把清單變成你能照著做的計時日常計畫

要把清單變成計時日常計畫，請先選定一個成果，移除在這個時段內無法完成的項目，再把其餘的改寫成清楚的行動。把必須先做的步驟放在前面。然後才為這些行動訂出你可以更改的初步時間。

計時器是轉換的最後一個部分，而不是第一個。「文書工作：五分鐘」仍然讓你得去選要打開哪份文件、該怎麼處理。一個有用的日常計畫，會在你開始之前就回答這些問題。

你可以用紙本和基本計時器，照著完成的順序進行。如果逐項計時沒有帶來有用的幫助，就只保留清單。日常計畫計時器與習慣追蹤器的比較可以幫你選擇需要哪一種支持。

從你實際擁有的雜亂清單開始

請看這份回覆夜間課程報名要求的範例清單：

• 文書工作。
• 課程通知信：週五前回覆。
• 找參考編號。
• 填寫表格。
• 要掃描文件嗎？
• 全部送出。
• 就一個不清楚的欄位詢問課程辦公室。
• 把文件收好。
• 變得更有條理。

這並不是九項相等的任務。它混合了一個專案、一個截止日期、可能的行動、一個問題，以及一個籠統的願望。給每一行兩分鐘，只會讓混亂原封不動。

官方的Getting Things Done 方法把蒐集資料，和判斷它是否需要行動分開。它的「釐清」步驟，要求在某件事項可採取行動時，找出下一步行動。你不必採用整套規劃系統，也能使用這個區分。

在這個範例中，成果會是一份已儲存、附有清楚下一步行動的回覆文件草稿。送出要等到必要的檢查與問題都解決之後。倒數計時無法核准一份表格。

1. 01選定一個成果定義這個時段要產出什麼。
2. 02分類輸入的內容區分行動、筆記、日期與問題。
3. 03排列行動順序把每個必須先做的步驟放在前面。
4. 04加上初步時間讓真正的工作有發生的空間。
5. 05試行並修正修改造成困難的那一點。

把截止日期和被卡住的工作放在另一個地方。把它們移出這個時段，不能讓它們憑空消失。

1. 為一個成果劃出界線

寫一句話，說明結束時會有什麼。「準備這份回覆文件」有界線。「完成所有行政事務」則可能在你每打開一封信時就變大。

把原本的清單分成四組：

「放在別處」需要一個真實的地方。把週五的截止日期放進你的日期規劃系統。把向辦公室詢問的問題，放進你另外的任務清單。更精簡的日常計畫，並不是更少的責任。

在加入掃描之前，先確認真正的要求。如果它要的是紙本回覆，掃描可能只是增加工作，卻對成果沒有幫助。如果它需要檔案，就修改輸出與材料來配合。

2. 讓每個行動有一個你看得見的終點

以直接的動詞開頭，並說出對象。「閱讀要求並標出必要項目」比「課程通知信」告訴你更多。加上一個停止點，讓你知道繼續往下是什麼意思。

例如：

• 閱讀要求：已辨認出必要項目和回覆的格式。
• 收集文件：指定的文件已放在一起，或已記下缺少的項目。
• 填寫已知的欄位：已填入正確的已知答案；有疑問的保持空白。
• 檢查文件：你知道它是已準備好審閱，還是被卡住了。
• 儲存草稿：它有了存放的位置，並寫下下一步行動。

W3C 的「分開每一項說明」指引建議在網頁說明中，把步驟清楚地分開，包括編號清單和 if/then 表格。請在這裡運用這個版面原則：不要把好幾個決定藏在一個很長的標籤裡。

你也不需要為每個熟悉的動作都設一個計時器。如果「收集需要的文件」已提供足夠的方向，它就可以維持為一個步驟。當你一再因為不知道下一份是哪份文件而停下來時，再把它拆開。

請把正確性與時間分開。「填寫已知的欄位」結束於你無法回答的問題，而不是結束於一個讓該列看起來完整的猜測。

3. 把必須先做的步驟放在前面

有些任務順序只是偏好，有些則是必要。你也許喜歡先清理桌面，但你得先讀過要求，才知道它要哪些文件。

這種關係稱為相依性：一個行動需要另一個行動的結果。以範例文件來說，主要的順序是：

閱讀要求 → 收集文件 → 填寫已知的欄位 → 檢查文件 → 儲存草稿並記下下一步行動 → 歸還沒用到的文件。

也請倒過來檢查順序。要儲存一個有用的下一步行動，你得知道還剩下什麼。要知道還剩下什麼，你在檢查時就需要把要求放在草稿旁邊。

不要把「等辦公室回覆」放在一個簡短計時順序的中間。你無法靠倒數計時讓答案送達。請結束於一個已記錄的問題和一份安全儲存的草稿，等答案出現後再繼續。

同樣的道理，搜尋也需要一個退出規則。「找參考編號」可能變成沒完沒了的任務。「在平常放課程資料的資料夾裡找；如果找不到，就記下這一點並停止搜尋」則給了你一條往前的路。

4. 在工作變清楚之後再加時間

選擇起始的時間，而不是你必須達到的標準。如果有類似任務的筆記，就用它們。手動估算任務時間指南說明了如何把任務本身的工作與打斷分開。

開始之前，先確認材料都在：

• 實際的要求和空白表格。
• 必要文件平常存放的資料夾。
• 一個草擬正確答案的方法。
• 一個存放這份文件的地方。
• 一份另外記錄問題和下一步行動的清單。

這個範例假設是以紙本寄回，不需要掃描。如果你的要求需要掃描，請加上一個掃描步驟。

總計是 3 + 4 + 4 + 3 + 2 + 2 = 18 分鐘。在一段二十五分鐘的空檔中，這會留下七分鐘給準備或延誤。

如果可用的時段太小，就準備較少的項目，或選另一個時間。不要把每個倒數計時都縮小來掩蓋這個衝突。

5. 說明沒有進入日常計畫的項目

把整理乾淨的順序，和原本的清單比較。每個有意義的項目都應該有一個歸屬，即使它沒有成為計時的行動。

在這個範例中：

• 文書工作：縮小為一份草稿文件。
• 週五的截止日期：留在日期規劃中。
• 參考編號和表格：包含在收集與草擬之中。
• 掃描：只有在實際的要求需要時才加入。
• 送出：要等必要的答案和檢查完成。
• 辦公室的問題：留在另外的行動清單上。
• 把文件收好：包含在接近結尾的地方。
• 變得更有條理：一個籠統的目標，而不是計時的步驟。

這最後的比對很重要。一份整齊的新清單看起來可能很完整，卻悄悄漏掉了真正的截止日期，或擋住寄出的那個問題。

同樣的方法也適用於其他有界線的任務。一份費用申請可以結束於「準備好審閱」，而不是「報銷完成」。一次讀書準備可以結束於「資料已攤開、已選好第一道練習」，而不是「已學會主題」。請說出你現在真正能產出的成果。

6. 試行這個順序，並修正失敗的那一點

在合適的時段，把清單走一遍。當某個說明不清楚、缺少某項材料，或順序讓你得回頭時，寫一則簡短的筆記。

用這件事來選擇修正方式：

計時器響起，是檢查你進行到哪裡的提示，不是工作已完成的證明。跳過某項檢查，也不會讓這份文件準備好寄出。請遵循必要的照護、法律、財務與安全程序，而不是為了配合這個範例而壓縮它們。

在 Skye 中手動輸入已定稿的順序

在 Skye 中，輸入已定稿的任務，設定它們的順序與時間長度，並依照每項任務的計時器進行。需要時可以暫停、略過或調整時間。本指南中的分類與排序決定由你來做；日常計畫與計時器說明解釋了如何輸入結果。

這份清單不是自動匯入。Skye 不會把它變成任務步驟，也不會替你重新安排約會。請把截止日期和外部的問題，留在你原本用來處理它們的地方。如果你每天的情況不同，請在選擇要依循哪個順序之前，先使用為變動時程設計的手動日常計畫選擇。

你的空白轉換工作表

針對你自己的清單，為每個項目寫下這些欄位：

1. 原始項目：粗略清單上寫的內容。
2. 針對這個成果的行動：清楚的動詞和對象。
3. 需要先有：需要的資訊或材料。
4. 停止點：什麼算是這個步驟的結果。
5. 初步時間：一個你可以更改的時間。
6. 外部歸屬：日期、問題或獨立的行動應該放在哪裡。

在最上方，寫下這個時段的唯一成果。在最下方，寫下如果缺少某個重要的東西，你會怎麼做。對於第一版來說，這樣的結構就夠了。

常見問題

我要如何把一個籠統的清單項目變成計時任務？

選一個你看得見的成果，然後說出能產生它的行動。把「文書工作」換成「閱讀要求並標出必要項目」。只有在行動與終點都清楚之後，才加上起始時間。嘗試之後，請使用任務時間指南來修訂這個時間。

我可以把這份清單匯入 Skye 嗎？

不行。請手動輸入任務和時間長度，然後設定你需要的順序。這份工作表幫助你決定什麼屬於這個順序；它不是匯入檔。在輸入你自己的清單之前，請參閱 Skye 設定說明。

計時步驟被卡住時我該怎麼辦？

記下缺少的項目或答案，並把工作放在一個安全的地方。在 Skye 中，適當時可以暫停任務或略過它，但不要把必要的檢查標為已完成。把下一步行動和任何截止日期放在倒數計時之外，這樣它們才不會遺失。

轉換一份清單，而不是你的整天

拿一份你已在使用的清單，並選擇一個有用的成果。先分類、為行動命名，並在加入時間之前檢查順序。完成的日常計畫，應該讓你在任務進行時需要做的決定更少，而不是讓你為維護計畫花更多工夫。