วิธีประมาณเวลางานโดยไม่ต้องรีบเร่งทำงาน

หากต้องการประมาณเวลางาน ให้กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดที่ชัดเจน จดการเดาครั้งแรกของคุณ แล้วสังเกตงานด้วยจังหวะปกติของคุณ แยกการขัดจังหวะออกเมื่อทำได้ ใช้โน้ตเหล่านั้นเปลี่ยนเวลาที่กันไว้ครั้งถัดไป ไม่ใช่เพื่อตัดสินว่าคุณควรทำเร็วแค่ไหน

“เก็บกระเป๋า: ห้านาที” อาจดูสมเหตุสมผล จนกว่าคุณจะรวมการหากล่องที่สะอาด การตรวจรายการของ และการเก็บของสำรองเข้าที่ การประมาณที่มีประโยชน์ครอบคลุมงานจริง ไม่ใช่แค่ส่วนกลางที่ง่ายที่สุด

คุณทำได้ด้วยกระดาษและนาฬิกา โน้ตที่ชัดเจนไม่กี่ข้อเกี่ยวกับขั้นตอนที่ไม่แน่นอนมักมีประโยชน์กว่าการบันทึกทั้งวันของคุณ หากคุณยังคิดอยู่ว่าการกระทำใดควรอยู่ด้วยกัน ให้ก่อนอื่นเปลี่ยนเช็กลิสต์เป็นลำดับที่ชัดเจน

มองการประมาณเป็นแผน ไม่ใช่เป้าหมายความเร็ว

มีสองตัวเลขที่ควรแยกให้ชัด:

• เวลางาน: งานและการรอที่จำเป็นซึ่งอยู่ในงานที่กำหนดไว้
• เวลาที่ผ่านไปจริง: เวลาทั้งหมดตั้งแต่เริ่มจนหยุด รวมการขัดจังหวะที่ไม่เกี่ยวข้องและการพักแยกต่างหาก

ทั้งสองอย่างสำคัญ เวลางานช่วยให้คุณเลือกการนับถอยหลัง เวลาที่ผ่านไปจริงช่วยให้คุณตัดสินว่ากิจกรรมทั้งหมดพอดีก่อนพันธะถัดไปหรือไม่

ตัวจับเวลาที่หยุดไว้ไม่ได้หยุดส่วนที่เหลือของวัน หากมีสายโทรเข้ามาขัดจังหวะการเก็บกระเป๋า คุณยังต้องเผื่อเวลาที่ผ่านไป แม้ว่าคุณไม่อยากให้สายนั้นรวมอยู่ใน “นาทีที่ใช้เก็บกระเป๋า”

งานดูแลผู้อื่น การเดินทาง และงานด้านความปลอดภัย ให้อยู่ภายใต้คำแนะนำที่จำเป็นของมัน ไม่ใช่เป้าหมายเวลาส่วนตัว

1. 01กำหนดระบุจุดเริ่ม จุดสิ้นสุด และงานที่รวมอยู่
2. 02สังเกตบันทึกเวลาโดยไม่แข่งกับนาฬิกา
3. 03แยกเก็บการขัดจังหวะที่ทราบไว้ข้างงาน
4. 04เปรียบเทียบใช้การลองทำที่มีเงื่อนไขคล้ายกัน
5. 05ปรับเปลี่ยนงานและแผนที่กว้างกว่าแยกกัน

บันทึกที่ดีขึ้นอธิบายความไม่ตรงกันได้ แต่ไม่สามารถรับประกันเวลาเสร็จครั้งถัดไป

1. กำหนดงานก่อนจับเวลา

เลือกงานที่ทำซ้ำหนึ่งอย่างซึ่งมีจุดสิ้นสุดที่คุณมองเห็น “เตรียมตัว” กว้างเกินไปสำหรับการสังเกตครั้งแรกที่มีประโยชน์ “เก็บทุกอย่างในรายการกระเป๋างานแล้วปิดกระเป๋า” ให้การจับเวลามีขอบเขตที่ชัดเจน

เขียนการ์ดนิยามเล็ก ๆ:

งาน: เก็บกระเป๋างาน
เริ่ม: เริ่มรวบรวมของในรายการที่ตรวจสอบแล้ว
จบ: ของในรายการเก็บเรียบร้อยและปิดกระเป๋าแล้ว
รวมอยู่ด้วย: การหาของในรายการตามที่เก็บปกติและการเก็บใส่กระเป๋า
ไม่รวม: การตรวจข้อกำหนดของพรุ่งนี้ การคืนของสำรอง หรือการเดินทาง

นับการเตรียม การเคลื่อนที่ และการเก็บกวาดที่จำเป็นไว้ที่ใดที่หนึ่ง มิฉะนั้นการประมาณจะทิ้งช่องว่างระหว่าง “ฉันตัดสินใจเริ่ม” กับ “ฉันพร้อมทำส่วนที่จับเวลา”

เปรียบเทียบงานเวอร์ชันเดียวกัน การเก็บของจากอุปกรณ์ที่พร้อมไม่เหมือนกับการเก็บขณะรื้อหาในกระเป๋าเดินทางที่ยังไม่ได้จัด เก็บบริบทไว้ข้างจำนวนนาทีเมื่อมันเปลี่ยนงาน

การทดลองทำนายงานของ Thomas และ König พบว่าอคติในการทำนายน้อยลงเมื่อนักเรียนเคยทำงานเดียวกันมาก่อน การทดลองของพวกเขาไม่พบการเปลี่ยนแปลงของอคติจากข้อมูลย้อนกลับเรื่องระยะเวลาที่แน่นอน บทเรียนที่จำกัดคือให้สังเกตความคล้ายกันของงาน ไม่ใช่สัญญาว่าบันทึกนาฬิกาจับเวลาจะทำให้ทุกการประมาณแม่นยำ

2. เก็บการเดาครั้งแรกไว้ แล้วสังเกตสิ่งที่เกิดขึ้น

เขียนเวลาที่วางแผนไว้ก่อนเริ่ม อย่าแทนที่ด้วยตัวเลขที่สังเกตได้ภายหลัง คุณต้องมีทั้งสองอย่างเพื่อเห็นว่าอะไรเปลี่ยนไป

ใช้ค่านาฬิกาตอนเริ่มและจบ หรือนาฬิกาจับเวลา ทำงานตามปกติ การประมาณครั้งแรกไม่ใช่เวลาที่ต้องเอาชนะ หากงานยังไม่เสร็จ ให้บันทึกข้อเท็จจริงนั้น แทนที่จะถือเวลาที่หยุดเป็นระยะเวลาของงานทั้งหมด

ระหว่างการสังเกต ให้จดเฉพาะสิ่งที่คุณแยกแยะได้อย่างน่าเชื่อถือ:

อย่านับนาทีเดียวกันสองครั้ง หากการพิมพ์ทำงานขณะที่คุณเก็บของอย่างอื่น ส่วนที่ซ้อนกันเป็นส่วนหนึ่งของเวลาที่ผ่านไปจริง ไม่ใช่การบวกสองครั้ง หากการแบ่งอย่างละเอียดทำได้ยาก ให้เก็บเวลารวมที่ผ่านไปจริงและทำเครื่องหมายว่าการแบ่งยังไม่สมบูรณ์

การประมาณเป็นนาทีเต็มใช้ได้เมื่อนั่นคือรายละเอียดที่คุณต้องการ ระบุว่าเป็นค่าประมาณ การเช็กนาฬิกาคร่าว ๆ ไม่สนับสนุนผลลัพธ์ที่ระบุเป็นวินาที

3. เปรียบเทียบเวลาที่วางแผนกับเวลาที่สังเกตบนฐานเดียวกัน

สำหรับแบบฝึกหัดนี้ เวลางานที่กันไว้ตามแผนรวมงานที่จำเป็นและการรอที่จำเป็น ไม่รวมการขัดจังหวะที่ไม่เกี่ยวข้องและการพักแยกต่างหาก ใช้ความหมายเดียวกันนี้เมื่อเปรียบเทียบผลลัพธ์

เมื่อหมวดหมู่ครบถ้วนและไม่ซ้อนกัน:

• เวลางานที่สังเกตได้ = เวลาที่ใช้ทำงาน + การรอที่จำเป็น
• เวลาที่ผ่านไปจริง = เวลางานที่สังเกตได้ + การขัดจังหวะ + การพัก
• ส่วนต่างของงาน = เวลางานที่สังเกตได้ − เวลางานที่กันไว้ตามแผน

สมมติว่าคุณวางแผนหกนาทีสำหรับการเก็บของ งานใช้เวลาทำงานแปดนาทีและมีสายโทรเข้าที่ไม่เกี่ยวข้องสี่นาที โดยไม่มีการรอที่จำเป็นหรือการพักแยก เวลางานคือแปดนาที เวลาที่ผ่านไปจริงคือสิบสองนาที

งานเก็บของเกินเวลาที่กันไว้ สองนาที ไม่ใช่หกนาที กิจกรรมทั้งหมดใช้เวลามากกว่าแผนที่คิดเฉพาะงานเดิมหกนาที แต่สี่นาทีในนั้นเป็นของสายโทรเข้า ส่วนต่างนั้นบอกว่าควรเปลี่ยนอะไร

หากคุณจับเวลาสายโทรเข้าอย่างน่าเชื่อถือไม่ได้ อย่าลบสี่นาทีที่เดาเหมือนว่าคุณวัดมาแล้ว เก็บการสังเกตเวลาที่ผ่านไปจริงสิบสองนาทีไว้ และทำเครื่องหมายว่าการแบ่งส่วนที่ทำงานอยู่ไม่ทราบ

4. ดูการลองทำที่คล้ายกัน ไม่ใช่แค่ครั้งที่เร็วที่สุด

การสังเกตหนึ่งครั้งให้จุดเริ่มต้น ทำซ้ำเมื่อมีประโยชน์ ภายใต้เงื่อนไขที่ทำให้การเปรียบเทียบมีความหมาย วิธีนี้ไม่ได้กำหนดจำนวนครั้งที่ต้องลองทำ

นี่คือบันทึกสมมติเล็ก ๆ ของงานเก็บของเดียวกัน แต่ละแถวไม่มีการรอที่จำเป็นหรือการพักแยก

เวลางานอยู่ในช่วงเจ็ดถึงเก้านาที เวลาที่ผ่านไปจริงอยู่ในช่วงเจ็ดถึงสิบสอง ช่วงเหล่านี้ตอบคำถามการวางแผนที่ต่างกัน

หากคุณต้องการค่ากลาง ให้เรียงแต่ละชุดแยกกัน ค่ามัธยฐานของเวลางานที่นี่คือแปดนาที ค่ามัธยฐานของเวลาที่ผ่านไปจริงคือสิบเอ็ด สิบเอ็ดนาทีไม่ใช่ “การเก็บของจริงโดยทั่วไป” ในตัวอย่างนี้

ค่ามัธยฐานไม่ใช่ขีดจำกัดบน และการสังเกตที่นานที่สุดในบันทึกเล็ก ๆ ก็ไม่ใช่เช่นกัน เก็บช่วงและบริบทไว้ให้เห็น แทนที่จะเปลี่ยนตัวเลขที่สะดวกหนึ่งตัวเป็นคำสัญญา

5. เปลี่ยนการนับถอยหลังและแผนที่กว้างกว่าแยกกัน

เลือกเวลางานที่กันไว้ใหม่จากสิ่งที่คุณสังเกต แล้วพิจารณาส่วนที่เหลือของลำดับ การเปลี่ยนผ่าน การขัดจังหวะ การพัก และความไม่แน่นอนอาจต้องการที่ว่างนอกการนับถอยหลังแต่ละตัว

ในตัวอย่างการเก็บของ คุณอาจเลือกเก้านาทีสำหรับการเก็บครั้งถัดไป นั่นเป็นทางเลือกที่แก้ไขได้จากช่วงตัวอย่าง ไม่ใช่ค่าสูงสุดที่เชื่อถือได้ สมมติว่าลำดับการเตรียมทั้งหมดตอนนี้เป็นดังนี้:

การคำนวณคือ 4 + 9 + 3 = 16 จากนั้น 16 + 4 + 3 = 23 เวลาที่กันไว้สองรายการสุดท้ายมีวัตถุประสงค์ต่างกัน ไม่ใช่นาทีเดียวกันที่นับสองครั้ง เพิ่มการพักหรือการเตรียมเพิ่มที่จำเป็นแยกต่างหากหากยังไม่ได้รวมไว้

หากมีเวลาน้อยกว่ายี่สิบสามนาที ให้ย้ายหรือตัดงาน การนับถอยหลังที่สั้นลงไม่ทำให้งานเดียวกันใช้เวลาน้อยลง

สำหรับวันที่งานต้องการต่างกัน ให้เก็บเวอร์ชันแยกกัน คู่มือกิจวัตรสำหรับตารางที่เปลี่ยนแปลงแสดงวิธีเลือกลำดับจากเงื่อนไขปัจจุบัน แทนที่จะฝืนให้ทุกวันอยู่ในแผนเดียว

คัดลอกบันทึกการจับเวลาแบบเล็ก

เขียนนิยามงานไว้เหนือบันทึกนี้ เพิ่มแถวเฉพาะเมื่อมันช่วยให้คุณตัดสินใจได้

อ่านโน้ตก่อนเปลี่ยนตัวจับเวลาทุกตัว “ของไม่พร้อม” อาจต้องเตรียมตัวเร็วขึ้น “งานเดียวกันต้องการที่ว่างมากขึ้นทุกครั้ง” ชี้ไปที่เวลาที่กันไว้ที่นานขึ้น “สายโทรเข้าขัดจังหวะฉัน” อาจต้องการที่ว่างของเวลาที่ผ่านไปจริงเพิ่ม ไม่ใช่งานเก็บของที่ใหญ่ขึ้น

ใช้โน้ตของคุณตั้งเวลางานของ Skye

Skye นำทางงานที่ป้อนด้วยตัวเองตามลำดับ พร้อมตัวจับเวลาสำหรับแต่ละงาน คุณหยุดชั่วคราว ข้าม หรือเปลี่ยนเวลาได้เมื่อจำเป็น ป้อนระยะเวลาในอนาคตที่คุณเลือกจากโน้ตของคุณเอง ดูความช่วยเหลือเรื่องตัวจับเวลาสำหรับตัวควบคุม

หน้าสรุปของ Skye แสดงเวลาของงานที่บันทึกไว้ เวลารวมของกิจวัตร และจำนวนงานที่ทำเสร็จในการทำรอบนั้น ไม่ได้แสดงตัวเลขเวลาเกินแยกต่างหาก เปรียบเทียบเวลาที่บันทึกกับเวลาที่กันไว้ตามแผนและโน้ตเกี่ยวกับงาน ตัวจับเวลาระบุไม่ได้ว่าเวลาที่นับเป็นการเก็บของ การค้นหา หรือสายโทรเข้าที่ไม่เกี่ยวข้อง เก็บการขัดจังหวะและเงื่อนไขอื่นไว้ในบันทึกด้วยมือข้างต้น

คำถามที่พบบ่อย

ฉันใช้หน้าสรุปของ Skye เพื่อปรับการประมาณงานได้ไหม

ได้ หน้าสรุปแสดงเวลาของงานที่บันทึกไว้และเวลารวมของกิจวัตร เปรียบเทียบแต่ละเวลากับเวลาที่กันไว้ตามแผนสำหรับงานเดียวกันและโน้ตเกี่ยวกับเงื่อนไข ความช่วยเหลือเรื่องตัวจับเวลาอธิบายวิธีเปลี่ยนเวลาที่กันไว้ครั้งถัดไป หน้าสรุปไม่ได้ระบุสาเหตุของทุกความล่าช้า

ฉันควรบันทึกสายโทรเข้าที่ขัดจังหวะงานอย่างไร

หยุดการนับถอยหลังของงานชั่วคราวหากมีประโยชน์ และบันทึกเวลาภายนอกที่ผ่านไปแยกต่างหาก หากคุณจับเวลาสายโทรเข้าอย่างน่าเชื่อถือไม่ได้ ให้เก็บการสังเกตเวลาที่ผ่านไปจริงทั้งหมดไว้และทำเครื่องหมายว่าการแบ่งไม่ทราบ อย่าลบการขัดจังหวะที่เดาเหมือนว่าวัดมาแล้ว

ฉันควรใช้ครั้งที่เร็วที่สุดเป็นระยะเวลางานครั้งถัดไปไหม

ไม่จำเป็นโดยอัตโนมัติ เปรียบเทียบการลองทำที่มีอุปกรณ์ ขอบเขต และเงื่อนไขคล้ายกัน และเก็บช่วงไว้ให้เห็น เลือกเวลาที่กันไว้ที่คุณปรับได้ แล้วเหลือที่ว่างแยกต่างหากสำหรับการขัดจังหวะหรือการพัก คู่มือการแปลงเช็กลิสต์ช่วยได้เมื่องานนั้นยังต้องการขอบเขตที่ชัดเจนกว่านี้

สังเกตงานหนึ่งอย่างก่อนเปลี่ยนกิจวัตรทั้งหมด

เลือกขั้นตอนที่ระยะเวลาไม่แน่นอนที่สุด กำหนดจุดสิ้นสุด เก็บการเดาครั้งแรกของคุณ และสังเกตการลองทำปกติหนึ่งครั้งโดยไม่รีบเร่ง ผลลัพธ์ที่มีประโยชน์คือแผนครั้งถัดไปที่ชัดเจนขึ้น ไม่ใช่ตัวคุณเวอร์ชันที่เร็วขึ้น