกร์ไว้ในระบบวางแผนวันที่ของคุณ ใส่คำถามถึงสำนักงานไว้ในรายการงานที่แยกต่างหาก กิจวัตรที่เล็กลงไม่ได้หมายถึงความรับผิดชอบที่น้อยลง

ตรวจสอบคำขอจริงก่อนเพิ่มการสแกน หากขอให้ตอบเป็นกระดาษ การสแกนอาจเพิ่มงานโดยไม่ตอบโจทย์ผลลัพธ์ หากต้องใช้ไฟล์ ให้เปลี่ยนผลลัพธ์และอุปกรณ์ให้ตรงกัน

2. ให้แต่ละการกระทำมีจุดจบที่มองเห็นได้

เริ่มด้วยคำกริยาที่ตรงไปตรงมาและระบุวัตถุ “อ่านคำขอและทำเครื่องหมายรายการที่จำเป็น” บอกคุณได้มากกว่า “จดหมายคอร์ส” เพิ่มจุดหยุดเพื่อให้รู้ว่าการไปต่อหมายถึงอะไร

ตัวอย่างเช่น:

• อ่านคำขอ: ระบุรายการที่จำเป็นและรูปแบบการส่งกลับแล้ว
• รวบรวมเอกสาร: เอกสารที่ระบุชื่อไว้อยู่ด้วยกัน หรือบันทึกรายการที่ขาดแล้ว
• กรอกช่องที่ทราบ: ใส่คำตอบที่ทราบและถูกต้อง คำถามที่ยังไม่ทราบคำตอบปล่อยไว้ก่อน
• ตรวจชุดเอกสาร: คุณรู้ว่าพร้อมให้ตรวจทานหรือติดขัด
• เก็บฉบับร่าง: มีที่เก็บและการกระทำถัดไปที่เขียนไว้

แนวทาง “Separate Each Instruction” ของ W3C แนะนำให้แยกขั้นตอนอย่างชัดเจนในคำแนะนำบนเว็บ รวมถึงรายการแบบมีหมายเลขและตารางแบบ ถ้า/แล้ว ใช้หลักการจัดวางนี้ที่นี่: อย่าซ่อนการตัดสินใจหลายอย่างไว้ในป้ายกำกับยาวป้ายเดียว

คุณไม่จำเป็นต้องมีตัวจับเวลาสำหรับทุกการเคลื่อนไหวที่คุ้นเคยด้วย “รวบรวมเอกสารที่จำเป็น” เป็นขั้นตอนเดียวได้ถ้าให้ทิศทางพอ แบ่งมันเมื่อคุณหยุดซ้ำ ๆ เพราะไม่รู้ว่าเอกสารฉบับไหนมาต่อ

แยกความถูกต้องออกจากเวลา “กรอกช่องที่ทราบ” จบที่คำถามที่คุณตอบไม่ได้ ไม่ใช่ที่การเดาที่ทำให้แถวดูสมบูรณ์

3. วางขั้นตอนก่อนหน้าที่จำเป็นไว้ก่อน

ลำดับงานบางส่วนเป็นความชอบ บางส่วนเป็นข้อกำหนด คุณอาจชอบเคลียร์โต๊ะก่อน แต่คุณต้องอ่านคำขอก่อนจึงจะรู้ว่ามันขอเอกสารอะไร

ความสัมพันธ์นี้คือ การพึ่งพา: การกระทำหนึ่งต้องใช้ผลลัพธ์ของอีกการกระทำหนึ่ง สำหรับชุดเอกสารตัวอย่าง ลำดับหลักคือ:

อ่านข้อกำหนด → รวบรวมเอกสาร → กรอกช่องที่ทราบ → ตรวจชุดเอกสาร → เก็บฉบับร่างและการกระทำถัดไป → คืนเอกสารที่ไม่ได้ใช้

ตรวจสอบลำดับย้อนกลับด้วย เพื่อเก็บการกระทำถัดไปที่มีประโยชน์ คุณต้องรู้ว่ายังเหลืออะไร เพื่อรู้ว่ายังเหลืออะไร คุณต้องมีคำขอวางข้างฉบับร่างระหว่างการตรวจ

อย่าวาง “รอคำตอบจากสำนักงาน” ไว้กลางลำดับที่จับเวลาสั้น ๆ คุณทำให้คำตอบมาถึงด้วยการนับถอยหลังไม่ได้ จบที่คำถามที่บันทึกไว้และฉบับร่างที่เก็บอย่างปลอดภัย แล้วทำต่อเมื่อมีคำตอบ

การค้นหาก็ต้องมีกฎทางออกด้วยเหตุผลเดียวกัน “หาเลขอ้างอิง” อาจกลายเป็นงานที่ไม่รู้จบ “ดูในโฟลเดอร์คอร์สที่ใช้ประจำ หากไม่มี ให้บันทึกไว้แล้วหยุดค้นหา” ให้เส้นทางไปข้างหน้า

4. ใส่เวลาหลังจากงานชัดเจนแล้ว

เลือกเวลาที่กันไว้เริ่มต้น ไม่ใช่มาตรฐานที่คุณต้องทำให้ได้ ใช้โน้ตจากงานที่คล้ายกันหากคุณมี คู่มือการประมาณเวลางานด้วยมืออธิบายวิธีแยกการทำงานออกจากการขัดจังหวะ

ก่อนเริ่ม ให้ตรวจว่ามีอุปกรณ์พร้อม:

• คำขอจริงและแบบฟอร์มเปล่า
• โฟลเดอร์ที่เอกสารจำเป็นมักเก็บอยู่
• วิธีร่างคำตอบที่ถูกต้อง
• ที่เก็บชุดเอกสาร
• รายการแยกสำหรับคำถามและการกระทำถัดไป

ตัวอย่างสมมติว่าส่งกลับเป็นกระดาษโดยไม่ต้องสแกน เพิ่มขั้นตอนการสแกนหากคำขอของคุณต้องการ

ผลรวมคือ 3 + 4 + 4 + 3 + 2 + 2 = 18 นาที ในช่วงเวลาว่างยี่สิบห้านาที จะเหลือเจ็ดนาทีสำหรับการเตรียมตัวหรือความล่าช้า

หากช่วงเวลาที่มีเล็กเกินไป ให้เตรียมรายการน้อยลงหรือเลือกเวลาอื่น อย่าทำให้ทุกการนับถอยหลังเล็กลงเพื่อปกปิดความขัดแย้ง

5. นับสิ่งที่ไม่ได้เข้ามาอยู่ในกิจวัตร

เปรียบเทียบลำดับที่เรียบร้อยกับรายการเดิม ทุกรายการที่มีความหมายควรมีที่อยู่ แม้จะไม่ได้กลายเป็นการกระทำที่จับเวลา

ในตัวอย่างนี้:

• เอกสาร: จำกัดให้เหลือชุดร่างหนึ่งชุด
• กำหนดส่งวันศุกร์: อยู่ในการวางแผนวันที่
• เลขอ้างอิงและแบบฟอร์ม: รวมอยู่ในการรวบรวมและการร่าง
• การสแกน: เพิ่มเฉพาะเมื่อคำขอจริงต้องการ
• การส่ง: รอคำตอบและการตรวจสอบที่จำเป็น
• คำถามถึงสำนักงาน: เก็บไว้ในรายการการกระทำแยกต่างหาก
• การเก็บเอกสารเข้าที่: รวมอยู่ใกล้ตอนท้าย
• การจัดระเบียบให้ดีขึ้น: เป้าหมายกว้าง ๆ ไม่ใช่ขั้นตอนที่จับเวลา

การเปรียบเทียบสุดท้ายนี้สำคัญ รายการใหม่ที่เรียบร้อยอาจดูสมบูรณ์ ขณะที่ทำให้กำหนดส่งจริงหรือคำถามที่ขวางการส่งหายไปอย่างเงียบ ๆ

วิธีเดียวกันนี้ใช้ได้กับงานอื่นที่มีขอบเขต การเบิกค่าใช้จ่ายอาจจบที่ “พร้อมให้ตรวจทาน” แทนที่จะเป็น “เบิกเงินเสร็จแล้ว” การเตรียมเรียนอาจจบที่ “เปิดเอกสารและเลือกแบบฝึกหัดแรกแล้ว” แทนที่จะเป็น “เรียนหัวข้อจบแล้ว” ระบุผลลัพธ์ที่คุณสร้างได้จริงตอนนี้

6. ลองทำตามลำดับและแก้ไขจุดที่ล้มเหลว

ทำตามรายการหนึ่งครั้งในช่วงเวลาที่เหมาะสม จดโน้ตสั้น ๆ หนึ่งรายการเมื่อคำแนะนำไม่ชัดเจน ขาดอุปกรณ์ หรือลำดับทำให้คุณต้องย้อนกลับ

ใช้เหตุการณ์นั้นเลือกการแก้ไข:

ตัวจับเวลาที่หมดลงเป็นสัญญาณให้ตรวจดูว่าทำถึงไหน ไม่ใช่หลักฐานว่างานเสร็จ การข้ามการตรวจสอบก็ไม่ได้ทำให้ชุดเอกสารพร้อมส่ง ปฏิบัติตามขั้นตอนการดูแล กฎหมาย การเงิน และความปลอดภัยที่จำเป็น แทนที่จะบีบให้พอดีกับตัวอย่างนี้

ป้อนลำดับที่จัดเตรียมเสร็จแล้วใน Skye ด้วยมือ

ใน Skye ให้ป้อนรายการงานที่จัดเตรียมเสร็จแล้ว ตั้งลำดับและระยะเวลา และทำตามตัวจับเวลาของแต่ละงาน คุณหยุดชั่วคราว ข้าม หรือเปลี่ยนเวลาได้เมื่อจำเป็น คุณเป็นผู้ตัดสินใจเรื่องการคัดแยกและการเรียงลำดับในคู่มือนี้ ความช่วยเหลือเรื่องกิจวัตรและตัวจับเวลาอธิบายวิธีป้อนผลลัพธ์

เช็กลิสต์นี้ไม่ได้นำเข้าโดยอัตโนมัติ Skye ไม่ได้เปลี่ยนมันเป็นขั้นตอนงานหรือจัดตารางนัดหมายใหม่ให้คุณ เก็บกำหนดเวลาและคำถามภายนอกไว้ในที่ที่คุณใช้อยู่แล้ว หากแต่ละวันของคุณต่างกัน ให้ใช้ทางเลือกกิจวัตรด้วยตัวเองสำหรับตารางที่เปลี่ยนแปลงก่อนเลือกว่าจะทำตามลำดับไหน

แบบฝึกหัดการแปลงเปล่าของคุณ

สำหรับรายการของคุณเอง ให้เขียนช่องเหล่านี้ของแต่ละรายการ:

1. รายการเดิม: รายการร่างบอกว่าอะไร
2. การกระทำสำหรับผลลัพธ์นี้: คำกริยาและวัตถุที่ชัดเจน
3. ต้องใช้ก่อน: ข้อมูลหรืออุปกรณ์ที่จำเป็น
4. จุดหยุด: อะไรนับเป็นผลลัพธ์ของขั้นตอนนี้
5. เวลาร่าง: เวลาที่กันไว้ซึ่งคุณเปลี่ยนได้
6. ที่อยู่ภายนอก: ที่ที่วันที่ คำถาม หรือการกระทำที่แยกต่างหากควรอยู่

ที่ด้านบน ให้ระบุผลลัพธ์ของช่วงทำงานหนึ่งอย่าง ที่ด้านล่าง ให้เขียนสิ่งที่คุณจะทำหากขาดสิ่งสำคัญบางอย่าง นั่นเป็นโครงสร้างที่เพียงพอสำหรับฉบับแรก

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะเปลี่ยนรายการเช็กลิสต์ที่กว้างให้เป็นงานที่จับเวลาได้อย่างไร

เลือกผลลัพธ์หนึ่งอย่างที่คุณมองเห็น แล้วระบุการกระทำที่สร้างมันขึ้นมา แทนที่ “เอกสาร” ด้วย “อ่านคำขอและทำเครื่องหมายรายการที่จำเป็น” เพิ่มเวลาที่กันไว้เริ่มต้นหลังจากการกระทำและจุดสิ้นสุดชัดเจนแล้วเท่านั้น ใช้คู่มือเวลางานเพื่อปรับเวลาที่กันไว้นั้นหลังลองทำ

ฉันนำเข้าเช็กลิสต์นี้ไปยัง Skye ได้ไหม

ไม่ได้ ป้อนงานและระยะเวลาด้วยตัวเอง แล้วตั้งลำดับที่คุณต้องการ แบบฝึกหัดช่วยให้คุณตัดสินใจว่าอะไรอยู่ในลำดับ ไม่ใช่ไฟล์สำหรับนำเข้า ดูความช่วยเหลือการตั้งค่า Skyeก่อนป้อนรายการของคุณเอง

ฉันควรทำอย่างไรเมื่อขั้นตอนที่จับเวลาติดขัด

บันทึกรายการหรือคำตอบที่ขาดและวางงานไว้ในที่ปลอดภัย ใน Skye ให้หยุดงานชั่วคราวหรือข้ามเมื่อเหมาะสม แต่อย่าทำเครื่องหมายว่าการตรวจสอบที่จำเป็นเสร็จแล้ว เก็บการกระทำถัดไปและกำหนดเวลาไว้นอกการนับถอยหลังเพื่อไม่ให้หายไป

แปลงรายการเดียว ไม่ใช่ทั้งวันของคุณ

นำเช็กลิสต์ที่คุณใช้อยู่แล้วมาเลือกผลลัพธ์ที่มีประโยชน์หนึ่งอย่าง คัดแยก ตั้งชื่อการกระทำ และตรวจสอบลำดับก่อนใส่เวลา กิจวัตรที่เสร็จแล้วควรทำให้คุณตัดสินใจน้อยลงระหว่างทำงาน ไม่ใช่มีงานดูแลแผนเพิ่มขึ้น