Как оценить время задачи, не торопя саму задачу

Чтобы оценить время задачи, определите ясное начало и конец, запишите первую догадку, затем понаблюдайте за задачей в обычном для вас темпе. По возможности отделяйте помехи. Используйте эти заметки, чтобы изменить следующее отведённое время, а не чтобы решать, как быстро вам следовало работать.

«Собрать сумку: пять минут» может казаться разумным, пока вы не учтёте поиск чистого контейнера, сверку списка вещей и уборку лишнего на место. Полезная оценка охватывает настоящую задачу, а не только её самую лёгкую середину.

Это можно делать с бумагой и часами. Несколько чётких заметок о неопределённом шаге часто полезнее, чем журнал всего дня. Если вы ещё определяете, какие действия относятся друг к другу, сначала превратите чек-лист в ясную последовательность.

Относитесь к оценке как к плану, а не к скоростной цели

Стоит различать два числа:

• Время задачи: работа и необходимое ожидание, относящиеся к определённой задаче.
• Прошедшее время: всё время от начала до остановки, включая посторонние помехи и отдельные перерывы.

Важны оба. Время задачи помогает выбрать обратный отсчёт. Прошедшее время помогает решить, умещается ли вся деятельность до следующего обязательства.

Таймер на паузе не останавливает остальной день. Если звонок прерывает сборы, вам всё равно нужно учесть прошедшее время, даже если вы не хотите включать звонок в «минуты, потраченные на сборы».

Уход, дорога и работы, связанные с безопасностью, оставляйте под их обязательными инструкциями, а не под личной целью по времени.

1. 01ОпределитьНазовите начало, конец и включённую работу.
2. 02НаблюдатьЗаписывайте время, не соревнуясь с часами.
3. 03РазделитьДержите известные помехи рядом с задачей.
4. 04СравнитьИспользуйте попытки в схожих условиях.
5. 05ПересмотретьМеняйте задачу и более широкий план по отдельности.

Более точная запись может объяснить расхождение. Она не может гарантировать следующее время завершения.

1. Определите задачу, прежде чем засекать время

Выберите одну повторяющуюся задачу с видимым концом. «Собраться» слишком широко для полезного первого наблюдения. «Положить в сумку каждую вещь из списка для рабочей сумки и закрыть сумку» даёт отсчёту времени ясную границу.

Напишите небольшую карточку определения:

Задача: собрать рабочую сумку.
Начало: начать собирать вещи из уже проверенного списка.
Конец: вещи из списка уложены, а сумка закрыта.
Включено: поиск вещей из списка на привычных местах и их укладка.
Не включено: проверка завтрашних требований, возврат запасных вещей или дорога.

Учтите необходимую подготовку, перемещение и уборку где-нибудь. Иначе в оценке останется разрыв между «я решил начать» и «я был готов к той части, на которую засекаю время».

Сравнивайте одну и ту же версию задачи. Сборы из подготовленных припасов — не то же самое, что сборы с поиском в нераспакованном чемодане. Держите обстановку рядом с минутами, когда она меняет работу.

В экспериментах Томаса и Кёнига по прогнозированию выполнения задач обнаружилось меньшее смещение прогноза, когда студенты раньше уже делали ту же задачу. Эксперименты не выявили изменения смещения от обратной связи о точной длительности. Ограниченный вывод таков: замечайте схожесть задач, а не обещайте, что журнал секундомера делает каждую оценку точной.

2. Сохраните первую догадку, затем понаблюдайте за тем, что происходит

Запишите запланированное время до начала. Не заменяйте его потом наблюдаемым числом. Вам нужны оба, чтобы увидеть, что изменилось.

Используйте показания часов в начале и в конце или секундомер. Работайте как обычно; первая оценка — не время, которое нужно побить. Если задача осталась незавершённой, запишите этот факт, а не считайте остановленное время длительностью всей задачи.

Во время наблюдения отмечайте только то, что можно надёжно различить:

Не считайте одну и ту же минуту дважды. Если печать идёт, пока вы укладываете другие вещи, перекрытие — это одна часть прошедшего времени, а не два слагаемых. Если подробное разделение затруднительно, сохраните итог прошедшего времени и отметьте разделение как неполное.

Оценки в целых минутах вполне подходят, если нужна именно такая точность. Помечайте их как приблизительные. Короткая проверка часов не подтверждает результат, названный с точностью до секунды.

3. Сравнивайте запланированное и наблюдаемое время на одной основе

Для этого листа запланированное время задачи включает необходимую работу и необходимое ожидание. Оно исключает посторонние помехи и отдельный отдых. Используйте то же значение при сравнении результата.

Когда категории полны и не пересекаются:

• Наблюдаемое время задачи = работа над задачей + необходимое ожидание.
• Прошедшее время = наблюдаемое время задачи + помехи + отдых.
• Разница по задаче = наблюдаемое время задачи − запланированное время задачи.

Допустим, вы запланировали на сборы шесть минут. Задача заняла восемь минут работы и четыре минуты постороннего звонка, без необходимого ожидания и отдельного перерыва. Время задачи — восемь минут; прошедшее время — двенадцать минут.

Задача по сборам превысила отведённое время на две минуты, а не на шесть. Вся деятельность заняла на шесть минут больше, чем исходный план только для задачи, но четыре из них пришлись на звонок. Эта разница подсказывает, что менять.

Если вы не можете надёжно засечь звонок, не вычитайте предполагаемые четыре минуты так, будто вы их измерили. Сохраните наблюдение о двенадцати минутах прошедшего времени и отметьте разделение активной части неизвестным.

4. Смотрите на схожие попытки, а не только на самую быструю

Одно наблюдение даёт отправную точку. Повторяйте его, когда это полезно, в условиях, при которых сравнение осмысленно. Обязательного числа попыток в этом методе нет.

Вот небольшая гипотетическая запись той же задачи по сборам. В каждой строке нет необходимого ожидания и отдельного отдыха.

Время задачи колебалось от семи до девяти минут. Прошедшее время — от семи до двенадцати. Эти диапазоны отвечают на разные вопросы планирования.

Если нужно значение посередине, отсортируйте каждый набор отдельно. Медиана времени задачи здесь — восемь минут; медиана прошедшего времени — одиннадцать. Одиннадцать минут в этом примере — не «типичное активное время сборов».

Медиана — не верхний предел. Самое долгое наблюдение в крошечной записи — тоже. Держите диапазон и контекст на виду, а не превращайте одно удобное число в обещание.

5. Меняйте обратный отсчёт и более широкий план по отдельности

Выберите новое время для задачи по тому, что вы наблюдали, затем подумайте об остальной последовательности. Переходам, помехам, отдыху и неопределённости может понадобиться место вне отдельных обратных отсчётов.

В примере со сборами для следующей попытки можно выбрать девять минут. Это изменяемый выбор из диапазона примера, а не надёжный максимум. Допустим, вся последовательность подготовки теперь выглядит так:

Арифметика такая: 4 + 9 + 3 = 16, затем 16 + 4 + 3 = 23. Последние два промежутка служат разным целям; это не одни и те же минуты, посчитанные дважды. Добавьте нужный отдых или дополнительную подготовку отдельно, если они ещё не включены.

Если доступно меньше двадцати трёх минут, перенесите или уберите работу. Более короткие обратные отсчёты не заставят ту же работу занимать меньше времени.

Для дней с разными потребностями в задачах держите отдельные версии. Руководство по рутине для меняющегося расписания показывает, как выбирать последовательность по текущим условиям, а не загонять каждый день в один план.

Скопируйте небольшую запись времени

Напишите определение задачи над этой записью. Добавляйте строки, только пока они помогают вам принять решение.

Прочитайте заметку, прежде чем менять каждый таймер. «Вещи не были готовы» может требовать более ранней подготовки. «Этой задаче каждый раз нужно больше места» указывает на более долгое отведённое время. «Меня прервал звонок» может требовать больше запаса прошедшего времени, а не более крупной задачи по сборам.

Используйте свои заметки, чтобы задать время задач в Skye

Skye ведёт по порядку введённые вручную задачи, с таймером для каждой. При необходимости можно поставить паузу, пропустить задачу или изменить время. Вводите будущие длительности, которые вы выбрали по собственным заметкам; об элементах управления читайте в справке по таймеру.

Сводка Skye показывает записанное время задач, общее время рутины и число задач, выполненных в запуске. Отдельного показателя перерасхода времени в ней нет. Сравните записанное время с вашим запланированным временем и заметками о задаче. Таймер не может определить, было ли отсчитанное время потрачено на сборы, поиск или посторонний звонок. Помехи и другие условия держите в ручной записи выше.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли использовать сводку Skye, чтобы пересмотреть оценку задачи?

Да. Сводка показывает записанное время задач и общее время рутины. Сравните каждое время с вашим запланированным временем для той же задачи и заметками об условиях. Справка по таймеру объясняет, как изменить следующее отведённое время; сводка не определяет причину каждой задержки.

Как записать звонок, который прервал задачу?

Поставьте обратный отсчёт задачи на паузу, если это полезно, и отдельно запишите, сколько времени прошло снаружи. Если вы не можете надёжно измерить звонок, сохраните наблюдение о полном прошедшем времени и отметьте разделение неизвестным. Не вычитайте предполагаемую помеху так, будто она измерена.

Брать ли мою самую быструю попытку как следующую длительность задачи?

Не автоматически. Сравнивайте попытки со схожими материалами, объёмом и условиями и держите диапазон на виду. Выберите время, которое можно пересмотреть, затем оставьте отдельный запас на помехи или отдых. Руководство по превращению чек-листа поможет, когда самой задаче всё ещё нужна более ясная граница.

Понаблюдайте за одной задачей, прежде чем менять всю рутину

Выберите шаг, длительность которого наименее определённа. Определите его конец, сохраните первую догадку и понаблюдайте за одной обычной попыткой, не торопясь. Полезный результат — более ясный следующий план, а не более быстрая версия вас.