如何估算任務時間，又不必趕著完成任務

要估算任務時間，請先定義清楚的開始和結束，寫下你的第一個猜測，然後以你平常的步調觀察這項任務。盡可能把打斷分開記錄。用這些筆記來調整下一次的時間，而不是用來判斷你應該工作得多快。

「收拾包包：五分鐘」看起來也許合理，直到你把找一個乾淨的容器、核對物品清單，以及把多餘的東西收起來也算進去。一個有用的估算，涵蓋的是真正的任務，而不只是其中最容易的中間部分。

你可以用紙本和時鐘來做這件事。針對不確定的那個步驟，寫幾則清楚的筆記，往往比記錄你整天的活動更有用。如果你還在釐清哪些行動屬於同一組，請先把清單變成清楚的順序。

把估算當成計畫，而不是速度目標

有兩個數字值得分開保留：

• 任務時間：屬於已定義任務的工作與必要的等待。
• 經過的時間：從開始到停止的全部時間，包括無關的打斷和另外的休息。

兩者都重要。任務時間幫助你選擇倒數計時。經過的時間幫助你判斷整個活動能否在下一個安排之前完成。

暫停的計時器並不會讓一天的其餘時間停下來。如果一通電話打斷了收拾，你仍然需要把過去的時間考慮進去，即使你不想把那通電話算在「收拾所花的分鐘」裡。

照護、旅程和安全方面的工作，請遵循它們必要的說明，而不是個人的計時目標。

1. 01定義說明開始、結束，以及包含的工作。
2. 02觀察記錄時間，但不要和時鐘賽跑。
3. 03分開把已知的打斷放在任務旁邊。
4. 04比較使用條件相似的嘗試。
5. 05修訂分別調整任務和更廣泛的計畫。

更好的紀錄可以解釋落差。但它不能保證下一次的完成時間。

1. 在計時之前先定義任務

選一個有你看得見的終點、會重複出現的任務。「準備好」對第一次有用的觀察來說太籠統了。「把收納清單上的每樣東西都裝進工作包，並把包包拉上」則為計時提供了清楚的界線。

寫一張簡短的定義卡：

任務：收拾工作包。
開始：開始收集已經核對過的清單上的物品。
結束：清單上的物品都已裝好，包包已拉上。
包含：在平常的地方找到清單上的物品，並把它們裝好。
不包含：檢查明天的需求、歸還備用品，或前往目的地。

請在某個地方把必要的準備、移動和收拾算進去。否則，估算會在「我決定要開始」和「我已準備好做計時的部分」之間留下一個空缺。

請比較同一個版本的任務。從已備好的用品開始收拾，和在一個還沒整理的行李箱裡翻找著收拾，並不一樣。當情況改變了工作內容時，請把環境和分鐘數寫在一起。

Thomas 與 König 的任務預測實驗發現，當學生之前做過同一項任務時，預測的偏誤較小。他們的實驗並未發現精確的時間長度回饋會改變偏誤。從中得到的有限啟示，是要注意任務的相似性，而不是保證碼錶紀錄能讓每次估算都準確。

2. 保留第一個猜測，然後觀察實際發生的情況

在開始之前，寫下計畫的時間。事後不要用觀察到的數字取代它。你需要兩者，才能看出改變了什麼。

使用時鐘的開始和結束讀數，或碼錶。像平常一樣工作；第一次的估算不是要你去打破的時間。如果任務還沒完成，請記錄這個事實，而不是把停下來的時間當作完整任務的時間長度。

在觀察期間，只記下你能可靠地分辨的事：

不要把同一分鐘算兩次。如果在你裝其他物品時，印表機正在列印，重疊的部分只是經過時間的一部分，而不是兩次相加。如果很難詳細區分，就保留經過時間的總數，並把區分標記為不完整。

如果這就是你需要的細節，用整分鐘估算也沒問題。請標示為大約的數字。短暫看一眼時鐘，無法支持精確到秒的結果。

3. 以相同的基礎比較計畫時間和觀察時間

在這份工作表中，計畫的任務時間包含必要的工作和必要的等待。它不包含無關的打斷和另外的休息。比較結果時，請使用同樣的定義。

當類別完整且互不重疊時：

• 觀察到的任務時間 = 任務工作 + 必要的等待。
• 經過的時間 = 觀察到的任務時間 + 打斷 + 休息。
• 任務差異 = 觀察到的任務時間 − 計畫的任務時間。

假設你計畫收拾用六分鐘。這項任務實際包含八分鐘的工作，和一通無關的四分鐘電話，沒有必要的等待，也沒有另外的休息。任務時間是八分鐘；經過的時間是十二分鐘。

收拾這項任務超出它的時間 兩分鐘，而不是六分鐘。整個活動比原本只計任務的計畫多佔了六分鐘，但其中四分鐘屬於那通電話。這個差異告訴你該改變什麼。

如果你無法可靠地為那通電話計時，就不要把猜測的四分鐘扣掉，好像那是你量到的一樣。保留十二分鐘的經過時間觀察，並把實際工作的區分標記為未知。

4. 看相似的嘗試，而不只是最快的那一次

一次觀察給你一個起點。在有用時重複它，並在能讓比較有意義的條件下進行。這個方法並沒有規定必須有幾次嘗試。

這是同一項收拾任務的一份小型假設紀錄。每一列都沒有必要的等待，也沒有另外的休息。

任務時間的範圍是七到九分鐘。經過的時間範圍是七到十二分鐘。這些範圍回答的是不同的規劃問題。

如果你想要一個中間值，請分別為每一組排序。這裡任務時間的中位數是八分鐘；經過時間的中位數是十一分鐘。在這個範例中，十一分鐘並不是「一般實際收拾的時間」。

中位數不是上限。在一份很小的紀錄裡，最長的觀察值也不是。請讓範圍和背景保持看得見，而不是把一個方便的數字變成承諾。

5. 分別調整倒數計時和更廣泛的計畫

根據你的觀察選擇新的任務時間，然後考慮順序的其餘部分。轉換、打斷、休息和不確定性，可能需要個別倒數計時之外的空間。

在收拾的範例中，你可能為下一次收拾選擇九分鐘。這是從樣本範圍中選出的、可以編輯的選擇，而不是可靠的最大值。假設整個準備的順序現在看起來是這樣：

算式是 4 + 9 + 3 = 16，然後 16 + 4 + 3 = 23。最後兩項的用途不同；它們不是把同樣的分鐘算了兩次。如果還沒包含需要的休息或額外的準備，請另外加上。

如果可用的時間不到二十三分鐘，就移動或移除工作。把倒數計時縮短，並不會讓同樣的工作花更少的時間。

對於任務需求不同的日子，請保留不同的版本。變動時程日常計畫指南說明了如何依目前的條件選擇順序，而不是把每一天都硬塞進同一個計畫。

複製一份簡單的計時紀錄

在這份紀錄上方寫下任務的定義。只有在能幫你做決定時，才增加列。

在改變每一個計時器之前，先讀一讀筆記。「物品還沒準備好」可能需要更早做準備。「同一項任務每次都需要更多空間」指向更長的時間。「電話打斷了我」可能需要的是更多經過時間的空間，而不是更大的收拾任務。

用你的筆記來設定 Skye 的任務時間

Skye 依順序引導手動輸入的任務，每項任務都有一個計時器。需要時可以暫停、略過或調整時間。請輸入你根據自己的筆記選定的未來時間長度；控制項請參閱計時器說明。

Skye 的總結會顯示已記錄的任務時間、日常計畫總時間，以及這次執行中完成的任務數量。它不會顯示另外的超時數字。請把記錄的時間，與你計畫的時間和關於任務的筆記做比較。計時器無法辨別被計入的時間是用於收拾、翻找，還是無關的電話。請把打斷和其他條件，留在上面的手動紀錄中。

常見問題

我可以用 Skye 的總結來修訂任務估算嗎？

可以。總結會顯示已記錄的任務時間和日常計畫總時間。把每一個時間，與你針對同一項任務計畫的時間和關於條件的筆記做比較。計時器說明解釋了如何更改下一次的時間；總結不會辨別每一次延誤的原因。

我該如何記錄打斷任務的電話？

如果有幫助，就暫停任務倒數計時，並另外記錄經過了多少外面的時間。如果你無法可靠地量出那通電話，就保留完整經過時間的觀察，並把區分標記為未知。不要把猜測的打斷時間扣掉，好像那是量到的一樣。

我應該把我最快的一次嘗試當作下一次的任務時間長度嗎？

不一定。請比較材料、範圍和條件相似的嘗試，並讓範圍保持看得見。選一個你可以修訂的時間，然後另外為打斷或休息預留空間。當任務本身仍需要更清楚的界線時，清單轉換指南可以幫上忙。

在改變整個日常計畫之前，先觀察一項任務

選時間長度最不確定的那個步驟。定義它的終點，保留你的第一個猜測，並在不趕時間的情況下觀察一次平常的嘗試。有用的結果，是一份更清楚的下一個計畫，而不是一個更快的你。