Görevi Aceleye Getirmeden Görev Süresi Nasıl Tahmin Edilir

Görev süresini tahmin etmek için net bir başlangıç ve bitiş tanımlayın, ilk tahmininizi yazın, sonra görevi her zamanki hızınızda gözlemleyin. Mümkün olduğunda kesintileri ayrı tutun. Bu notları, bir sonraki payı değiştirmek için kullanın; ne kadar hızlı çalışmanız gerektiğine karar vermek için değil.

“Çantamı hazırla: beş dakika” makul görünebilir; ta ki temiz bir kap bulmayı, eşya listesini kontrol etmeyi ve yedek şeyleri kaldırmayı da hesaba katana kadar. Yararlı bir tahmin, görevin yalnızca en kolay orta kısmını değil, gerçek görevi kapsar.

Bunu kâğıt ve bir saatle yapabilirsiniz. Belirsiz adım hakkında birkaç net not, çoğu zaman bütün gününüzü kaydetmekten daha yararlıdır. Hangi eylemlerin birbirine ait olduğunu hâlâ çözmeye çalışıyorsanız önce kontrol listesini net bir diziye dönüştürün.

Bir tahmini hız hedefi değil, plan olarak görün

Ayrı tutmaya değer iki sayı vardır:

• Görev süresi: tanımlanan göreve ait iş ve gerekli bekleme.
• Geçen süre: başlamadan durmaya kadar geçen, ilgisiz kesintiler ve ayrı molalar dahil tüm zaman.

İkisi de önemlidir. Görev süresi bir geri sayım seçmenize yardımcı olur. Geçen süre, bütün etkinliğin bir sonraki taahhüdünüzden önce sığıp sığmadığına karar vermenize yardımcı olur.

Duraklatılmış bir zamanlayıcı günün geri kalanını durdurmaz. Bir arama çanta hazırlamayı keserse, aramanın “çanta hazırlamaya harcanan dakikalara” dahil edilmesini istemeseniz bile geçen zamana pay bırakmanız gerekir.

Bakım, yolculuk ve güvenlik işlerini kişisel bir zamanlama hedefine değil, gerekli talimatlarına tabi tutun.

1. 01TanımlaBaşlangıcı, bitişi ve dahil edilen işi adlandır.
2. 02GözleSaatle yarışmadan zamanı kaydet.
3. 03AyırBilinen kesintileri görevin yanında tut.
4. 04KarşılaştırBenzer koşullardaki denemeleri kullan.
5. 05Gözden geçirGörevi ve daha geniş planı ayrı ayrı değiştir.

Daha iyi bir kayıt bir uyuşmazlığı açıklayabilir. Bir sonraki bitiş zamanını garanti edemez.

1. Zamanlamadan önce görevi tanımlayın

Bitişini görebileceğiniz tekrarlayan tek bir görev seçin. “Hazırlan”, yararlı bir ilk gözlem için çok geniştir. “İş çantası listesindeki her öğeyi paketle ve çantayı kapat”, zamanlamaya net bir sınır verir.

Küçük bir tanım kartı yazın:

Görev: İş çantasını hazırla.
Başlangıç: Önceden kontrol edilmiş listedeki öğeleri toplamaya başla.
Bitiş: Listelenen öğeler paketlenmiş ve çanta kapatılmış.
Dahil: Listelenen öğeleri her zamanki yerlerinde bulmak ve paketlemek.
Dahil değil: Yarının gereksinimlerini kontrol etmek, yedekleri iade etmek ya da yolculuk etmek.

Gerekli kurulumu, hareketi ve toparlamayı bir yerde sayın. Aksi hâlde tahmin, “başlamaya karar verdim” ile “süreli kısma hazırdım” arasında bir boşluk bırakır.

Görevin aynı sürümünü karşılaştırın. Hazır malzemelerden paketlemek, içindekiler henüz çıkarılmamış bir bavulu karıştırarak paketlemekle aynı değildir. Ortam işi değiştirdiğinde ortamı dakikaların yanında tutun.

Thomas ve König’in görev tahmini deneyleri, öğrencilerin aynı görevi daha önce yapmış olduğu durumlarda daha az tahmin yanlılığı buldu. Deneyleri, tam süre geri bildiriminden kaynaklanan bir yanlılık değişimini saptamadı. Sınırlı ders, görev benzerliğini fark etmektir; bir kronometre kaydının her tahmini doğru yapacağını vaat etmek değil.

2. İlk tahmini tutun, sonra ne olduğunu gözlemleyin

Planlanan payı başlamadan önce yazın. Sonradan gözlenen sayıyla değiştirmeyin. Neyin değiştiğini görmek için ikisine de ihtiyacınız var.

Saatin başlangıç ve bitiş okumalarını ya da bir kronometre kullanın. Normalde çalıştığınız gibi çalışın; ilk tahmin, geçilecek bir süre değildir. Görev bitmemişse durdurulan süreyi tam görev süresi saymak yerine bu gerçeği kaydedin.

Gözlem sırasında yalnızca güvenilir biçimde ayırt edebildiklerinizi not edin:

Aynı dakikayı iki kez saymayın. Diğer öğeleri paketlerken yazdırma sürüyorsa örtüşme, iki toplama değil, geçen sürenin tek bir parçasıdır. Ayrıntılı bir ayrım zorsa geçen toplamı tutun ve ayrımı eksik olarak işaretleyin.

Tam dakika tahminleri, ihtiyaç duyduğunuz ayrıntı buysa sorun değildir. Bunları yaklaşık olarak etiketleyin. Kısa bir saat kontrolü, saniyeye kadar belirtilen bir sonucu desteklemez.

3. Planlanan ve gözlenen zamanı aynı temelde karşılaştırın

Bu çalışma sayfası için planlanan görev payı, gerekli işi ve gerekli beklemeyi içerir. İlgisiz kesintileri ve ayrı dinlenmeyi dışarıda bırakır. Sonucu karşılaştırırken aynı anlamı kullanın.

Kategoriler tamam olduğunda ve örtüşmediğinde:

• Gözlenen görev süresi = görev işi + gerekli bekleme.
• Geçen süre = gözlenen görev süresi + kesinti + dinlenme.
• Görev farkı = gözlenen görev süresi − planlanan görev payı.

Paketleme için altı dakika planladığınızı varsayın. Görev sekiz dakikalık iş ve ilgisiz dört dakikalık bir arama içeriyordu; gerekli bekleme ya da ayrı mola yoktu. Görev süresi sekiz dakikaydı; geçen süre on iki dakikaydı.

Paketleme görevi payını altı değil, iki dakika aştı. Bütün etkinlik, yalnızca görevi kapsayan özgün plandan altı dakika fazla zaman aldı; ama bunun dördü aramaya aitti. Bu fark, neyi değiştireceğinizi söyler.

Aramayı güvenilir biçimde zamanlayamadıysanız tahmin edilen dört dakikayı ölçülmüş gibi çıkarmayın. On iki dakikalık geçen süre gözlemini tutun ve etkin ayrımı bilinmiyor olarak işaretleyin.

4. Yalnızca en hızlısına değil, benzer denemelere bakın

Tek bir gözlem size bir başlangıç noktası verir. Yararlı olduğunda, karşılaştırmayı anlamlı kılan koşullarda tekrarlayın. Bu yöntemde zorunlu bir deneme sayısı yoktur.

Aşağıda aynı paketleme görevinin küçük, varsayımsal bir kaydı var. Hiçbir satırda gerekli bekleme ya da ayrı dinlenme yoktur.

Görev süresi yedi ile dokuz dakika arasında değişti. Geçen süre yediden on ikiye değişti. Bu aralıklar farklı planlama sorularını yanıtlar.

Orta bir değer istiyorsanız her kümeyi ayrı ayrı sıralayın. Buradaki ortanca görev süresi sekiz dakikadır; ortanca geçen süre on birdir. On bir dakika, bu örnekte “tipik etkin paketleme” değildir.

Ortanca bir üst sınır değildir. Küçük bir kayıttaki en uzun gözlem de değildir. Uygun bir sayıyı bir vaade dönüştürmek yerine aralığı ve bağlamı görünür tutun.

5. Geri sayımı ve daha geniş planı ayrı ayrı değiştirin

Gözlediğinizden yeni bir görev payı seçin, sonra dizinin geri kalanını düşünün. Geçişler, kesintiler, dinlenme ve belirsizlik, tek tek geri sayımların dışında yer gerektirebilir.

Paketleme örneğinde, bir sonraki paketleme denemesi için dokuz dakika seçebilirsiniz. Bu, örnek aralıktan değiştirilebilir bir seçimdir; güvenilir bir üst sınır değildir. Bütün hazırlık dizisinin şimdi şöyle göründüğünü varsayın:

Hesap 4 + 9 + 3 = 16, sonra 16 + 4 + 3 = 23’tür. Son iki pay farklı amaçlara hizmet eder; aynı dakikaların iki kez sayılması değildir. Gerekli dinlenmeyi ya da ek kurulumu henüz dahil değilse ayrıca ekleyin.

Yirmi üç dakikadan azı mevcutsa işi taşıyın ya da çıkarın. Daha kısa geri sayımlar aynı işin daha az zaman almasını sağlamaz.

Farklı görev ihtiyaçları olan günler için ayrı sürümler tutun. Değişen çizelgeler rutin rehberi, her günü tek bir plana zorlamak yerine geçerli koşullardan bir dizinin nasıl seçileceğini gösterir.

Küçük bir zamanlama kaydı kopyalayın

Görev tanımını bu kaydın üstüne yazın. Satırları yalnızca bir karar vermenize yardımcı oldukları sürece ekleyin.

Her zamanlayıcıyı değiştirmeden önce notu okuyun. “Öğeler hazır değildi” daha erken hazırlık gerektirebilir. “Aynı görev her seferinde daha fazla yer istiyor” daha uzun bir paya işaret eder. “Bir arama beni böldü” daha büyük bir paketleme görevi değil, daha fazla geçen süre alanı gerektirebilir.

Skye’ın görev sürelerini ayarlamak için notlarınızı kullanın

Skye, elle girilen görevlere sırayla ve her görev için bir zamanlayıcıyla rehberlik eder. Gerektiğinde duraklatabilir, atlayabilir ya da süreyi değiştirebilirsiniz. Kendi notlarınızdan seçtiğiniz gelecek süreleri girin; denetimler için zamanlayıcı yardımına bakın.

Skye’ın özeti, kaydedilen görev sürelerini, toplam rutin süresini ve oturumda tamamlanan görev sayısını gösterir. Süre aşımını ayrı bir değer olarak göstermez. Kaydedilen süreyi planlanan payınızla ve görev hakkındaki notlarınızla karşılaştırın. Zamanlayıcı, sayılan sürenin paketlemeyi, aramayı ya da ilgisiz bir görüşmeyi içerip içermediğini belirleyemez. Kesintileri ve diğer koşulları yukarıdaki elle kayıtta tutun.

Sık sorulan sorular

Bir görev tahminini gözden geçirmek için Skye’ın özetini kullanabilir miyim?

Evet. Özet, kaydedilen görev sürelerini ve toplam rutin süresini gösterir. Her süreyi, aynı görev için planlanan payınızla ve koşullarla ilgili notlarınızla karşılaştırın. Zamanlayıcı yardımı, bir sonraki payı nasıl değiştireceğinizi açıklar; özet her gecikmenin nedenini belirlemez.

Bir görevi kesen bir aramayı nasıl kaydetmeliyim?

Yararlıysa görev geri sayımını duraklatın ve dışarıda ne kadar zaman geçtiğini ayrıca kaydedin. Aramayı güvenilir biçimde ölçemiyorsanız tam geçen süre gözlemini tutun ve ayrımı bilinmiyor olarak işaretleyin. Tahmin edilen bir kesintiyi ölçülmüş gibi çıkarmayın.

Bir sonraki görev süresi olarak en hızlı denememi kullanmalı mıyım?

Otomatik olarak değil. Benzer malzemeler, kapsam ve koşullarla yapılan denemeleri karşılaştırın ve aralığı görünür tutun. Gözden geçirebileceğiniz bir pay seçin, sonra kesintiler ya da dinlenme için ayrı yer bırakın. Görevin kendisi hâlâ daha net bir sınıra ihtiyaç duyuyorsa kontrol listesi dönüştürme rehberi yardımcı olur.

Bütün rutini değiştirmeden önce tek bir görevi gözlemleyin

Süresi en belirsiz olan adımı seçin. Bitişini tanımlayın, ilk tahmininizi tutun ve tek bir sıradan denemeyi aceleye getirmeden gözlemleyin. Yararlı sonuç, daha net bir sonraki plandır; sizin daha hızlı bir sürümünüz değil.