Cara Memperkirakan Waktu Tugas Tanpa Terburu-buru

Untuk memperkirakan waktu tugas, tentukan awal dan akhir yang jelas, tulis tebakan pertamamu, lalu amati tugas itu dengan kecepatan biasamu. Pisahkan gangguan jika bisa. Pakai catatan itu untuk mengubah alokasi berikutnya, bukan untuk menentukan seberapa cepat seharusnya kamu bekerja.

“Kemas tasku: lima menit” mungkin tampak masuk akal sampai kamu memasukkan mencari wadah yang bersih, memeriksa daftar barang, dan menyimpan barang cadangan. Perkiraan yang berguna mencakup tugas yang sebenarnya, bukan hanya bagian tengahnya yang paling mudah.

Kamu bisa melakukannya dengan kertas dan jam. Beberapa catatan jelas tentang langkah yang tidak pasti sering lebih berguna daripada mencatat seluruh harimu. Jika kamu masih mencari tahu tindakan mana yang termasuk bersama, ubah daftar periksa menjadi urutan yang jelas terlebih dahulu.

Perlakukan perkiraan sebagai rencana, bukan target kecepatan

Ada dua angka yang perlu dijaga tetap terpisah:

• Waktu tugas: pekerjaan dan waktu tunggu yang diperlukan yang termasuk dalam tugas yang ditentukan.
• Waktu berlalu: seluruh waktu dari mulai sampai berhenti, termasuk gangguan yang tidak berkaitan dan istirahat terpisah.

Keduanya penting. Waktu tugas membantumu memilih hitung mundur. Waktu berlalu membantumu memutuskan apakah seluruh aktivitas muat sebelum komitmen berikutnya.

Pengatur waktu yang dijeda tidak menghentikan sisa hari. Jika telepon menyela saat mengemas, kamu tetap perlu memperhitungkan waktu yang berlalu, meskipun kamu tidak ingin telepon itu termasuk dalam “menit yang dipakai mengemas.”

Biarkan pekerjaan merawat orang lain, perjalanan, dan keselamatan tunduk pada petunjuk yang diwajibkan, bukan target waktu pribadi.

1. 01TentukanNamai awal, akhir, dan pekerjaan yang termasuk.
2. 02AmatiCatat waktu tanpa berpacu dengan jam.
3. 03PisahkanSimpan gangguan yang diketahui di samping tugas.
4. 04BandingkanPakai percobaan dengan kondisi yang serupa.
5. 05RevisiUbah tugas dan rencana yang lebih luas secara terpisah.

Catatan yang lebih baik bisa menjelaskan ketidakcocokan. Catatan itu tidak bisa menjamin waktu selesai berikutnya.

1. Tentukan tugasnya sebelum mengukur waktunya

Pilih satu tugas berulang dengan akhir yang bisa kamu lihat. “Bersiap” terlalu luas untuk pengamatan pertama yang berguna. “Kemas setiap barang dalam daftar tas kerja dan tutup tasnya” memberi pengukuran waktu batas yang jelas.

Tulis kartu definisi kecil:

Tugas: Mengemas tas kerja.
Mulai: Mulai mengumpulkan barang dalam daftar yang sudah diperiksa.
Akhir: Barang dalam daftar sudah dikemas dan tas sudah ditutup.
Termasuk: Menemukan barang dalam daftar di tempat biasanya dan mengemasnya.
Tidak termasuk: Memeriksa persyaratan besok, mengembalikan barang cadangan, atau bepergian.

Hitung persiapan, gerakan, dan pembersihan yang diperlukan di suatu tempat. Kalau tidak, perkiraan itu akan meninggalkan celah antara “aku memutuskan untuk mulai” dan “aku siap mengerjakan bagian yang diukur waktunya.”

Bandingkan versi tugas yang sama. Mengemas dari perlengkapan yang sudah siap tidak sama dengan mengemas sambil mencari-cari di koper yang belum dibongkar. Simpan situasinya di samping menitnya ketika situasi itu mengubah pekerjaannya.

Eksperimen prediksi tugas dari Thomas dan König menemukan bias prediksi yang lebih kecil ketika mahasiswa sebelumnya pernah mengerjakan tugas yang sama. Eksperimen mereka tidak mendeteksi perubahan bias dari umpan balik durasi yang tepat. Pelajaran yang terbatas itu adalah memperhatikan kemiripan tugas, bukan menjanjikan bahwa catatan stopwatch membuat setiap perkiraan akurat.

2. Simpan tebakan pertama, lalu amati apa yang terjadi

Tulis alokasi yang direncanakan sebelum kamu mulai. Jangan menggantinya dengan angka yang diamati sesudahnya. Kamu membutuhkan keduanya untuk melihat apa yang berubah.

Pakai bacaan awal dan akhir jam atau stopwatch. Bekerjalah seperti biasa; perkiraan pertama bukan waktu untuk dikalahkan. Jika tugas tetap belum selesai, catat fakta itu, jangan menganggap waktu yang terhenti sebagai durasi tugas penuh.

Selama pengamatan, catat hanya apa yang bisa kamu bedakan dengan andal:

Jangan menghitung menit yang sama dua kali. Jika pencetakan berjalan saat kamu mengemas barang lain, tumpang tindihnya adalah satu bagian dari waktu berlalu, bukan dua tambahan. Jika pemisahan terperinci sulit dilakukan, simpan total waktu berlalu dan tandai pemisahannya tidak lengkap.

Perkiraan menit utuh tidak masalah jika itu tingkat rincian yang kamu perlukan. Beri label perkiraan. Pengecekan jam sekilas tidak mendukung hasil yang dinyatakan sampai hitungan detik.

3. Bandingkan waktu yang direncanakan dan yang diamati dengan dasar yang sama

Untuk lembar kerja ini, alokasi tugas yang direncanakan mencakup pekerjaan yang diperlukan dan waktu tunggu yang diperlukan. Alokasi itu tidak mencakup gangguan yang tidak berkaitan dan istirahat terpisah. Pakai makna yang sama itu ketika membandingkan hasilnya.

Ketika kategorinya lengkap dan tidak tumpang tindih:

• Waktu tugas yang diamati = pekerjaan tugas + menunggu yang diperlukan.
• Waktu berlalu = waktu tugas yang diamati + gangguan + istirahat.
• Selisih tugas = waktu tugas yang diamati − alokasi tugas yang direncanakan.

Misalkan kamu merencanakan enam menit untuk mengemas. Tugas itu melibatkan delapan menit pekerjaan dan telepon empat menit yang tidak berkaitan, tanpa waktu tunggu yang diperlukan atau jeda terpisah. Waktu tugas adalah delapan menit; waktu berlalu adalah dua belas menit.

Tugas mengemas melebihi alokasinya sebesar dua menit, bukan enam. Seluruh aktivitas memakan enam menit lebih lama daripada rencana yang hanya untuk tugas, tetapi empat di antaranya milik telepon itu. Selisih itulah yang memberi tahu apa yang perlu diubah.

Jika kamu tidak bisa mengukur waktu telepon itu dengan andal, jangan mengurangi empat menit tebakan seolah-olah kamu mengukurnya. Simpan pengamatan waktu berlalu dua belas menit dan tandai pemisahan aktifnya tidak diketahui.

4. Lihat percobaan yang serupa, bukan hanya yang tercepat

Satu pengamatan memberimu titik awal. Ulangi bila berguna, dalam kondisi yang membuat perbandingannya bermakna. Metode ini tidak mewajibkan jumlah percobaan tertentu.

Berikut catatan hipotetis kecil untuk tugas mengemas yang sama. Setiap baris tidak memiliki waktu tunggu yang diperlukan atau istirahat terpisah.

Waktu tugas berkisar dari tujuh sampai sembilan menit. Waktu berlalu berkisar dari tujuh sampai dua belas. Rentang itu menjawab pertanyaan perencanaan yang berbeda.

Jika kamu menginginkan nilai tengah, urutkan setiap kumpulan secara terpisah. Median waktu tugas di sini adalah delapan menit; median waktu berlalu adalah sebelas. Sebelas menit bukan “mengemas aktif yang tipikal” dalam contoh ini.

Median bukan batas atas. Pengamatan terlama dalam catatan yang sangat kecil pun bukan batas atas. Biarkan rentang dan konteksnya tetap terlihat, jangan mengubah satu angka yang nyaman menjadi janji.

5. Ubah hitung mundur dan rencana yang lebih luas secara terpisah

Pilih alokasi tugas baru dari apa yang kamu amati, lalu pertimbangkan sisa urutannya. Transisi, gangguan, istirahat, dan ketidakpastian bisa membutuhkan ruang di luar hitung mundur masing-masing.

Dalam contoh mengemas, kamu mungkin memilih sembilan menit untuk percobaan mengemas berikutnya. Itu adalah pilihan yang bisa diubah dari rentang contoh, bukan batas maksimum yang andal. Misalkan seluruh urutan persiapan sekarang tampak seperti ini:

Hitungannya adalah 4 + 9 + 3 = 16, lalu 16 + 4 + 3 = 23. Dua alokasi terakhir melayani tujuan yang berbeda; keduanya bukan menit yang sama yang dihitung dua kali. Tambahkan istirahat atau persiapan tambahan yang diperlukan secara terpisah jika belum termasuk.

Jika tersedia kurang dari dua puluh tiga menit, pindahkan atau hapus pekerjaan. Hitung mundur yang lebih pendek tidak membuat pekerjaan yang sama memakan waktu lebih singkat.

Untuk hari dengan kebutuhan tugas yang berbeda, simpan versi yang terpisah. Panduan rutinitas jadwal yang berubah-ubah menunjukkan cara memilih urutan dari kondisi saat ini, bukan memaksa setiap hari masuk ke satu rencana.

Salin catatan waktu yang kecil

Tulis definisi tugas di atas catatan ini. Tambahkan baris hanya selama baris itu membantumu mengambil keputusan.

Baca catatan itu sebelum mengubah setiap pengatur waktu. “Barang belum siap” mungkin memerlukan persiapan yang lebih awal. “Tugas yang sama butuh ruang lebih banyak setiap kali” mengarah pada alokasi yang lebih panjang. “Telepon menyelaku” mungkin memerlukan ruang waktu berlalu yang lebih besar, bukan tugas mengemas yang lebih besar.

Pakai catatanmu untuk mengatur waktu tugas di Skye

Skye memandu tugas yang dimasukkan secara manual secara berurutan, dengan pengatur waktu untuk setiap tugas. Kamu bisa menjeda, melewati, atau mengubah waktu saat diperlukan. Masukkan durasi mendatang yang kamu pilih dari catatanmu sendiri; lihat bantuan pengatur waktu untuk kontrolnya.

Ringkasan Skye menunjukkan waktu tugas yang tercatat, total waktu rutinitas, dan jumlah tugas yang selesai dalam sesi itu. Ringkasan itu tidak menampilkan angka kelebihan waktu yang terpisah. Bandingkan waktu yang tercatat dengan alokasi yang kamu rencanakan dan catatan tentang tugasnya. Pengatur waktu tidak bisa mengidentifikasi apakah waktu yang dihitung dipakai untuk mengemas, mencari, atau telepon yang tidak berkaitan. Simpan gangguan dan kondisi lain di catatan manual di atas.

Pertanyaan yang sering diajukan

Bisakah aku memakai ringkasan Skye untuk merevisi perkiraan tugas?

Bisa. Ringkasan menunjukkan waktu tugas yang tercatat dan total waktu rutinitas. Bandingkan setiap waktu dengan alokasi yang kamu rencanakan untuk tugas yang sama dan catatanmu tentang kondisinya. Bantuan pengatur waktu menjelaskan cara mengubah alokasi berikutnya; ringkasan tidak mengidentifikasi penyebab setiap keterlambatan.

Bagaimana sebaiknya aku mencatat telepon yang menyela tugas?

Jeda hitung mundur tugas jika berguna, dan catat secara terpisah berapa banyak waktu di luar yang berlalu. Jika kamu tidak bisa mengukur telepon itu dengan andal, simpan seluruh pengamatan waktu berlalu dan tandai pemisahannya tidak diketahui. Jangan mengurangi gangguan tebakan seolah-olah itu diukur.

Haruskah aku memakai percobaan tercepatku sebagai durasi tugas berikutnya?

Tidak otomatis. Bandingkan percobaan dengan bahan, cakupan, dan kondisi yang serupa, dan biarkan rentangnya tetap terlihat. Pilih alokasi yang bisa kamu revisi, lalu sisakan ruang terpisah untuk gangguan atau istirahat. Panduan konversi daftar periksa membantu ketika tugas itu sendiri masih memerlukan batas yang lebih jelas.

Amati satu tugas sebelum mengubah seluruh rutinitas

Pilih langkah yang durasinya paling tidak pasti. Tentukan akhirnya, simpan tebakan pertamamu, dan amati satu percobaan biasa tanpa terburu-buru. Hasil yang berguna adalah rencana berikutnya yang lebih jelas, bukan versi dirimu yang lebih cepat.