タスクを急がずに、かかる時間を見積もる方法

タスクの時間を見積もるには、まず、はっきりした開始と終わりを決め、最初の予想を書き留めてから、いつものペースでそのタスクを観察します。できる範囲で、中断は別にして記録しましょう。そのメモは、次の時間の目安を変えるために使うものです。どれだけ速く作業すべきだったかを判断するために使うものではありません。

「バッグを詰める：5分」は、清潔な容器を探し、持ち物リストを確認し、余った物を片づけることまで含めて考えるまでは、妥当に思えるかもしれません。役に立つ見積もりは、いちばん楽な真ん中の部分だけでなく、実際のタスクをカバーしています。

これは、紙と時計だけでできます。一日全体を記録するより、迷う手順についてのいくつかのはっきりしたメモのほうが、役に立つことが多いものです。どの行動をまとめるかをまだ考えている段階なら、先にチェックリストをはっきりした手順に変えてください。

見積もりは計画であって、速さの目標ではない

区別して持っておく価値のある数字が2つあります。

• タスク時間： 定義したタスクに属する、作業と必要な待ち時間。
• 経過時間： 始めてから止めるまでのすべての時間。無関係な中断や、別の休憩も含みます。

どちらも大切です。タスク時間は、カウントダウンを選ぶ助けになります。経過時間は、活動全体が次の予定までに収まるかを判断する助けになります。

タイマーを一時停止しても、一日の残りは止まりません。電話が荷造りを中断したなら、その電話を「荷造りにかけた分数」に含めたくなくても、経過した時間は考慮に入れる必要があります。

ケア、移動、安全に関わる作業は、個人の時間の目標ではなく、必要な指示に従ってください。

1. 01定義する開始、終わり、含める作業に名前をつける。
2. 02観察する時計と競争せずに、時間を記録する。
3. 03分けるわかっている中断を、タスクの横に分けて残す。
4. 04比べる似た条件の試行を使う。
5. 05見直すタスクと、より広い計画を別々に変える。

よい記録があれば、食い違いを説明できます。ただし、次の終了時刻を保証することはできません。

1. 時間を計る前に、タスクを定義する

終わりが目に見える、繰り返しのタスクをひとつ選びましょう。「支度をする」は、役に立つ最初の観察には広すぎます。「仕事用バッグのリストにあるものをすべて詰めて、バッグを閉じる」なら、計測に明確な境界が生まれます。

小さな定義カードを書きましょう。

タスク： 仕事用バッグを詰める。
開始： 確認済みのリストにあるものを、集め始める。
終わり： リストにあるものがすべて詰められ、バッグが閉じられている。
含める： リストにあるものを、いつもの場所から見つけて詰める。
含めない： 明日の要件の確認、予備の物を戻すこと、移動。

必要な準備、移動、後片づけは、どこかに数えておきましょう。そうしないと、見積もりに「始めようと決めた」ときから「計る部分をする準備ができた」ときまでの隙間が残ります。

タスクは、同じバージョンどうしで比べましょう。用意された道具から詰めるのと、荷ほどきしていないスーツケースの中を探しながら詰めるのとは、同じではありません。作業が変わるときは、分数のそばに状況も書き残しておきましょう。

ThomasとKönigによるタスク予測の実験では、学生が以前に同じタスクをしたことがあると、予測のバイアスが小さくなることがわかりました。その実験では、正確な所要時間のフィードバックによって、バイアスが変化することは確認されませんでした。そこから言える限られた教訓は、タスクの類似性に注目することであり、ストップウォッチの記録があればすべての見積もりが正確になると約束することではありません。

2. 最初の予想を残し、何が起こるかを観察する

始める前に、予定した時間の目安を書いておきましょう。後から、観察した数字で書き換えないでください。何が変わったかを見るには、両方が必要です。

時計の開始と終了の読み取りか、ストップウォッチを使います。いつもどおりに作業してください。最初の見積もりは、更新を目指す記録ではありません。タスクが未完了のままなら、止めた時間をタスク全体の所要時間として扱うのではなく、その事実を記録しましょう。

観察中は、確実に区別できることだけをメモします。

同じ1分を二重に数えないでください。ほかのものを詰めている間に印刷が進むなら、その重なりは経過時間の一部であり、足し算で2回数えるものではありません。細かい内訳が難しいなら、経過時間の合計を残し、内訳が不完全だと印をつけておきます。

整数の分での見積もりは、必要な細かさがそれで足りるなら、かまいません。大まかな値だと書いておきましょう。時計をちらっと見ただけでは、秒単位で述べた結果の裏づけにはなりません。

3. 予定と実際の時間を、同じ基準で比べる

このワークシートでは、予定したタスクの時間の目安には、必要な作業と必要な待ち時間が含まれます。無関係な中断と、別の休憩は含まれません。結果を比べるときも、同じ意味を使いましょう。

カテゴリーが漏れなく、重なっていないなら、次のようになります。

• 実際のタスク時間 = タスクの作業 + 必要な待ち時間。
• 経過時間 = 実際のタスク時間 + 中断 + 休憩。
• タスクの差 = 実際のタスク時間 − 予定したタスクの時間の目安。

荷造りに6分を予定していたとします。タスクには8分の作業と、無関係な4分の電話があり、必要な待ち時間も別の休憩もありませんでした。タスク時間は8分、経過時間は12分です。

荷造りのタスクが目安を超えたのは、6分ではなく2分です。活動全体は、タスクだけの当初の計画より6分長くかかりましたが、そのうちの4分は電話によるものでした。その差が、何を変えるべきかを教えてくれます。

電話の時間を確実に計れなかったなら、計ったかのように、推測した4分を引かないでください。12分の経過時間の観察を残し、実際の作業の内訳は不明と印をつけておきましょう。

4. 最速の試行だけでなく、似た試行を見る

ひとつの観察は、出発点になります。役に立つときは、比較に意味がある条件のもとで繰り返しましょう。この方法には、必要な試行の回数はありません。

ここに、同じ荷造りのタスクについて、小さな仮の記録があります。どの行にも、必要な待ち時間も別の休憩もありません。

タスク時間は7分から9分の範囲でした。経過時間は7分から12分の範囲でした。この2つの範囲は、別々の計画の問いに答えています。

中間の値がほしいなら、それぞれの値のセットを別々に並べ替えましょう。ここでのタスク時間の中央値は8分、経過時間の中央値は11分です。この例では、11分は「荷造りそのものの典型的な時間」ではありません。

中央値は上限ではありません。ごく小さな記録の中の最長の観察も、上限ではありません。都合のよいひとつの数字を約束にしてしまうのではなく、範囲と状況を見えるまま残しておきましょう。

5. カウントダウンと、より広い計画を別々に変える

観察したことから新しいタスクの時間の目安を選び、そのうえで手順の残りを考えます。切り替え、中断、休憩、不確実さには、個々のカウントダウンの外に余裕が必要なことがあります。

荷造りの例では、次の荷造りの試行に9分を選ぶかもしれません。これはサンプルの範囲から選んだ、変更できる選択であり、確実な上限ではありません。準備の手順全体が、今は次のようになっているとします。

計算は、4 + 9 + 3 = 16、そして16 + 4 + 3 = 23です。最後の2つの時間の目安は、目的が異なります。同じ分数を二重に数えているわけではありません。必要な休憩や追加の準備が、まだ含まれていないなら、別に加えましょう。

使える時間が23分より少ないなら、作業を動かすか、外します。カウントダウンを短くしても、同じ作業にかかる時間は短くなりません。

必要なタスクが違う日には、別々のバージョンを残しておきましょう。予定が変わる日のためのルーティンのガイドは、すべての日をひとつの計画に押し込むのではなく、そのときの条件から手順を選ぶ方法を示しています。

小さな計測の記録をコピーする

この記録の上に、タスクの定義を書きましょう。行は、決定の助けになる間だけ加えます。

すべてのタイマーを変える前に、メモを読みましょう。「物が準備できていなかった」なら、もっと早い準備が必要かもしれません。「同じタスクに毎回もっと余裕が必要」なら、長めの時間の目安が示唆されます。「電話に中断された」なら、荷造りのタスクを大きくするのではなく、経過時間の余裕を増やすべきかもしれません。

メモを使って、Skyeのタスク時間を設定する

Skyeは、手動で入力したタスクを順番に案内し、タスクごとにタイマーをつけます。必要なときは、一時停止、スキップ、時間の変更ができます。自分のメモから選んだこれからの時間を入力しましょう。操作方法はタイマーのヘルプをご覧ください。

Skyeのまとめには、記録されたタスクの時間、ルーティン全体の時間、その実行で完了したタスクの数が表示されます。超過時間を示す別の数値は表示されません。記録された時間を、予定した時間の目安と、タスクについてのメモに照らして比べてください。カウントされた時間が、荷造りか、探し物か、無関係な電話のどれだったのかを、タイマーが見分けることはできません。中断やほかの条件は、上の手動の記録に残しておきましょう。

よくある質問

Skyeのまとめを使って、タスクの見積もりを見直せますか。

はい。まとめには、記録されたタスクの時間とルーティン全体の時間が表示されます。それぞれの時間を、同じタスクについて予定した時間の目安や、条件についてのメモと比べてください。次の時間の目安を変える方法はタイマーのヘルプで説明しています。まとめが、すべての遅れの原因を示すわけではありません。

タスクを中断した電話は、どう記録すればよいですか。

役立つなら、タスクのカウントダウンを一時停止し、外で経過した時間は別に記録します。電話を確実に計れなかったなら、経過時間の観察全体を残し、内訳は不明と印をつけておきましょう。推測した中断を、計ったかのように引かないでください。

いちばん速かった試行を、次のタスクの時間にしてもよいですか。

自動的にはおすすめしません。道具、範囲、条件が似た試行を比べ、範囲を見えるまま残してください。見直せる時間の目安を選び、中断や休憩のための余裕を別に残しましょう。タスク自体にまだはっきりした境界が必要なら、チェックリストの変換ガイドが役立ちます。

ルーティン全体を変える前に、タスクをひとつ観察する

時間がいちばん読めない手順を選びましょう。その終わりを定義し、最初の予想を残して、急がずに通常の試行をひとつ観察します。役に立つ成果は、次の計画がより明確になることであり、より速いあなたになることではありません。